Ein Konto dient der Darstellung von Geschäfts- bzw. Verwaltungsvorfällen. Es verwaltet nur die reinen Ein- und Ausgänge, also werden dort weder Gewinne noch Verluste ausgewiesen.

Bezeichnet den Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Sie wird nach Verantwortungsbereichen, räumlichen, funktionalen, aufbauorganisatorischen oder verrechnungstechnischen Aspekten gebildet. Beispiele für funktionale Kostenstellen sind Materialkostenstellen, Fertigungskostenstellen, Forschungs- und Entwicklungskostenstellen, Verwaltungskostenstellen oder Vertriebskostenstellen.

Tag ([’tæg], englischer Begriff für „Etikett“) bezeichnet ein Schlagwort zur thematischen Einordnung einer Bestellung (z.B. Büromaterial, Literatur, Dienstreise). Ein Tag kann frei gewählt werden. Es dient dem leichteren Auffinden von Bestellungen bzw. der sinnvollen Zuordnung zu Themenbereichen. Es können sowohl einer ganzen Bestellung als auch einzelnen Posten innerhalb einer Bestellung Tags zugeordnet werden.
Bei der Eingabe eines Tags, werden automatisch Übereinstimmungen mit vorhandenen Tags vorgeschlagen. Wählen Sie entweder ein vorgeschlagenes Tag aus oder tippen Sie ein neues ein. Sie können auch mehrere Tags zuweisen. Trennen Sie diese mit einem Strichpunkt (;).

Achtung: Wenn Sie bei einer Bestellung oder Bestellposition mehrere Tags definiert haben, werden diese auch bei der statistischen Auswertung mehrmals berücksichtigt und zur Gesamtsumme addiert. Zusätzliche Tags verfälschen also die Gesamtsumme.

Vermeiden Sie nach Möglichkeit Leer- und Sonderzeichen bei der Eingabe von Tags.

Verwendungsbeispiele:

Beispiel 1: Es wird Büromaterial bestellt und für die Gesamtbestellung der Begriff „Büromaterial“ definiert. Bei den Berichten wird nun die Summe aller Bestellungen, die als Tag „Büromaterial“ definiert haben, aufgelistet.

Beispiel 2: In einer Bestellung bei der Firma XY wird ein Monitor und ein Textverarbeitungsprogramm bestellt. Der Posten mit dem Monitor erhält den Tag „Hardware“, der Posten mit dem Programm den Tag „Software“. Bei den Berichten werden nun getrennt die Ausgaben für Hardware und Software erfasst.

Das Anlegen von Bestellungen dient in erster Linie der Vorausplanung und Vorabeinteilung des Budgets. Sie können das Bestellsystem auch nutzen, um sich einen Überblick über zukünftige Ausgaben zu verschaffen. Solange die Bestellung nicht abgeschickt und freigegeben wurde, erfolgt auch keine tatsächliche Belastung des Budgets.
Für einen besseren Überblick über die Ausgaben nutzen Sie besser die Rechnungssummen, da diese meist von der Bestellsumme abweichen (alte Katalogpreise, Skonti, Versandkosten,…).
Anschaffungen, die einen Stückpreis von e250 überschreiten, werden vom Inventarsystem erfasst. Dabei werden die, bei den Bestellungen eingebenen Beträge berücksichtigt. Wenn sich der tatsächliche Rechnungsbetrag vom Bestellbetrag unterscheidet, bessern Sie diesen bitte in der Bestellung aus, um einen exakteren Überblick der vorhandenen Inventarwerte zu haben.

In den Rechnungen werden die tatsächlich gezahlten Beträge erfasst. Bei den Berichten gibt Ihnen die Rechnungssumme also den genauen Überblick, wieviel vom Budget bisher tatsächlich belastet wurde.