Das Anlegen einer neuen Bestellung wird mit einem Klick auf den Menüpunkt Neu unter Bestellung im linken Fenster begonnen. Es öffnet sich danach die in Abbildung 3.2 gezeigte Eingabemaske.

Abbildung 3.2.: Neue Bestellung anlegen

Auf dieser Bildschirmseite sind folgende Eingaben vorzunehmen:

Was wird bestellt:

Hier ersuchen wir Sie, die zu bestellende Ware oder Dienstleistung genauer (vor allem für die Buchhaltung und den Zentraleinkauf verständlich) zu beschreiben. Beispiel: Nicht nur für „LSM9DS0“, sondern „Drei-Achsen-Gyroskop, -Beschleunigungsmesser für Labor“.
Auf dem Bestellformular wird diese „Beschreibung“ angedruckt.

Lieferant/Empfänger:

Auswahl der Firma, bei der bestellt wird, oder des Empfängers einer Zahlung (z.B. eines Auslagenersatzes, einer Honorarnote). Die Firma muss zuvor im WAWI angelegt worden sein.
Die Auswahlliste der Lieferanten wird nach Eingabe von mindestens zwei Zeichen gefiltert. Dann werden mögliche Lieferanten gelistet, wobei der zutreffende auszuwählen ist.

Zuordnung:

Wofür wird die Bestellung (Ware, Dienstleistung) durchgeführt? Für die Lehre oder F&E oder Verwaltung? Wenn es nicht eindeutig zuordenbar ist, zählt die primäre Verwendung (z.B. in der Lehre).

Kostenstelle:

Wo ist die Bestellung budgetär zuzuordnen? Mit diesem Feld wird jene Kostenstelle ausgewählt, welche die Bestellung kostenmäßig übernimmt.

Konto:

Das Feld „Konto“ hat neue Inhalte und soll (gemeinsam mit dem Feld „Zuordnung“) das „Kontieren“ der Buchhaltung erleichtern. Wir verabschieden uns hier von „Investitionen“ und „GWG (Geringwertige Wirtschaftsgüter)“, zumal diese Kategorien weniger für Sie, als vielmehr für die Buchhaltung relevant sind.

Dafür stehen nun folgende 15 Konten zur Auswahl:

1. Gebrauchsgut: Vereinfachend gesagt sind das alle Gegenstände, die für einen längerfristigen Gebrauch gedacht sind. Beispiele sind: Büromöbel, Regale, Laborausstattung, Roboter, Förderband, Kaffeemaschine, Werkzeug.
   Auch Hardware würde dazu zählen, aber diese möchten wir - aufgrund der Häufigkeit - gesondert ausweisen (siehe Punkt 2)
2. Harware: Diese Kategorie ist zu wählen, wenn Standgeräte, Notebooks, Monitore, Drucker, Speichermedien, iPads, Tablets oder Mobiltelefone beschafft werden.
3. Software, Lizenzen, Patente: Diese Kategorie ist für die Software-Beschaffung und die Entwicklung maßgeschneiderter Software vorgesehen. Auch Lizenzgebühren zählen dazu.
4. Material, Literatur: Beim Material handelt es sich in der Regel um Verbrauchsgüter, wie Sanitärbedarf, Labormaterial, Chemikalien, Büromaterial, Batterien (was eben unmittelbar, z.B. in einem Labor, oder in absehbarer Zeit verbraucht wird). Aber auch Kleinteile, Materialien für Vortragende und Zutrittskarten gehören in diese Kategorie.
   Unter „Literatur“ wird die Beschaffung von Fachbüchern, Magazinen und Fachzeitschriften verstanden.
5. Reiseaufwand: Fahrten, Übernachtungen und Nebenspesen im Rahmen von Dienstreisen sind als Reiseaufwand zu klassifizieren.
6. Konferenzen, Weiterbildung: Hierzu zählt der Besuch von Weiterbildungsveranstaltungen und Konferenzen (im In- und Ausland).
7. Bewirtung, Repräsentation: Bestellungen im Rahmen von Veranstaltungen (z.B. Sponsion) und Tagungen im Haus oder Bewirtungen von Kooperationspartnern und „Geschäftsessen“ fallen in diese Kategorie.
8. Externe Dienstleistungen: Dies umfasst den Beratungsaufwand (von externen „Beratern“) und den Honoraraufwand (z.B. für Gastvorträge, F&E-Projekte).
9. Instandhaltung, Wartung: Wenn eine Reparatur veranlasst/„bestellt“ wird, ist diese Kategorie zu wählen.
10. Reinigungsaufwand: Alles im Zusammenhang mit der Reinigung ist mit dieser Kategorie abgedeckt.
11. Internet, Telefon, Porto: Ein wesentlicher Posten ist hier die LWL-Anbindung.
12. Miet- und Betriebskosten: Fallen in Zusammenhang mit unseren Gebäuden an.
13. Sonstiger Aufwand: Wenn keine der oben angeführten Konten für Ihre Bestellung relevant ist, dann wählen Sie „sonstiger Aufwand“ (z.B. für Versicherungen).
14. Auslagenersatz: Eine Sonderkategorie im WAWI ist der Auslagenersatz, für den Fall, dass Sie privat in Vorleistung getreten sind, und die FHTW Ihre Kosten ersetzen soll. Dazu gibt es auch ein eigenes Feld auf der Bildschirmseite 2.
15. Kassa: Ist dann auszuwählen, wenn die Monats-Auszahlungen (Handkassa) im WAWI eingetragen werden.

Abbildung 3.3: Ausgefüllte erste Bildschirmmaske

Danach gehen Sie auf Anlegen und kommen zur nächsten Bildschirm-Seite, zu den Angaben für das Bestellformular.