Nachfolgend werden Vorgehensweisen und Möglichkeiten für unterschiedliche Szenarien gelistet.

Ausgangspunkt ist stets der bereits geöffnete Datensatz der/des betreffenden Studierenden in FAS. Dies kann per Eingabe im Suchfeld des Hauptfensters oder nach Auswahl von Studiengang und -semester über das Quelllmenü erfolgen.

Im Rahmen einer klassischen Studienlaufbahn ergeben sich folgende Statuseinträge:

• Interessent nach erstkontakt mit dem Studiengang
• Bewerber nach Übermittlung der nötigen Unterlagen an die STGA + Erfüllen der ZGV
• Aufgenommener nach erfolgreichem Durchlauf des Reihungsverfahrens
• Student im 1. Ausbildungssemester nach Einzahlung des Studien- und ÖH-Beitrags (spätestens bis Semesterstart)
  
  Unter Inskription eines Studierenden versteht sich in FAS die Statusänderung Aufgenommener → Student. Im Zuge desssen werden das PersonenKZ und die UID des neuen Studierenden generiert. Sie erfolgt im gleichen Semester wie der letzte Bewerbereintrag
  
  
• Student im 2. bis zum letzten Ausbildungssemester (bis zum positiven Abschluss des letzten Ausbildungssemesters, VOR der Abschlussprüfung)
• Diplomand bis zum positiven Abschluss der Bachelor- oder Masterprüfung
• Absolvent als letzter Schritt, meist nach der Sponsion

Eine Person hat sich als QuereinsteigerIn für das WS2017 beworben und wurde am 12.06.2017 mit Status Bewerber für den 3. Studienabschnitt des WS2017 vermerkt. Im Sommer desselben Jahres überlegt sie es sich doch noch einmal anders und entschließt sich, erst mit SS2018 zu beginnen, dann allerdings im 2.Studienabschnitt.

Person ist als Interessent für das 3. Ausbildungsemester erfasst und hat das Bewerbungsverfahren positiv durchlaufen (erforderliche Dokumente zugesandt, Reihungstest bestanden)

Um diesen Verlauf korrekt zu erfassen sind folgende Schritte notwendig:

• für das 2. Ausbildungssemester im SS2018 sind sowohl Status Bewerber als auch Aufgenommener zuzuweisen, sofern die Person das Bewerbungsverfahren positiv durchlaufen hat
  
  
• mit Beginn des SS2018 wird zusätzlich der Status Student gesetzt, um die Inskription systemseitig abzuschließen

Eine Studierende des 4. Ausbildungssemesters bekommt im SS2017 einen akuten Anfall von Frühjahrsmüdigkeit und will sich karenzieren lassen.

Die Person hat den Status Student (bzw. Diplomand im letzten Ausbildungssemester)

• Wechseln Sie im Detailfenster zur Registerkarte PreStudent
• Ändern Sie den Status im SS2017 auf Unterbrecher setzen und als Ausbildungssemester 4
• Anschließend ist die Person in der entsprechenden Verbandsgruppe zuzuweisen, um die Änderung systemseitig korrekt zu erfassen und Fehler im Rahmen der nachfolgenden BIS-Meldung zu verhindern. Dies kann auf folgenden Wegen durchgeführt werden:

1. durch Anpassen der entsprechenden Attribute in der Registerkarte Details:
   • das Studiensemester: 0,
   • den Verband: B (für Unterbrecher) und
   • die Verbandsgruppe: ist leer zu lassen
     
     Die Eingaben werden per Klick auf Speichern übernommen.
     
     
2. Verschieben des Studierenden (per Klicken + Ziehen) direkt im Quellmenü in die Untergruppe 0B (Unterbrecher) des betreffenden STG
   

Mit der nächsten Vorrückung wird der Status Unterbrecher auch im WS2017 gesetzt, die Unterbrecherin selbst bleibt jedoch dem Verband 0B zugeordnet. Dieser Vorgang wiederholt sich, bis die Studierende das Studium fortsetzt oder ihren Studienabbruch bekannt gibt. In anderen Studiengängen kann die Studierende immer noch als Student geführt sein/werden.

Erfassen Sie in der Registerkarte Notizen des Studierenden den Grund für die Unterbrechung und laden Sie das Anschreiben des Studierenden zur Beantragung der Studienunterbrechung in der Registerkarte Dokumente aus Gründen der Nachvollziehbarkeit als „Sonstiges Dokument“ hoch.

Einen Unterbrecher wieder zum Student machen. Einen Unterbrecher zum Abbrecher machen.

Die Person hat den Status Student (bzw. Diplomand, im letzten Ausbildungssemester)

• Wechseln Sie im Detailfenster zur Registerkarte PreStudent
• Wählen Sie in der Menüzeile des Hauptfensters oberhalb den Menüpunkt Status ändern ⇒ Abbrecher aus
• Anschließend ist die Person in der entsprechenden Verbandsgruppe zuzuweisen, um die Änderung systemseitig korrekt zu erfassen und Fehler im Rahmen der nachfolgenden BIS-Meldung zu verhindern. Dies kann auf folgenden Wegen durchgeführt werden:

1. durch Anpassen der entsprechenden Attribute in der Registerkarte Details:
   • das Studiensemester: 0,
   • den Verband: A (für Abbrecher) und
   • die Verbandsgruppe: ist leer zu lassen
     
     Die Eingaben werden per Klick auf Speichern übernommen.
     
     
2. durch Verschieben des Studierenden (per Klicken + Ziehen) direkt im Quellmenü in die Untergruppe 0A (Abbrecher) des betreffenden STG
   
   

Der Studierende hat nun für den gewählten Studiengang den Status Abbrecher, kann allerdings in anderen Studiengängen durchaus noch als Student geführt sein/werden.

Erfassen Sie in der Registerkarte Notizen des Studierenden den Grund für den Stdudienabbruch und laden Sie das Anschreiben des Studierenden zur Beantragung des Studienabbruchs in der Registerkarte Dokumente aus Gründen der Nachvollziehbarkeit als „Sonstiges Dokument“ hoch.

Ein Abbrecher kann nicht wieder zum Student gemacht werden!!

Sollte der Status Abbrecher versehentlich gesetzt worden sein, kann dieser in der Registerkarte PreStudent im Bereich Status per Rechtsklick auf den Eintrag innerhalb von 24 Std nach Setzen des Status nochmal entfernt werden. Nach Ablauf dieser 'Frist' wird der Personendatensatz sowie weitere damit verknüpfte Funktionen inaktiv gesetzt. In Falle einer Fortführung des Studiums ist dann ein neuer Studierendendatensatz zu erfassen.