Die Vorrückung der Lehreinheiten erfolgt zeitlich meist nach Abschluss der BIS-Meldung und ist über den Menüpunkt Wartung ⇒ Vorrückung ⇒ Lehreinheiten aufrufbar.
Bei diesem Vorgang kann eine bestehende Lehreinheiten-Struktur (siehe Registerkarte Lehrveranstaltung FAS bzw. TEMPUS) in ein nachfolgendes Ausbildungssemester übertragen werden. Das ist vor allem dann nützlich, wenn diese weitgehend unverändert bleiben und lediglich vereinzelt Anpassungen notwendig sind. Nach Auswahl der Daten werden vorhandene Lehreinheiten, Gruppen- und LektorInnenzuordnungen in das entsprechende Studiensemester kopiert.
Die Darstellung innerhalb der Registerkarte Lehrveranstaltung entspricht der Struktur der aktiv gültigen zugewiesenen Studienordnung. Generell werden LVs innerhalb ihrer übergeordneten Modul-Struktur abgebildet D.h. LVs eines früheren Studiensemesters, welche im darauffolgenden nicht mehr / in geänderter Form stattfinden ( ⇒ Änderungsvarianten einer STO bzw. dem STPL) werden dann entsprechend außerhalb dieser Module gelistet.

Im Zuge einer Vorrückung wird nicht geprüft, ob diese bereits durchgeführt wurde. Mit jeder Vorrückung werden die LE-Datensätze erneut hinzugefügt und somit ihre Anzahl entsprechend vervielfacht!

Mit Abschluss des laufenden Studiensemesters werden auch die Studierenden-Datensätze in das nachfolgende verschoben. Unter dem Menüpunkt Wartung ⇒ Vorrückung ⇒ Studenten lässt sich dies bei Bedarf auch schon vor Semesterende manuell durchführen. So können beispielsweise Gruppengrößen bereits im Rahmen der Planung des Folgesemesters vorab definiert werden.

Im Abschnitt Anzeige können mithilfe der DropDown-Felder die anschließend gelisteten Einträge gefiltert werden. Entsprechend der Auswahl wird die Tabelle im unteren Bereich automatisch aktualisiert.

Im Abschnitt Vorrückung Studiengang wird das Ausgangs- und Ziel-Studiensemester festgelegt, worin die Vorrückung durchgeführt wird. Die Wahl des Ausbildungssemesters bleibt in der Regel auf alle gesetzt, kann jedoch bei Bedarf individualisiert werden. Durch einen Klick auf Vorrücken wird der Vorgang ausgeführt und die Studierenden-Datensätze entsprechend verschoben.

Dieser Vorgang umfasst nur als aktiv gekenzeichnete Studierenden-Datensätze

Im Zuge dessen wird bei den in der Liste angezeigten Personen ein zusätzlicher Statuseintrag für das nächste Studiensemester hinzugefügt. Dabei wird das aktuelle ermittelt und um 1 erhöht. Sollte der Wert des Ziel-Studiensemesters höher sein, als die vordefinierte Max Semester-Anzahl des Studiengangs, wird automatisch die Max-Semester-Anzahl verwendet.

Voraussetzungen für die Vorrückung ist die Überprüfung der Studierenden-Stati (fehlerhafte bzw. fehlende Einträge führen zu Problemen bei der BIS-Meldung!)

• Abbrecher müssen als solche erfasst und der Datensatz inaktiv gesetzt werden
• Absolventen müssen als solche erfasst und der Datensatz inaktiv gesetzt werden
• Diplomanden müssen als solche erfasst werden - der Datensatz bleibt aktiv
• Incoming-Studierende, die nicht mehr vor Ort sind, sind inaktiv zu setzen
• das MAX-Semester bei den Stammdaten des Studiengangs muss korrekt eingetragen sein

Nach der Vorrückung sind die Studierenden-Datensätze weiterhin aktiv dem bisherigen Studiensemester zugeordnet. Sie werden erst in das darauffolgende Studiensemester veschoben, wenn dessen Beginn-Datum näher ist, als das Enddatum des bisherigen.

Es ist erforderlich, bereits vor Semesterende zu wissen welche Personen in das nächste Semester aufsteigen. Da diese Information nicht für alle Studiengänge zur gleichen Zeit zur Verfügung steht, kann die Vorrückung manuell für jeden Studiengang getrennt durchgeführt werden. Die Information, welche Personen aufsteigen, ist für folgende Dinge nötig:

• Generierung von Mailverteilern
• Inskriptionsbestätigungen
• LV-Planung zur Ermittlung von Gruppen- ubd entsprechenden Raumgrößen

TeilnehmerInnen von Spezialgruppen werden nicht vorgerückt. Werden im Folgesemester dieselben Spezialgruppen verwendet, müssen die Personen erneut manuell diesen Gruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung zu Lehrverbandsgruppen bleibt erhalten.

Ja, Studierende können die LV-Einträge des aktuellen sowie nachfolgenden Studiensemesters einsehen (d.h. im 3. Studiensemester sind Einträge des 3. und 4. Studiensemesters ersichtlich). Sie sind jedoch auch nach einer manuellen Vorrückung weiterhin ihrem bisherigen, aktuellen Semester zugeordnet. Erst nach systemseitig erfolger Semesterumstellung, werden auch die Studierenden-Datensätze entsprechend verschoben und weitere Services - wie E-Mail-Verteiler, CIS-Lehreverzeichnis etc. - aktualisiert.

Studierende sehen in ihrem persönlichen LV-Plan die Einträge der Lehrverbandsgruppen, denen sie im aktiv laufenden Studiensemester zugeordnet sind, auch entsprechend im nächsthöheren. Die Einträge der Spezialgruppen werden erst bei Semesterwechsel angezeigt. Der Semesterplan eines Studienganges kann jederzeit in CIS → LV-Plan Hauptmenü, mittels Auswahl von Studiengang und -semester, aufgerufen werden.

Bei Personen die unbeabsichtigt vorgerückt wurden, muss der aktuelle Status wieder entfernt werden. Dies erfolgt in der Registerkarte PreStudent per Mausklick rechts auf den jeweiligen Statuseintrag (abhängig von Benutzerrechten)

Der Semesterwechsel liegt zeitlich zwischen Ende des aktuellen und Start des nachfolgenden Ausbildungssemesters. Der genaue Zeitpunkt variiert jährlich um +/- ein paar Tage, da er individuell berechnet wird.