Dies ist eine alte Version des Dokuments!
Darunter sind technische bzw. administrative Maßnahmen vor dem Semesterwechsel zu verstehen, um notwendige Vorbereitungen für das nächste Studiensemester zu treffen.
Zeitpunkt und Umfang werden durch die einzelnen Studiengänge kommuniziert und anschießend von AdministratorInnen durchgeführt.
Um die Planung für das neue Studiensemester zu vereinfachen, kann die LE-Struktur eines Studiensemesters in das Folgesemester kopiert (vorgerückt) werden. Dies ist speziell dann sinnvoll, wenn sich gegenüber dem Vorjahr keine oder nur wenige Änderungen ergeben.
Diese werden seitens Studiengängen eingepflegt und abschließend durch ergänzende Informationen in den Anmerkungen und Notizen der jeweiligen LE vermerkt. Sind alle Lehreinheiten aktualisiert, werden sie zur Planung freigegeben.
Unter der Vorrückung der Studierenden wird die Eintragung eines Studierenden-Status sowie die Zuteilung zu Lehrverbandsgruppen für das nächste Studiensemester verstanden. Vorgerückt werden nur Personen, die als aktiv gekennzeichnet sind.
Die Vorrückung erfolgt nach Rücksprache und für jeden Studiengang einzeln.
Im Vorfeld sind hierbei folgende Schritte zu beachten und ggf. durchzuführen:
WiederholerInnen werden ebenso vorgerückt und vor Semesterbeginn in das entsprechende Studiensemester zurück verschoben.
Beispiel:
Maria Musterhaft ist im WS2016 Studentin im 1.Studiensemester und der Verbandsgruppe 1A1 zugeteilt.
Mit Vorrückung der Studierenden wird
Weiters ist zu beachten, dass
Es ist erforderlich bereits vor Semesterende zu wissen, welche Personen in das nächste Studiensemester aufsteigen. Da diese Information jedoch nicht für alle Studiengänge zur gleichen Zeit zur Verfügung steht, lässt sich die Vorrückung der manuell für jeden Studiengang einzeln durchgeführt werden. Die Information, welche Personen aufsteigen, ist unter anderem für folgende Dinge nötig:
TeilnehmerInnen von Spezialgruppen werden nicht vorgerückt. Werden im Folgesemester dieselben Spezialgruppen verwendet, müssen die Personen erneut manuell diesen Gruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung zu Lehrverbandsgruppen bleibt erhalten.
Ja, Studierende können die LV-Einträge des aktuellen sowie nachfolgenden Studiensemesters einsehen (d.h. im 3. Studiensemester sind Einträge des 3. und 4. Studiensemesters ersichtlich). Sie sind jedoch auch nach einer manuellen Vorrückung weiterhin ihrem bisherigen, aktuellen Semester zugeordnet. Erst nach systemseitig erfolgter Semesterumstellung, werden auch die Studierenden-Datensätze entsprechend verschoben und weitere Services wie E-Mail-Verteiler, CIS-Lehreverzeichnis etc. aktualisiert.
Studierende sehen in ihrem persönlichen LV-Plan die Einträge der Lehrverbandsgruppen, denen sie im aktiv laufenden Studiensemester zugeordnet sind, auch entsprechend im nächsthöheren. Die Einträge der Spezialgruppen werden erst bei Semesterwechsel angezeigt. Der Semesterplan eines Studienganges kann jederzeit in CIS → LV-Plan Hauptmenü, mittels Auswahl von Studiengang und -semester, aufgerufen werden.
Bei Personen die unbeabsichtigt vorgerückt wurden, muss der aktuelle Status wieder entfernt werden. Dies erfolgt in der Registerkarte PreStudent per Mausklick rechts auf den jeweiligen Statuseintrag (abhängig von Benutzerrechten)
Der Semesterwechsel liegt zeitlich zwischen Ende des aktuellen und Start des nachfolgenden Ausbildungssemesters. Der genaue Zeitpunkt variiert jährlich um +/- ein paar Tage, da er individuell berechnet wird.