Unterschiede

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--- wawi:besonderheiten_im_bestellablauf [2016/08/26 16:15]
kamel [Honorarnote (ohne Lehraufträge im FAS)]
+++ wawi:besonderheiten_im_bestellablauf [2019/08/13 13:48] (aktuell)
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-====== Besonderheiten im Bestellablauf (WaWi) ======
+[[wawi:allgemeines|zurück zur Übersicht]]
+====== Besonderheiten im Bestellablauf ======
+\\
 ===== Barzahlungen/per Nachnahme =====
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   -  **Werkverträge:** Nach erbrachter Leistung ist eine Honorarnote zu legen. Sie können dafür das Word-Dokument "Vorlage Honorarnote Forschungsprojekt" verwenden (oder sich daran orientieren). Dafür sind eine [[wawi:benutzerbereich_-_bestellung|Bestellung]] und eine zugehörige [[wawi:rechnung|Rechnung]] im WAWI über den Gesamtbetrag anzulegen. Es ist __nicht__ notwendig, alle Positionen einzeln bei der Bestellung und der Rechnung aufzuschlüsseln. Die Honorarnote senden Sie dann an den Zentraleinkauf.
-===== Gutschrift =====
+===== Gutschriften =====
-Die Eingabe von Gutschriften ins WaWi wird vom Zentraleinkauf durchgeführt.
+Die Eingabe von Gutschriften ins WaWi wird __ausschließlich__ vom Zentraleinkauf durchgeführt.
 ===== Transferdatum und exakte Rechnungsbeträge =====
-Die exakten Rechnungsbeträge und das Datum der Überweisung liegen meist nur bei der Geschäftsführung auf. Um die Rechnungen richtig und vollständig eingeben zu können, wird folgender Ablauf eingehalten:
+Die exakten Rechnungsbeträge und das Datum der Überweisung liegen zunächst in der Buchhaltung auf. Um die Rechnungen richtig und vollständig eingeben zu können, wird folgender Ablauf eingehalten:
-  * Einmal wöchentlich kommen die Rechnungsdaten der bezahlten Rechnungen von der Geschäftsführung zum Zentraleinkauf.
+  * Einmal wöchentlich kommen die Rechnungsdaten der bezahlten Rechnungen von der Buchhaltung zum Zentraleinkauf.
   * Enthalten ist die Bestellnummer, der exakte Gesamtbetrag und das Transferdatum (Datum der tatsächlichen Überweisung).
-  * Der Zentraleinkauf pflegt bis zur nächsten Woche die Daten ins WaWi ein. Bestellungen werden nicht mehr korrigiert, nur mehr die Rechnungen.
+  * Der Zentraleinkauf pflegt bis zur nächsten Woche die Daten ins WAWI ein. Bestellungen werden nicht mehr korrigiert, nur mehr die Rechnungen.
-Durch diese Vorgangsweise sollte im WaWi das exakte Restbudget ersichtlich sein und die Bestellungen können auch für die Budgetplanung genutzt werden.
+Durch diese Vorgangsweise sollte im WAWI das exakte Restbudget ersichtlich sein und die Bestellungen können auch für die Budgetplanung genutzt werden.
-===== Rechnung VOR Bestellung =====
+===== Keine Rechnung ohne Bestellung =====
-In der Praxis kommt es vor, dass Rechnungen ohne dazugehöriger Bestellung vorliegen. In diesem Fall ist es notwendig, zuvor eine Bestellung anzulegen, zu welcher die Rechnung zugeordnet werden kann.
+In der Praxis kommt es vor, dass Rechnungen vorliegen, aber noch keine Bestellung angelegt wurde. In diesem Fall ist es notwendig, umgehend eine dazugehörige Bestellung anzulegen.
 ===== Ändern der Kostenstelle einer Rechnung =====
-Häufig wird eine Bestellung zu Beginn auf die falsche Kostenstelle gebucht. Die Bestellnummer enthält dann das Kürzel der falschen Kostenstelle. Solange die Bestellung noch nicht abgeschickt wurde, kann die Bestellnummer von einem Administrator geändert werden.\\  Nach dem Abschicken, kann zwar die zugehörige Kostenstelle geändert werden, jedoch muss die Bestellnummer unverändert bleiben. Häufig führt dies zu Verwirrungen, wenn bei den eigenen Kostenstellen fremde Kürzel auftauchen.\\  **Die Bestellnummer hat also nicht immer einen Bezug zur Kostenstelle.**
+Mitunter wird eine Bestellung zu Beginn auf die falsche Kostenstelle gebucht. Die Bestellnummer enthält dann das Kürzel der falschen Kostenstelle. Solange die Bestellung noch nicht abgeschickt wurde, kann die Bestellnummer vom Besteller geändert werden.\\  Nach dem Abschicken, kann zwar die zugehörige Kostenstelle durch den Zentraleinkauf geändert werden, jedoch muss die Bestellnummer unverändert bleiben. Häufig führt dies zu Verwirrungen, wenn bei den eigenen Kostenstellen fremde Kürzel auftauchen.\\  **Die Bestellnummer hat also nicht immer einen Bezug zur Kostenstelle.**
 ===== Innovationsscheck =====
-Gutschriften aus Innovationsschecks werden ausnahmslos von der Geschäftsleitung angelegt. Für jede Kostenstelle, die eine Gutschrift erhält, wird (unabhängig von der Kostenstelle des Innovationsschecks) eine Sammelbestellung von der GL erstellt. Jede Gutschrift wird dort als eigene Bestellposition mit negativem Betrag ausgewiesen.\\  Pro Kostenstelle und Geschäftsjahr gibt es demnach eine eigene Bestellung, mit den
+Gutschriften aus Innovationsschecks werden vom Zentraleinkauf und von der Geschäftsleitung angelegt.
-entsprechenden Gutschriften.\\  Um jederzeit Eintragungen vornehmen zu können, darf die Bestellung nicht freigegeben werden. Die gleiche Vorgehensweise gilt auch für die dazugehörigen Rechnungen.
-{{ :wawi:innovationsscheck.png |}}
-**Abbildung 6.1.:** In dieser Abbildung wurde zB. für die Kostenstelle //Infrastruktur// eine Sammelbestellung angelegt. Darin enthalten sind Gutschriften aus drei verschiedenen Innovationsschecks. Der Kostenstelle //Infrastruktur// wird somit der Gesamtbetrag aus allen 3 Innovationsschecks gutgeschrieben.

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