Um eine Person als Interessent zu erfassen, gibt es folgende Möglichkeiten:

• Mittels Eingabemaske:
  

1. Registerkarte Verband im Listenfeld 1 auswählen.
2. Klick auf in der Registerkarte Student des Listenfeldes 2
3. Es öffnet sich die Eingabemaske.

Eingabemaske vervollständigen: 1. Mit * markierte Felder müssen ausgefüllt bzw. ausgewählt werden. Da es sich hier um eine/n InteressentIn und keine/n Incoming-StudierendeN handelt, darf die Checkbox Incoming nicht angekreuzt werden! Beim Erfassen eines Studierenden wird auch dessen PersonenKZ und UID generiert (eine nachträgliche Änderung ist mit großem Aufwand verbunden und nur von AdministratorInnen durchführbar). 2. Bei Klick auf Vorschlag laden wird geprüft, ob zu dieser Person bereits ein Datensatz vorhanden ist und gefundene Treffer daneben gelistet. Um die Inhalte des existierenden Datensatzes zu übernehmen (SVNR, Geburtsdatum, Kontaktdaten, etc) ist der entsprechende Eintrag auszuwählen. Wird der Datensatz gänzlich neu angelegt, ist stattdessen neue Person auszuwählen. Wird eine Person - trotz vorhandenem Datensatz - nochmals als „neu“ erfasst, kann dies zu Problemen beim Eintragen der SVNR oder der Verwendung von Zutrittskarten führen. 3. Per Klick auf Speichern werden die Eingaben übernommen.

Abbildung 2.2.: Formular Interessenten anlegen

Ein Studierenden-Datensatz kann nur einmal pro Studiengang erstellt werden

• Mittels Übernahme per E-Mail (Beispiel der FH Technikum Wien):
  Es besteht auch die Möglichkeit, sich direkt auf der website der FH Technikum Wien online zu bewerben, um Kontakt mit einem Studiengang aufzunehmen. Sind die Angaben korrekt vervollständigt und die erforderlichen Dokumente bereitgestellt, wird der Vorgang abgeschlossen und im Zuge dessen die jeweilige Assistenz via E-Mail darüber informiert. Darin befindet sich auch ein entsprechender Link Bewerbung ins System übertragen, wodurch diese Daten in die FAS-Eingabemaske übernommen werden.

Eine manuelle Statusänderung wird wie folgt durchgeführt:

1. Markieren des Personen-Datensatzes
2. Anpassen des Status-Eintrags per Klick auf Status ändern
   Der Inhalt des Auswahlfeldes ist vom aktuellen Status der Person abhängig. Es werden nur jene Stati angezeigt, welche - basierend am aktuellen Status der Person - definierbar sind.
3. Auswahl des neuen Status
   Es wird lediglich der Status eines Studierenden eingetragen, jedoch keine Änderung z.B. bei den Gruppenzuordnungen gemacht.

Abbildung 2.5.: Änderung Studierendenstatus

Ein Status-Eintrag bezieht sich stets auf das aktiv gewählte Studiensemester (wird in der Statusleiste links unten angezeigt)

Unter Inskription eines Studierenden versteht sich in FAS die Statusänderung Aufgenommener → Student. Während diesem Vorgang werden das Personen-KZ und die UID des neuen Studierenden generiert.

Die Inskription erfolgt im gleichen Semester wie der letzte Bewerbereintrag

Beispiel 1:

Eine Person hat sich als QuereinsteigerIn für das WS2017 beworben und wurde am 12.06.2017 mit Status Bewerber für den 3.Studienabschnitt des WS2017 eingetragen. Im Sommer des selben Jahres überlegt sie es sich nochmal anders und entschließt sich doch erst mit SS2018 zu beginnen, dann allerdings im 2.Studienabschnitt.
Um diesen Verlauf korrekt zu erfassen, sind sowohl der Status Bewerber als auch Aufgenommener für das 2. Sudiensemester im SS2018 zu erfassen, sofern die Person die Bewerbung positiv durchlaufen hat (erforderliche Dokumente zugesandt, Reihungstest positiv abgeschlossen). Mit Beginn des SS2018 wird zusätzlich noch der Status Student gesetzt und somit die Inskription systemseitig abgeschlossen.

Beispiel 2:

Eine Studierende des 3.Studiensemesters bekommt im SS2017 einen akuten Anfall von Frühjahrsmüdigkeit und will sich karenzieren lassen.
Hierfür wird mittels Status ändern der Status im SS2017 auf Unterbrecher gesetzt und als Ausbildungssemester 3 eingetragen.
Anschließend passt man man in der Registerkarte Details folgende Optionen an:

• das Studiensemester: 0,
• den Verband: B (für Unterbrecher) und
• die Verbandsgruppe: ist leer zu lassen

und übernimmt die Eingaben per Klick auf Speichern. Bei der nächsten Vorrückung wird dann der Status Unterbrecher im 3.Semester des WS2017 gesetzt, die Unterbrecherin selbst bleibt aber in der Gruppe 0B.

Nachfolgend beschriebene Korrekturmöglichkeit sollten nur in Ausnahmefällen verwendet werden. Standardmäßig sind Studierenden-Stati immer unter Status ändern zu bearbeiten

Per Rechtsklick auf einen Status-Eintrag können über ein Kontextmenü weitere Bearbeitungsschritte durchgeführt werden.