Wenn eine Person in mehreren Studiengängen studiert, wird nur ein Personeneintrag erstellt, jedoch mehrere Studierendeneinträge. Sollte dies beim Erfassen von Personen übersehen werden, können die Personendatensätze im Nachhinein zusammengelegt werden.

Dies geschieht im VileSci unter dem Menüpunkt Personen→Zusammenlegen. Im Suchfeld ist der Name des gewünschten Studierenden einzugeben (Suchfilter nach Vor- oder Zuname möglich). Übereinstimmungen werden anschließend darunter in zwei gleichartigen Auswahllisten angezeigt.

Aus der Liste im linken Bereich ist jene Person auszuwählen, deren Datensatz entfernt werden soll, aus der Liste im rechten Bereich jene, deren Datensatz bestehen bleibt. Per Klick auf den Button mit Pfeil-Symbol in der Mitte werden die Personendatensätze zusammengelegt.

Bei diesem Vorgang wird einer der Personendatensätze gelöscht (prestudent). Die Adressen, Kontakte, Betriebsmittel etc. werden mit dem anderen Personendatensatz verknüpft. Danach sollten im FAS die eventuell doppelt vorhandenen Kontaktdaten und Adressen gelöscht werden.

Bereits zusammengelegte Personendatensätze können nur mit erheblichem Aufwand wieder getrennt werden - daher ist die Auswahl unbedingt vor der Durchführung zu kontrollieren.