Ein Konto dient der Darstellung von Geschäftsfällen und vereinfacht die Verbuchung in der Buchhaltung.

Bezeichnet den Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Sie wird nach Verantwortungsbereichen, räumlichen, funktionalen, aufbauorganisatorischen oder verrechnungstechnischen Aspekten gebildet. Die Auswahl einer Kostenstelle (Abteilungen, Institute, Studiengänge, F&E-Projekte) ist insofern wichtig, als diese mit dem Bruttowert der Bestellung (Rechnungsbetrag) budgetär belastet wird.

Tag ([’tæg], englischer Begriff für „Etikett“) bezeichnet ein Schlagwort zur thematischen Einordnung einer Bestellung (z.B. Büromaterial, Literatur, Dienstreise). Ein Tag kann frei gewählt werden. Es dient dem leichteren Auffinden von Bestellungen bzw. der sinnvollen Zuordnung zu Themenbereichen. Es können sowohl einer ganzen Bestellung als auch einzelnen Posten innerhalb einer Bestellung Tags zugeordnet werden.
Bei der Eingabe eines Tags, werden automatisch Übereinstimmungen mit vorhandenen Tags vorgeschlagen. Wählen Sie entweder ein vorgeschlagenes Tag aus oder tippen Sie ein neues ein. Sie können auch mehrere Tags zuweisen. Trennen Sie diese mit einem Strichpunkt (;).

Wenn Sie bei einer Bestellung oder Bestellposition mehrere Tags definiert haben, werden diese auch bei der statistischen Auswertung mehrmals berücksichtigt und zur Gesamtsumme addiert. Zusätzliche Tags verfälschen also die Gesamtsumme.

Vermeiden Sie nach Möglichkeit Leer- und Sonderzeichen bei der Eingabe von Tags.

Verwendungsbeispiele:

Beispiel 1: Es wird Büromaterial bestellt und für die Gesamtbestellung der Begriff „Büromaterial“ definiert. Bei den Berichten wird nun die Summe aller Bestellungen, die als Tag „Büromaterial“ definiert haben, aufgelistet.

Beispiel 2: In einer Bestellung bei der Firma XY wird ein Monitor und ein Textverarbeitungsprogramm bestellt. Der Posten mit dem Monitor erhält den Tag „Hardware“, der Posten mit dem Programm den Tag „Software“. Bei den Berichten werden nun getrennt die Ausgaben für Hardware und Software erfasst.

Das Anlegen von Bestellungen dient zur Beschaffung notwendiger Produkte oder Dienstleistungen und damit auch zur Vorausplanung des BUdgetverbrauchs. Sie können das Bestellsystem auch nutzen, um sich einen Überblick über zukünftige Ausgaben zu verschaffen. Solange die Bestellung nicht abgeschickt und freigegeben wurde, erfolgt auch keine tatsächliche Belastung des Budgets.
Hardware (PCs, Monitore, Drucker, Handys) wird unabhängig von Anschaffungspreis inventarisiert. Sonstige Gebrauchsgüter werden ab einem Stückpreis von € 400,- vom Inventarsystem erfasst. Dabei werden die bei den Bestellungen eingegebenen Beträge berücksichtigt.
Der Betrag auf dem Bestellschein wird nach dem Erhalt der Rechnung nicht mehr korrigiert.

In den Rechnungen werden die tatsächlich gezahlten Beträge erfasst.

Bei den Berichten und der Auswahl der Kostenstelle erhalten Sie einen genauen Überblick, wie viel vom genehmigten Budget bisher verbraucht wurde (nach Bestellungen und Rechnungen).