Um eine Person als Interessent zu erfassen, gibt es folgende Möglichkeiten:

Es besteht auch die Möglichkeit, sich direkt auf der website der FH Technikum Wien online zu bewerben, um Kontakt mit einem Studiengang aufzunehmen. Erst wenn sämtliche Angaben korrekt vervollständigt und die erforderlichen Dokumente bereitgestellt sind, lässt sich der Vorgang abschließen. Im Zuge dessen erhält die jeweilige Assistenz eine automatische Benachrichtigung via E-Mail. Darin befindet sich auch ein entsprechender Link Bewerbung ins System übertragen, wodurch diese Daten in FAS übernommen werden. Anschließend wird die Person in FAS im Quellmenü in der Registerkarte Verband des Studiengangs in der Gruppe PreStudent gelistet.

1. FAS starten und die Registerkarte Verband im Quellmenü auswählen
2. In das Hauptfenster wechseln und per Klick auf Neu ( ) in der Registerkarte Student die Eingabemaske öffnen

Eingabemaske vervollständigen: 1. Mit * markierte Felder müssen ausgefüllt bzw. ausgewählt werden. Da es sich hier um eine/n InteressentIn und keine/n Incoming-StudierendeN handelt, darf die Checkbox Incoming nicht angekreuzt werden! Beim Erfassen eines Studierenden wird auch dessen PersonenKZ und UID generiert (eine nachträgliche Änderung ist mit großem Aufwand verbunden und nur von AdministratorInnen durchführbar). 2. Per Klick auf Vorschlag laden wird geprüft, ob zu dieser Person bereits ein Datensatz vorhanden ist und gefundene Treffer daneben gelistet. Um die Inhalte des existierenden Datensatzes zu übernehmen (SVNR, Geburtsdatum, Kontaktdaten, etc.) ist der entsprechende Eintrag auszuwählen. Unmittelbar danach wird der Adressbereich der Eingabemaske um 3 Zusatzoptionen erweitert, um diese Daten zu bearbeiten. Wird der Datensatz gänzlich neu angelegt, ist stattdessen neue Person auszuwählen. Wird eine Person - trotz vorhandenem Datensatz - nochmals als „neu“ erfasst, kann dies zu Problemen beim Eintragen der SVNR oder der Verwendung von Zutrittskarten führen. 3. Per Klick auf Speichern werden die Eingaben übernommen.

Abbildung 2.2.: Formular InteressentIn anlegen

Ein Studierenden-Datensatz kann nur einmal pro Studiengang erstellt werden

1. Auswahl des Personendatensatzes: Wechseln Sie im Quellmenü zur Registerkarte Verband und wählen dort den gewünschten Studiengang. Öffnen Sie die Untergruppe PreStudent im erforderlichen Studienjahr und anschließend Interessenten. Im Hauptfenster werden nun die Daten der Interessentin/des Interessenten angezeigt.
   Prüfen Sie die vorhandenen Daten, vor allem in den Registerkarten Details bzw. Kontakt und vervollständigen sie diese erforderlichenfalls (häufig fehlerhaft oder fehlend: SVNR, Ersatzkennzeichen). Übernehmen Sie durchgeführte Änderungen per abschließendem Klick auf Speichern zu übernehmen.
   
   
2. Kontaktdaten prüfen in der Registerkarte Kontakt. Sowohl im Bereich Kontakt als auch Adressen muss bei zumindest einem Eintrag die Option „Zustellung“ mit „Ja“ angegeben sein (per Klick auf bearbeiten lassen sich die Details eines Eintrags aufrufen und die erforderliche checkbox an- bzw. abhaken).
   
   
3. Organisationsform für den PreStudenten setzen:
   Dieser Schritt ist für Studiengänge in verschiedenen Organisationsformen (beispielsweise VZ und BB) angeboten werden, erforderlich.
   
   Um eine Orgform zu definieren, wechselt man in die Registerkarte PreStudent und setzt im Bereich Status einen neuen Status Interessent. Per Rechtsklick auf diesen Eintrag lässt sich ein Kontextmenü aufrufen und die entsprechende OrgForm mittels DropDown auswählen.

Bereitstellung erforderlicher Dokumente seitens InteressentInnen:

Eine erstmalige Verifikation, ob die hierfür benötigten Dokumente vorhanden sind, findet automatisiert im Zuge der Online-Bewerbung statt, da diese (gemeinsam mit dem Nachweis eines gültigen Lichtbildausweises) verpflichtend zu übermitteln sind und werden anschließend in der Registerkarte Dokumente der betreffenden Person gelistet, dort manuell kontrolliert und erhalten dann den Status akzeptiert, sofern die benötigten Anforderungen erfüllt sind.
Abschließend werden im Bereich ZGV der Registerkarte PreStudent die entsprechenden Informationen vervollständigt.

Bei InteressentInnen, die noch keinen schriftlichen Nachweis über einen Abschluss besitzen (z.B. wenn Reifeprüfungszeugnis noch nicht ausgehändigt wurde, da ein Prüfungsantritt zu wiederholen ist), sollten Angaben zur ZGV dennoch möglichst frühzeitig eingegeben werden (das ZGV-Datum lässt sich nachträglich anpassen)

Art und Umfang der ZGV sind für jeden Studiengang definiert, genaue Informationen hierzu können über die Studiengangsbeschreibungen auf der website oder persönlich bei der Studienberatung eingeholt werden. Die gesetzlichen Rahmenbestimmungen für Österreich finden sich §4 Abs.7 des FHStG idgF.

⇒ siehe auch Erläuterungen zu Zugangsvoraussetzungen

Nach positiver Prüfung der ZGV werden InteressentInnen zum Aufnahmeverfahren eingeladen. Ablauf und Umfang variieren bei den einzelnen Studiengängen. In den meisten Fällen sind diese zweistufig (elektronisch gestützter Reihungstest + anschließendes persönliches Interview). Systemseitig können bis zu drei Aufnahmestufen erfasst werden, da manche Studiengänge noch zusätzliche Aufnahmekriterien besitzen.