Der Begriff Nachnahme bedeutet, dass die Ware direkt bei der Übergabe der Ware bezahlt werden muss. Wenn Sie diese Form der Zahlung in Anspruch nehmen, ist es wichtig, dass Sie den genauen Betrag vor der Lieferung beim Empfang bzw. bei der Warenannahme hinterlegen.

Die benötigten Formulare für die Abwicklung einer Dienstreise, finden Sie auf der CIS-Seite.
Stellen Sie zuerst einen Reiseantrag, den Sie von Ihrem/Ihrer Vorgesetzten abzeichnen lassen. Nach Ihrer Rückkehr, füllen Sie die Dienstreiseabrechnung aus und lassen diese ebenfalls von Ihrem/Ihrer Vorgesetzten abzeichnen. Erst danach legen Sie eine Bestellung und eine zugehörige Rechnung über den Gesamtbetrag im WaWi an. Es ist nicht notwendig, alle Positionen einzeln bei der Bestellung und der Rechnung aufzuschlüsseln.
Die Dienstreiseabrechnung lassen Sie dann zusammen mit den Originalbelegen der Geschäftsführung zukommen. Sie können die Abrechnung auch im Zentraleinkauf abgeben, welcher diese dann an die Geschäftsführung weiterleitet.
Die Geschäftsführung korrigiert dann ggf. die Beträge der Rechnung.
Damit sind von Ihrer Seite alle notwendigen Schritte durchgeführt.

Für Lehraufträge, die ohnehin über das FAS abgerechnet werden, brauchen keine Honorarnoten gelegt zu werden. Ein Formular für das Legen einer Honorarnote finden Sie ebenfalls auf der CIS-Seite.
Füllen Sie erst dieses Formular aus, lassen Sie es von Ihrem/Ihrer Vorgesetzten abzeichnen und legen Sie danach eine Bestellung und eine zugehörige Rechnung im WaWi über den Gesamtbetrag an.
Es ist nicht notwendig, alle Positionen einzeln bei der Bestellung und der Rechnung aufzuschlüsseln.
Die Honorarnote lassen Sie dann der Geschäftsführung zukommen. Sie können die Honorarnote auch im Zentraleinkauf abgeben, welcher diese dann an die Geschäftsführung weiterleitet.
Die Geschäftsführung korrigiert dann ggf. die Beträge der Honorarnote.
Damit sind von Ihrer Seite alle notwendigen Schritte durchgeführt.

Die Eingabe von Gutschriften ins WaWi wird vom Zentraleinkauf durchgeführt.

Die exakten Rechnungsbeträge und das Datum der Überweisung liegen meist nur bei der Geschäftsführung auf. Um die Rechnungen richtig und vollständig eingeben zu können, wird folgender Ablauf eingehalten:

• Einmal wöchentlich kommen die Rechnungsdaten der bezahlten Rechnungen von der Geschäftsführung zum Zentraleinkauf.
• Enthalten ist die Bestellnummer, der exakte Gesamtbetrag und das Transferdatum (Datum der tatsächlichen Überweisung).
• Der Zentraleinkauf pflegt bis zur nächsten Woche die Daten ins WaWi ein. Bestellungen werden nicht mehr korrigiert, nur mehr die Rechnungen.

Durch diese Vorgangsweise sollte im WaWi das exakte Restbudget ersichtlich sein und die Bestellungen können auch für die Budgetplanung genutzt werden.

In der Praxis kommt es vor, dass Rechnungen ohne dazugehöriger Bestellung vorliegen. In diesem Fall ist es notwendig, zuvor eine Bestellung anzulegen, zu welcher die Rechnung zugeordnet werden kann.

Häufig wird eine Bestellung zu Beginn auf die falsche Kostenstelle gebucht. Die Bestellnummer enthält dann das Kürzel der falschen Kostenstelle. Solange die Bestellung noch nicht abgeschickt wurde, kann die Bestellnummer von einem Administrator geändert werden.
Nach dem Abschicken, kann zwar die zugehörige Kostenstelle geändert werden, jedoch muss die Bestellnummer unverändert bleiben. Häufig führt dies zu Verwirrungen, wenn bei den eigenen Kostenstellen fremde Kürzel auftauchen.
Die Bestellnummer hat also nicht immer einen Bezug zur Kostenstelle.

Gutschriften aus Innovationsschecks werden ausnahmslos von der Geschäftsleitung angelegt. Für jede Kostenstelle, die eine Gutschrift erhält, wird (unabhängig von der Kostenstelle des Innovationsschecks) eine Sammelbestellung von der GL erstellt. Jede Gutschrift wird dort als eigene Bestellposition mit negativem Betrag ausgewiesen.
Pro Kostenstelle und Geschäftsjahr gibt es demnach eine eigene Bestellung, mit den entsprechenden Gutschriften.
Um jederzeit Eintragungen vornehmen zu können, darf die Bestellung nicht freigegeben werden. Die gleiche Vorgehensweise gilt auch für die dazugehörigen Rechnungen.

Abbildung 6.1.: In dieser Abbildung wurde zB. für die Kostenstelle Infrastruktur eine Sammelbestellung angelegt. Darin enthalten sind Gutschriften aus drei verschiedenen Innovationsschecks. Der Kostenstelle Infrastruktur wird somit der Gesamtbetrag aus allen 3 Innovationsschecks gutgeschrieben.