Um eine Person als Interessent zu erfassen, gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Registerkarte Verband im Quellmenü auswählen
2. In das Hauptfenster wechseln und per Klick auf Neu ( ) in der Registerkarte Student die Eingabemaske öffnen

Eingabemaske vervollständigen: 1. Mit * markierte Felder müssen ausgefüllt bzw. ausgewählt werden. Da es sich hier um eine/n InteressentIn und keine/n Incoming-StudierendeN handelt, darf die Checkbox Incoming nicht angekreuzt werden! Beim Erfassen eines Studierenden wird auch dessen PersonenKZ und UID generiert (eine nachträgliche Änderung ist mit großem Aufwand verbunden und nur von AdministratorInnen durchführbar). 2. Per Klick auf Vorschlag laden wird geprüft, ob zu dieser Person bereits ein Datensatz vorhanden ist und gefundene Treffer daneben gelistet. Um die Inhalte des existierenden Datensatzes zu übernehmen (SVNR, Geburtsdatum, Kontaktdaten, etc.) ist der entsprechende Eintrag auszuwählen. Unmittelbar danach wird der Adressbereich der Eingabemaske um 3 Zusatzoptionen erweitert, um diese Daten zu bearbeiten. Wird der Datensatz gänzlich neu angelegt, ist stattdessen neue Person auszuwählen. Wird eine Person - trotz vorhandenem Datensatz - nochmals als „neu“ erfasst, kann dies zu Problemen beim Eintragen der SVNR oder der Verwendung von Zutrittskarten führen. 3. Per Klick auf Speichern werden die Eingaben übernommen.

Abbildung 2.2.: Formular InteressentIn anlegen

Ein Studierenden-Datensatz kann nur einmal pro Studiengang erstellt werden

Es besteht auch die Möglichkeit, sich direkt auf der website der FH Technikum Wien online zu bewerben, um Kontakt mit einem Studiengang aufzunehmen. erst wenn sämtliche Angaben korrekt vervollständigt und die erforderlichen Dokumente bereitgestellt sind, lässt sich der Vorgang abschließen. Im Zuge dessen erhält die jeweilige Assistenz eine automatische Benachrichtigung via E-Mail. Darin befindet sich auch ein entsprechender Link Bewerbung ins System übertragen, wodurch diese Daten in FAS übernommen werden. Anschließend wird die Person in FAS im Quellmenü in der Registerkarte Verband des Studiengangs in der Gruppe Prestudent gelistet.

1. Auswahl des Personendatensatzes: Wechseln Sie im Quellmenü zur Registerkarte Verband und wählen dort den gewünschten Studiengang. Öffnen Sie die Untergruppe PreStudent im erforderlichen Studienjahr und anschließend Interessenten. Im Hauptfenster werden nun die Daten der Interessentin/des Interessenten angezeigt.
   Prüfen Sie die vorhandenen Daten, vor allem in den Registerkarten Details bzw. Kontakt und vervollständigen sie diese erforderlichenfalls (häufig fehlerhaft oder fehlend: SVNR, Ersatzkennzeichen). Übernehmen Sie durchgeführte Änderungen per abschließendem Klick auf Speichern zu übernehmen.
   
   
2. Kontaktdaten prüfen in der Registerkarte Kontakt. Sowohl im Bereich Kontakt als auch Adressen muss bei zumindest einem Eintrag die Option „Zustellung“ mit „Ja“ angegeben sein (per Klick auf bearbeiten lassen sich die Details eines Eintrags aufrufen und die erforderliche checkbox an- bzw. abhaken).
   
   
3. Organisationsform für den PreStudenten setzen:
   Dieser Schritt ist für Studiengänge in verschiedenen Organisationsformen (beispielsweise VZ und BB) angeboten werden, erforderlich.
   
   Um eine Orgform zu definieren, wechselt man in die Registerkarte PreStudent und setzt im Bereich Status einen neuen Status Interessent. Per Rechtsklick auf diesen Eintrag lässt sich ein Kontextmenü aufrufen und die entsprechende OrgForm mittels DropDown auswählen.

Bereitstellung erforderlicher Dokumente seitens InteressentInnen:

Eine erstmalige Verifikation, ob die hierfür benötigten Dokumente vorhanden sind, findet automatisiert im Zuge der Online-Bewerbung statt, da diese (gemeinsam mit dem Nachweis eines gültigen Lichtbildausweises) verpflichtend zu übermitteln sind und werden anschließend in der Registerkarte Dokumente der betreffenden Person gelistet.
Benötigte Informationen für den Bereich ZGV der Registerkarte PreStudent sind dann entsprechend zu vervollständigen.

Art und Umfang sind für jeden Studiengang definiert, genaue Informationen hierzu können über die Studiengangsbeschreibungen auf der website oder persönlich bei der Studienberatung eingeholt werden. Die gesetzlichen Rahmenbestimmungen für Österreich finden sich §4 Abs.7 des FHStG idgF. Bei InteressentInnen, die noch keinen schriftlichen Nachweis über einen Abschluss besitzen (z.B. wenn Reifeprüfungszeugnis noch nicht ausgehändigt wurde,da ein Prüfungsantritt zu wiederholen ist), sollten Angaben zur ZGV dennoch möglichst frühzeitig eingegeben werden (das ZGV-Datum lässt sich nachträglich anpassen)

* Aufnahmeverfahren durchführen Nach positiver Prüfung der ZGV werden InteressentInnen zum Aufnahmeverfahren eingeladen. Ablauf und Umfang variieren bei den einzelnen Studiengängen. In den meisten Fällen sind diese zweistufig (elektronisch gestützter Reihungstest + anschließendes persönliches Interview). Systemseitig sind bis zu drei Aufnahmestufen erfassbar, da manche Studiengänge noch zusätzliche Aufnahmekriterien besitzen. * laden Sie den Interessenten per Mail zum Reihungstest (Aufnahmeverfahren) ein.
===== Studium unterbrechen und wiederaufnehmen ===== ==== Vorbedingung ==== Die Person hat den Status „Student“ (bzw. „Diplomand“) ==== Schritte in FH Complete ==== - Wählen Sie den Studierenden direkt im Studiengang (im linken Baum im FAS) - Wechseln Sie im Hauptfenster in den Registerreiter „PreStudent“ - Wählen Sie den Menüpunkt „Status ändern|–>Unterbrecher“ - TIPP: Erfassen Sie im Feld „Anmerkungen“ des Registerreiters „PreStudent“ den Grund für die Unterbrechung. - TIPP: Laden Sie das Anschreiben des Studierenden zur Beantragung der Studienunterbrechung im Registerreiter „Dokumente“ aus Gründen der Nachvollziehbarkeit als „Sonstiges Dokument“ hoch. - Verschieben Sie den Unterbrecher links im Baum in den Ordner „OB (Unterbrecher)“ HINWEIS: Der Studierende hat nun für den gewählten Studiengang den Status „Unterbrecher“. In anderen Studiengängen kann der Studierende immer noch als Student geführt sein/werden. ==== Mögliche weitere Schritte ==== Einen Unterbrecher wieder zum Studierenden machen. —- ===== Studium abbrechen ===== ==== Vorbedingung ==== Die Person hat den Status „Student“ (bzw. „Diplomand“) ==== Schritte in FH Complete ==== - Wählen Sie den Studierenden direkt im Studiengang (im linken Baum im FAS) - Wechseln Sie im Hauptfenster in den Registerreiter „PreStudent“ - Wählen Sie den Menüpunkt „Status ändern|–>Abbrecher“ - TIPP: Erfassen Sie im Feld „Anmerkungen“ des Registerreiters „PreStudent“ den Grund für den Abbruch. - TIPP: Laden Sie das Anschreiben des Studierenden zur Beantragung des Studienabbruchs im Registerreiter „Dokumente“ aus Gründen der Nachvollziehbarkeit als „Sonstiges Dokument“ hoch. - Verschieben Sie den Abbrecher links im Baum in den Ordner „OA (Abbrecher)“ HINWEIS: Der Studierende hat nun für den gewählten Studiengang den Status „Abbrecher“. In anderen Studiengängen kann der Studierende immer noch als Student geführt sein/werden. ==== Mögliche weitere Schritte ==== Ein Abbrecher kann nicht wieder zum Studierenden gemacht werden. Sollten Sie den Status „Abbrecher“ versehentlich gesetzt haben, können Sie diesen in der Registerkarte „Prestudent“ in der Gruppierung „Status“ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) wiederum entfernen. —- ===== Adress- und Kontaktdaten eines Studierenden ändern ===== ==== Vorbedingung ==== Student ist in FH Complete erfasst. ==== Schritte in FH Complete ==== - Wählen Sie den betroffenen Studierenden im Hauptfenster. (Der Studierende kann entweder über das Suchfeld gesucht werden oder im Fenster links durch Auswahl des entsprechenden Studiengangs und Semester gewählt werden.) - Registerreiter „Kontakte“ im Hauptfenster wählen - Führe Sie die hier beschriebenen Schritte durch. —- ===== Auslandsaufenthalt eines Studierenden erfassen (Outgoing) ===== ==== Vorbedingung ==== Der Studierende ist in FH Complete erfasst. ==== Schritte in FH Complete ==== - Wählen Sie den betroffenen Studierenden im Hauptfenster. (Der Studierende kann entweder über das Suchfeld gesucht werden oder im Fenster links durch Auswahl des entsprechenden Studiengangs und Semester gewählt werden.) - Führen Sie die hier beschriebenen Schritte durch.