Darunter sind technische bzw. administrative Maßnahmen vor dem Semesterwechsel zu verstehen, um notwendige Vorbereitungen für das nächste Studiensemester zu treffen.

Zeitpunkt und Umfang werden durch die einzelnen Studiengänge kommuniziert und anschießend von AdministratorInnen durchgeführt.

Um die Planung für das neue Studiensemester zu vereinfachen, kann die LE-Struktur eines Studiensemesters in das Folgesemester kopiert (vorgerückt) werden. Dies ist speziell dann sinnvoll, wenn sich gegenüber dem Vorjahr keine oder nur wenige Änderungen ergeben.

Diese werden seitens Studiengängen eingepflegt und abschließend durch ergänzende Informationen in den Anmerkungen und Notizen der jeweiligen LE vermerkt. Sind alle Lehreinheiten aktualisiert, werden sie zur Planung freigegeben.

Unter der Vorrückung der Studierenden wird die Eintragung eines Studierenden-Status sowie die Zuteilung zu Lehrverbandsgruppen für das nächste Studiensemester verstanden. Vorgerückt werden nur Personen, die als aktiv gekennzeichnet sind.

Die Vorrückung erfolgt nach Rücksprache und für jeden Studiengang einzeln.

Beispiel: Maria Musterhaft ist im WS2020 Studentin im 1.Studiensemester und der Verbandsgruppe 1A1 zugeteilt.
Mit Vorrückung der Studierenden wird

• dem Datensatz unter PreStudent → Status der Status Student im 2. Studiensemester (SS2021) hinzugefügt
• erfolgt eine Zuteilung dieser Studierenden zur Verbandsgruppe 2A1
  
  
  

Im Vorfeld sind hierbei folgende Schritte zu beachten und ggf. durchzuführen:

• Deaktivierung von Incoming-Studierenden, die nicht mehr aktiv an Kursen teilnehmen (wird seitens CIR durchgeführt)
• Studierende, die ihre reguläre Studienzeit positiv beendet haben und nunmehr vor der Bachelor- bzw. Masterprüfung stehen, ist der Status DiplomandIn zuzuordnen.
  Nach positivem Abschluss der ausstehenden Prüfungen kann der Status AbsolventIn gesetzt werden (auch bereits vor der Sponsion).
  

Dies ist vor der Vorrückung immer zu kontrollieren - andernfalls werden diese Studierenden fälschlicherweise mit dem zuletzt definierten Status (Student) in das nächste Studiensemester vorgerückt, was anschließend manuell korrigiert werden muss!

Beispiel: Eine Studierende im 6. Semester hat im SS2020 alle Lehrveranstaltungen des Studiengangs positiv absolviert und wird im WS2020 zur Bachelorprüfung antreten.

• hier ist der Status „Diplomand“ zusetzen, bevor die Vorrückung durchgeführt wird, andernfalls wird die Studierende im 6. Semester des WS mit Status „Student“ erfasst.

WiederholerInnen werden ebenso vorgerückt und vor Semesterbeginn in das entsprechende Studiensemester zurück verschoben.
>> weitere Informationen

Weiters ist zu beachten, dass

• das eingetragene Studiensemester nur im Bereich von 1 bis zur Max Semesteranzahl liegen darf (z.B. bei Bachelorstudiengänge idR. 6 Studiensemester)
  
• die Semestereintragungen bei den Lehrverbänden auch 0 und Zahlen größer als die Semesterzahl sein können. Diese werden aber bei der Vorrückung nicht verändert (wurden z.b UnterbrecherInnen in die Gruppe 0B verschoben, befinden sie sich diese auch im Folgesemester in der selben Gruppe)

Es ist erforderlich bereits vor Semesterende zu wissen, welche Personen in das nächste Studiensemester aufsteigen. Da diese Information jedoch nicht für alle Studiengänge zur gleichen Zeit zur Verfügung steht, lässt sich die Vorrückung nicht studiengangsübergreifend durchführen, sondern erfolgt manuell für jeden Studiengang einzeln, sobald dieser anfragt. Die Information, welche Personen aufsteigen, ist unter anderem für folgende Dinge nötig:

• Generieren von Mailverteilern
• Inskriptionsbestätigungen
• LV-Planung zur Ermittlung von Gruppen- und entsprechenden Raumgrößen

TeilnehmerInnen von Spezialgruppen werden nicht vorgerückt. Werden im Folgesemester dieselben Spezialgruppen verwendet, müssen die Personen erneut manuell diesen Gruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung zu Lehrverbandsgruppen bleibt erhalten.

Ja, Studierende können die LV-Einträge des aktuellen sowie nachfolgenden Studiensemesters einsehen (d.h. im 3. Studiensemester sind Einträge des 3. und 4. Studiensemesters ersichtlich). Sie sind jedoch auch nach einer manuellen Vorrückung weiterhin ihrem bisherigen, aktuellen Semester zugeordnet. Erst nach systemseitig erfolgter Semesterumstellung, werden auch die Studierenden-Datensätze entsprechend verschoben und weitere Services wie E-Mail-Verteiler, CIS-Lehreverzeichnis etc. aktualisiert.

Studierende sehen in ihrem persönlichen LV-Plan die Einträge der Lehrverbandsgruppen, denen sie im aktiv laufenden Studiensemester zugeordnet sind, auch entsprechend im nächsthöheren (sofern der LV-Plan bereits synchronisiert wurde!)
Bei Spezialgruppen sehen Studierende die zugehörigen Einträge im LV-Plan ab dem Zeitpunkt, an dem sie dieser Spezialgruppe zugeordnet und die Einträge im LV-Plan synchronisiert wurden. Der Semesterplan eines Studienganges kann jederzeit in CIS → LV-Plan Hauptmenü, mittels Auswahl von Studiengang und -semester, aufgerufen werden.

Bei Personen die unbeabsichtigt vorgerückt wurden, muss der aktuelle Status wieder entfernt werden. Dies erfolgt in der Registerkarte PreStudent per Mausklick rechts auf den jeweiligen Statuseintrag (abhängig von Benutzerrechten).

Der Semesterwechsel liegt zeitlich zwischen Ende des aktuellen und Start des nachfolgenden Ausbildungssemesters. Der genaue Zeitpunkt variiert jährlich um +/- ein paar Tage, da er individuell berechnet wird.