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--- wawi:besonderheiten_im_bestellablauf [2013/07/15 12:51]
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-====== Besonderheiten im Bestellablauf (WaWi) ======
+[[wawi:allgemeines|zurück zur Übersicht]]
-===== Zahlungen per Nachnahme =====
+====== Besonderheiten im Bestellablauf ======
+\\
+===== Barzahlungen/per Nachnahme =====
-Der Begriff Nachnahme bedeutet, dass die Ware direkt beim Lieferanten bei der Übergabe der Ware bezahlt werden muss. Diese Zahlungsform wird **NICHT** automatisch von allen Firmen angeboten. Wenn Sie diese Form der Zahlung in Anspruch nehmen, haben Sie dafür zu sorgen, dass der genaue Betrag **im Vorhinein** beim Empfang bzw. bei der Warenannahme hinterlegt ist.
+Der Begriff Nachnahme bedeutet, dass die Ware direkt bei der Übergabe der Ware bezahlt werden muss. Wenn Sie diese Form der Zahlung in Anspruch nehmen, ist es wichtig, dass Sie den genauen Betrag **vor der Lieferung** beim Empfang bzw. bei der Warenannahme hinterlegen.
 ===== Dienstreiseabrechnung =====
-Die benötigten Formulare für die Abwicklung einer Dienstreise, finden Sie auf der [[cis|CIS-Seite]].\\  Stellen Sie zuerst einen Reiseantrag, den Sie von Ihrem/Ihrer Vorgesetzten abzeichnen lassen. Nach Ihrer Rückkehr, füllen Sie die Dienstreiseabrechnung aus und lassen diese ebenfalls von Ihrem/Ihrer Vorgesetzten abzeichnen. Erst danach legen Sie eine [[benutzeroberflaeche_wawi|Bestellung]] und eine zugehörige [[rechnung_wawi|Rechnung]] über den Gesamtbetrag im WaWi an. Es ist nicht notwendig, alle Positionen einzeln bei der Bestellung und der Rechnung aufzuschlüsseln.\\  Die Dienstreiseabrechnung lassen Sie dann zusammen mit den Originalbelegen der Geschäftsführung zukommen. Sie können die Abrechnung auch im Zentraleinkauf abgeben, welcher diese dann an die Geschäftsführung weiterleitet.\\  Die Geschäftsführung korrigiert dann ggf. die Beträge der Rechnung.\\  Damit sind von Ihrer Seite alle notwendigen Schritte durchgeführt.
+Die Dienstreise-Richtlinien und die benötigten Formulare für die Abwicklung einer Dienstreise, finden Sie auf der [[cis:allgemeines|CIS-Seite]].\\
-===== Honorarnote (ohne Lehraufträge im [[fas|FAS]]) =====
+Stellen Sie zuerst einen Reiseantrag, den Sie sich gemäß den Richtlinien genehmigen lassen. Gleichzeitig mit der Buchung (z.B. Flug, Unterkunft) legen Sie eine **Bestellung** im WAWI an. Nach Ihrer Rückkehr, füllen Sie die Dienstreiseabrechnung aus und lassen diese ebenfalls von Ihrem/Ihrer Vorgesetzten abzeichnen. Danach legen Sie zugehörige [[wawi:rechnung|Rechnungen]] über bereits erhaltene Rechnungen (z.B. vom Vertragsreisebüro) und zusätzlich angefallene Ausgaben in Zusammenhang mit der Dienstreise im WAWI an. Es ist __nicht__ notwendig, alle Positionen einzeln bei der Bestellung und der Rechnung aufzuschlüsseln.
-Für Lehraufträge, die ohnehin über das FAS abgerechnet werden, brauchen keine Honorarnoten gelegt zu werden. Ein Formular für das Legen einer Honorarnote finden Sie ebenfalls auf der CIS-Seite.\\  Füllen Sie erst dieses Formular aus, lassen Sie es von Ihrem/Ihrer Vorgesetzten abzeichnen und legen Sie danach eine [[benutzerbereich_wawi|Bestellung]] und eine zugehörige [[rechnung_wawi|Rechnung]] im WaWi über den Gesamtbetrag an.\\  Es ist nicht notwendig, alle Positionen einzeln bei der Bestellung und der Rechnung aufzuschlüsseln.\\  Die Honorarnote lassen Sie dann der Geschäftsführung zukommen. Sie können die Honorarnote auch im Zentraleinkauf abgeben, welcher diese dann an die Geschäftsführung weiterleitet.\\  Die Geschäftsführung korrigiert dann ggf. die Beträge der Honorarnote.\\  Damit sind von Ihrer Seite alle notwendigen Schritte durchgeführt.
+Die Dienstreiseabrechnung lassen Sie dann zusammen mit den Originalbelegen der Geschäftsleitung/Reiseabrechnung zukommen.
-===== Gutschrift =====
+===== Honorarnote (ohne Lehraufträge im FAS) =====
-Die Eingabe von Gutschriften ins WaWi wird vom Zentraleinkauf durchgeführt.
+  - **Lehraufträge im FAS:** Für sämtliche Lehraufträge, die im FAS eingetragen sind, ist eine Honorarnote, bzw. ein Leistungsnachweis zu legen. Dafür verwenden Sie das Word-Dokument "Leistungsnachweis Honorarnote" aus dem CIS. Füllen Sie dieses Formular aus und lassen Sie es von Ihrem/Ihrer Vorgesetzten abzeichnen. Ein Eintrag im WAWI ist __nicht__ erforderlich.
+  -  **Werkverträge:** Nach erbrachter Leistung ist eine Honorarnote zu legen. Sie können dafür das Word-Dokument "Vorlage Honorarnote Forschungsprojekt" verwenden (oder sich daran orientieren). Dafür sind eine [[wawi:benutzerbereich_-_bestellung|Bestellung]] und eine zugehörige [[wawi:rechnung|Rechnung]] im WAWI über den Gesamtbetrag anzulegen. Es ist __nicht__ notwendig, alle Positionen einzeln bei der Bestellung und der Rechnung aufzuschlüsseln. Die Honorarnote senden Sie dann an den Zentraleinkauf.
+===== Gutschriften =====
+Die Eingabe von Gutschriften ins WaWi wird __ausschließlich__ vom Zentraleinkauf durchgeführt.
 ===== Transferdatum und exakte Rechnungsbeträge =====
-Die exakten Rechnungsbeträge und das Datum der Überweisung liegen meist nur bei der Geschäftsführung auf. Um die Rechnungen richtig und vollständig eingeben zu können, wird folgender Ablauf eingehalten:
+Die exakten Rechnungsbeträge und das Datum der Überweisung liegen zunächst in der Buchhaltung auf. Um die Rechnungen richtig und vollständig eingeben zu können, wird folgender Ablauf eingehalten:
-  * Einmal wöchentlich kommen die Rechnungsdaten der bezahlten Rechnungen von der Geschäftsführung zum Zentraleinkauf.
+  * Einmal wöchentlich kommen die Rechnungsdaten der bezahlten Rechnungen von der Buchhaltung zum Zentraleinkauf.
   * Enthalten ist die Bestellnummer, der exakte Gesamtbetrag und das Transferdatum (Datum der tatsächlichen Überweisung).
-  * Der Zentraleinkauf pflegt bis zur nächsten Woche die Daten ins WaWi ein. Bestellungen werden nicht mehr korrigiert, nur mehr die Rechnungen.
+  * Der Zentraleinkauf pflegt bis zur nächsten Woche die Daten ins WAWI ein. Bestellungen werden nicht mehr korrigiert, nur mehr die Rechnungen.
-Durch diese Vorgangsweise sollte im WaWi das exakte Restbudget ersichtlich sein und die Bestellungen können auch für die Budgetplanung genutzt werden.
+Durch diese Vorgangsweise sollte im WAWI das exakte Restbudget ersichtlich sein und die Bestellungen können auch für die Budgetplanung genutzt werden.
-===== Rechnung VOR Bestellung =====
+===== Keine Rechnung ohne Bestellung =====
-In der Praxis kommt es vor, dass Rechnungen ohne dazugehöriger Bestellung vorliegen. In diesem Fall ist es notwendig, zuvor eine Bestellung anzulegen, zu welcher die Rechnung zugeordnet werden kann.
+In der Praxis kommt es vor, dass Rechnungen vorliegen, aber noch keine Bestellung angelegt wurde. In diesem Fall ist es notwendig, umgehend eine dazugehörige Bestellung anzulegen.
 ===== Ändern der Kostenstelle einer Rechnung =====
-Häufig wird eine Bestellung zu Beginn auf die falsche Kostenstelle gebucht. Die Bestellnummer enthält dann das Kürzel der falschen Kostenstelle. Solange die Bestellung noch nicht abgeschickt wurde, kann die Bestellnummer von einem Administrator geändert werden.\\  Nach dem Abschicken, kann zwar die zugehörige Kostenstelle geändert werden, jedoch muss die Bestellnummer unverändert bleiben. Häufig führt dies zu Verwirrungen, wenn bei den eigenen Kostenstellen fremde Kürzel auftauchen.\\  **Die Bestellnummer hat also nicht immer einen Bezug zur Kostenstelle.**
+Mitunter wird eine Bestellung zu Beginn auf die falsche Kostenstelle gebucht. Die Bestellnummer enthält dann das Kürzel der falschen Kostenstelle. Solange die Bestellung noch nicht abgeschickt wurde, kann die Bestellnummer vom Besteller geändert werden.\\  Nach dem Abschicken, kann zwar die zugehörige Kostenstelle durch den Zentraleinkauf geändert werden, jedoch muss die Bestellnummer unverändert bleiben. Häufig führt dies zu Verwirrungen, wenn bei den eigenen Kostenstellen fremde Kürzel auftauchen.\\  **Die Bestellnummer hat also nicht immer einen Bezug zur Kostenstelle.**
 ===== Innovationsscheck =====
-Gutschriften aus Innovationsschecks werden ausnahmslos von der Geschäftsleitung angelegt. Für jede Kostenstelle, die eine Gutschrift erhält, wird (unabhängig von der Kostenstelle des Innovationsschecks) eine Sammelbestellung von der GL erstellt. Jede Gutschrift wird dort als eigene Bestellposition mit negativem Betrag ausgewiesen.\\  Pro Kostenstelle und Geschäftsjahr gibt es demnach eine eigene Bestellung, mit den
+Gutschriften aus Innovationsschecks werden vom Zentraleinkauf und von der Geschäftsleitung angelegt.
-entsprechenden Gutschriften.\\  Um jederzeit Eintragungen vornehmen zu können, darf die Bestellung nicht freigegeben werden. Die gleiche Vorgehensweise gilt auch für die dazugehörigen Rechnungen.
-**Abbildung 6.1.:**

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