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Der folgenden Abbildung können Sie den geregelten Ablauf des Bestellvorgangs entnehmen.
Das Anlegen einer neuen Bestellung wird mit einem Klick auf den Menüpunkt Neu unter Bestellung im linken Fenster begonnen. Es öffnet sich danach die in Abbildung 3.2 gezeigte Eingabemaske.
Abbildung 3.2.: Eingabeformular zum Anlegen einer neuen Bestellung
Auf dieser Bildschirmseite sind folgende Eingaben vorzunehmen.
Was wird bestellt:
Hier ersuchen wir Sie, die zu bestellende Ware oder Dienstleistung genauer (vor allem für die Buchhaltung und den Zentraleinkauf verständlich) zu beschreiben. Beispiel: Nicht nur für „LSM9DS0“, sondern „Drei-Achsen-Gyroskop, -Beschleunigungsmesser für Labor“.
Auf dem Bestellformular wird diese „Beschreibung“ angedruckt.
Lieferant/Empfänger:
Auswahl der Firma, bei der bestellt wird, oder des Empfängers einer Zahlung (z.B. eines Auslagenersatzes, einer Honorarnote). Die Firma muss zuvor im WAWI angelegt worden sein.
Die Auswahlliste der Lieferanten wird nach Eingabe von mindestens zwei Zeichen gefiltert. Dann werden mögliche Lieferanten gelistet, wobei der zutreffende auszuwählen ist.
Zuordnung:
Wofür wird die bestellung (Ware, Dienstleistung) durchgeführt? Für die Lehre oder F&E oder Verwaltung? Wenn es nicht eindeutig zuordenbar ist, zählt die primäre Verwendung (z.B. in der Lehre).
Kostenstelle:
Wo ist die Bestellung budgetär zuzuordnen? Mit diesem Feld wird jene Kostenstelle ausgewählt, welche die Bestellung kostenmäßig übernimmt.
Konto:
Das Feld „Konto“ hat neue Inhalte und soll (gemeinsam mit dem Feld „Zuordnung“) das „Kontieren“ der Buchhaltung erleichtern. Wir verabschieden uns hier von „Investitionen“ und „GWG (Geringwertige Wirtschaftsgüter)“, zumal diese Kategorien weniger für Sie, als vielmehr für die Buchhaltung relevant sind.
Dafür stehen nun folgende 15 Konten zur Auswahl:
Abbildung 3.3: Ausgefüllte erste Bildschirmmaske
Danach gehen Sie auf Anlegen und kommen zur nächsten Bildschirm-Seite, zu den Angaben für das Bestellformular. (siehe Abbildung 3.4):
Neben der Übernahme der Informationen aus der vorhergehenden Bildschirm-Seite (die Sie dann noch ändern können) und der automatisch generierten Bestellnummer, sind einige zusätzliche Angaben zur Bestellung vorzunehmen.
Abbildung 3.4.: Bestellformular
Tipp: Das nachträgliche Ändern der Bestellnummer ist nur möglich, solange die Bestellung noch nicht bestellt wurde. Sollte sich danach die Kostenstelle ändern, wird die Bestellnummer (das Kürzel der Kostenstelle) NICHT angepasst.
Erläuterung der weiteren Felder:
Neu ist, dass man auf „nicht bestellen“ klicken kann (dann wird es auf dem Bestellschein angedruckt) und diesen Vermerk nicht mehr bei den Positionen bzw. im Feld „Interne Bemerkungen“ hineinschreiben muss.
Interne Bemerkungen: Ist für den Zentraleinkauf relevant und wird am Bestellschein nicht angezeigt.
Tags: Sind für jene, die sie verwenden wollen, unverändert geblieben.
Zahlungsweise: hier kann man zwischen
wählen.
Auslagenersatz: Ist kein „Muss-Feld“, sondern eine Option. Wenn Sie den Haken setzen, kommt ein leeres Feld, in das der IBAN (sofern er hinterlegt ist) Ihrer Bankverbindung automatisch aus dem FAS eingetragen wird. Dieser wird dann auch am Bestellschein ausgewiesen. Falls die Kontoverbindung nicht mehr stimmen sollte, können Sie diesen IBAN überschreiben.
Auftragsbestätigung: Das Datum der eingegangenen Auftragsbestätigung wird vom Zentraleinkauf eingegeben.
Angebote:
Eine wesentliche, neue Funktion ist „Angebote hinzufügen“. Hier sollen Angebote, die für die Bestellung relevant waren, hochgeladen werden. Bitte scannen Sie zuerst die Angebote ein. Dann klicken Sie auf „hinzufügen“, suchen die Datei („Durchsuchen“) und laden diese hoch.
Erstellt am: Zeigt auf der rechten Seite das Erstelldatum der Bestellung.
Vorauss. Liefertermin: Das nächste Feld auf der rechten Seite, das in der Regel vom Zentraleinkauf ausgefüllt wird, ist der vorraussichtliche Liefertermin (als Information für Sie als Besteller). Wenn Sie diesen hingegen schon wissen, können Sie ihn hier eintragen.
Besteller: Wer die Bestellung angelegt hat.
Dann wählen Sie - wie bisher - die Liefer- und Rechnungsadresse aus.
Status: Zeigt den derzeitigen Bestellstatus an.
Freigabe: Hier wird nach dem Abschicken der Bestellung angezeigt, welche Abteilungen (Stellen) die Bestellung freigeben müssen. Wurde die entsprechende Freigabe erteilt, erscheint zusätzlich das Datum der Freigabe neben der Abteilung.
Rest-Budget: Zeigt das verfügbare Budget VOR dem Speichern der aktuellen Bestellung. Nach jedem Speichervorgang wird die Summe neu berechnet.
Für wen (Person): Falls der bestellte Gegenstand (z.B. ein Notebook) für eine bestimmte Person vorgesehen ist, dann gehen Sie in dieses Feld und geben die ersten Buchstaben des Namens ein. Aus den Vorschlägen wählen Sie den Verwender aus.
Wo eingesetzt (Raum): Wichtig für die Inventarisierung ist jedenfalls, dass ein Raum (Ort) eingetragen wird, wo das Gerät eingesetzt wird. Das geschieht in diesem Feld, das Vorschläge bringt, allerdings auch überschrieben werden kann.
Leasing: Bei der Anschaffung von höherpreisigen Gebrauchsgütern kann anstelle von Kauf Leasing in Frage kommen. Hier kann eine „Empfehlung für Leasing“ abgegeben (angeklickt) werden. Die Entscheidung, ob gekauft oder geleast wird, obliegt dann der Geschäftsleitung.
Jede Bestellposition wird in einer eigenen Zeile erfasst. Zu Beginn ist nur eine leere Zeile vorhanden. Sobald Sie das Feld der Spalte Bezeichnung verlassen, wird eine neue Zeile hinzugefügt. Folgende Eingabefelder stehen zur Verfügung:
Dieser Button löscht die jeweilige Zeile
Schiebt diese Zeile um eine Zeile weiter nach unten.
Schiebt diese Zeile um eine Zeile weiter nach oben.
Neu und wichtig: Bei Bestellungen im EU-Raum (innergemeinschaftlicher Erwerb) wird die Umsatzsteuer, die Sie bitte prozentmäßig eintragen, nicht am Bestellschein angedruckt. Der Bestellschein wird dem Lieferanten mit dem Netto-Betrag übermittelt. Denn auch die Rechnung des Lieferanten muss netto ausgestellt werden. Wir (die Buchhaltung) sind für die Abführung der sogenannten „Erwerbssteuer“ verantwortlich.}
Im WAWI-Berichtg „Kostenstelle“ wird der Brutto-Betrag inklusive USt erfasst („unsere tatsächlichen Kosten“) und damit das Budget korrekt belastet.
Brutto: Preis der ware inklusive der korrekten Umsatzsteuer (aktuelle Sätze in Österreich: 20%, 10%, 13%). Der Bruttopreis wird automatisch nach Eingabe des Nettopreises und der zutreffenden USt berechnet.
Tags:
Mit dem Plus-Symbol blenden Sie die zusätzliche Spalte Tags ein. Sie können jeder Bestellposition Tags zuweisen.
Achtung: Nach dem Abschicken können Änderungen in der Bestellung nur mehr von der Kostenstellenleitung durchgeführt werden.
Abbildung 3.5: Beispielhafter Bestellschein
Neu ist, dass der ausgedruckte Bestellschein (und nicht mehr die Rechnung) ab einem Bestellwert von € 1000,- (brutto) vom Budgetverantwortlichen abgezeichnet werden muss (für die Bestell auslösung nicht relevant, aber als „offizieller“ Akt, zumal das Budget der Kostenstelle belastet wird) und danach an den Zentraleinkauf übermittelt wird.
Wie oben erwähnt, ist dafür die Unterschrift auf der Rechnung (wenn der Betrag deckungsgleich mit der Bestellung ist, und was der Regelfall ist) nicht mehr notwendig.
Klicken Sie im Hauptmenü unter dem Punkt Bestellung auf Suchen. Hier können Sie nach vorhandenen Bestellungen suchen.
Abbildung 3.6.:
Abbildung 3.7 zeigt eine Zeile einer Ergebnisliste nach einer Suchabfrage. Sie können die Liste durch klicken auf die Spaltenüberschriften sortieren. Folgende Möglichkeiten haben Sie durch Klicken auf den entsprechenden Button:
Öffnet das Bestellformular der Bestellung damit Änderungen vorgenommen werden können.
Bestellungen, die noch nicht zur Freigabe abgesendet wurden und zu denen noch keine rechnung vorhanden ist, können hiermit gelöscht werden.
Anlegen einer neuen Rechnung zu dieser Bestellung.
Es wird eine Kopie der Bestellung angelegt.
Hier werden jene Bestellungen gelistet, die Sie eingegeben haben. Falls Sie Bestellungen wiederholt durchführen müssen, können Sie diese hier einfach kopieren.
Abhängig von der Berechtigung werden mit „Check Bestellungen“ jene Bestellungen gelistet, die noch nicht freigegeben oder noch nicht geliefert wurden.