Coodle hilft Ihnen dabei, Termine mit mehreren Personen zu organisieren. Sie sehen dabei die Verfügbarkeit der Personen und Räume. Dies führt zu einer schnelleren Terminfindung.

Auf der Startseite sehen Sie eine Übersicht über die aktuellen Umfragen an denen Sie beteiligt sind. Durch einen Klick auf „Neue Umfrage anlegen“ kann eine neue Umfrage erstellt werden.

Nachdem Sie einige Informationen zur Umfrage ausgefüllt haben, können Sie Terminvorschläge setzen.

Um Räume oder Personen zur Umfrage hinzuzufügen, klicken Sie in das Textfeld und tippen Sie den Namen der Person oder des Raumes in das Textfeld. Gefundene Elemente werden automatisch angezeigt und können mit einem Klick hinzugefügt werden. Nach dem Hinzufügen wird automatisch die Verfügbarkeit des Raumes / der Person im Kalender angezeigt.

Die Verfügbarkeit der Person wird der FreeBusy-URL entnommen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel FreeBusy

Sie können auch Personen zu einer Umfrage hinzufügen, die nicht im System vorhanden sind. Klicken Sie dazu auf „externe Person hinzufügen“ und füllen Sie dort den Namen und die E-Mail Adresse der Person aus.

Diese Personen werden auch per E-Mail verständigt und können ihre Terminzusage bekannt geben. Bitte beachten Sie, dass bei externen Personen keine Verfügbarkeitsinformationen im Kalender angezeigt werden.

Sie können nun über Drag&Drop Terminvorschläge im Kalender setzen. Klicken Sie dazu auf den blauen Termin im linken oberen Bereich des Fensters und ziehen diesen bei gedrückter Maustaste auf den Kalender.

Sie können die Terminvorschläge per Drag&Drop im Kalender verschieben, oder mit rechter Maustaste wieder entfernen.

Nachdem Sie ihre Terminvorschläge gesetzt haben, können sie die Umfrage starten. Über „Umfrage starten“ wird die Umfrage gestartet und alle Teilnehmer per Mail informiert. Nachdem Sie die Terminumfrage gestartet haben, können Sie keine Änderungen an den Terminen mehr vornehmen.

Die Teilnehmer können nun zusagen zu den vorgeschlagenen Terminen eintragen.
Als Organisator der Umfrage können Sie zusätzlich den Endtermin festlegen.

Sobald der Endtermin festgelegt wurde, werden alle Teilnehmer per E-Mail informiert und die Umfrage wird geschlossen.

Sollten sie einen Raum zur Umfrage hinzugefügt haben, wird dieser (sofern er zum Ende der Umfrage noch frei ist) automatisch für Sie reserviert. Wenn mehrere Räume zur Umfrage hinzugefügt wurden, wird kein Raum reserviert. In diesen Fällen reseriveren Sie den Raum bitte manuell über das CIS.