Unterschiede

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--- fas:studenten [2018/01/18 12:07]
pollmann [Studierende als InteressentIn erfassen]
+++ fas:studenten [2019/08/13 13:48]
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-[[fas:allgemeines|zurück zur Übersicht]]
-====== Studierende administrieren (FAS) ======
-===== Chronologische Abfolge der Studierenden-Stati =====
-{{ fas:fas_studstat.png |Studierenden-Stati}}
-===== Definition einzelner Studierenden-Stati =====
-  * **Interessent:** Person, die Interesse am Studiengang bekundet hat.\\ Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Geschlecht müssen eingetragen werden, der zugehörige Status wird beim Erstellen vergeben.
-  * **Bewerber:** Person, die den Reihungstest bestanden hat.\\ __Voraussetzung:__ Es muss sowohl ein Datum bei //Anmeldung zum Reihungstest// eingegeben als auch ein Haken bei //Zum Reihungstest angetreten// gesetzt sein.
-  * **Aufgenommener:** Person, die zum Studium zugelassen wird.\\ __Voraussetzung:__ Der Status //Bewerber// muss vorhanden sein.
-  * **Student:** Person, die im Studiengang inskribiert ist.\\ __Voraussetzung:__ \\
-      * bei Bachelorstudiengängen: //ZGV// (inkl ZGV-Datum), Status //Bewerber//
-      * bei Masterstudiengängen: //ZGV// + //ZGV Master// (inkl ZGV-Datum), Status //Bewerber// + Status //Absolvent// des Bachelorstudiums\\ müssen vorhanden sein.
-  * **Abgewiesener:** Person, die nicht zum Studium zugelassen wurde.
-  * **Abbrecher:** Studierende/r, welche/r das Studium ohne Abschluss beendet hat.\\ __Voraussetzung:__ Studierende/r muss eine UID besitzen und bei //Aktiv// darf kein Haken gesetzt sein!
-  * **Unterbrecher:** Karenzierte/r Studierende/r (unterbricht das Studium auf bestimmte Zeit). \\ __Voraussetzung:__ Studierende/r muss eine UID besitzen.\\ \\ {{:icon_achtung.png?30 |}} //Unterbrecher// können das Studium **nur im gleichen Studiensemester** fortsetzen und **nicht zurückgereiht** werden.
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-  * **Wartender:** BewerberIn auf einer Warteliste, welche/r nachrücken kann, wenn ein/e inskribierte/r Studierende/r bis kurze Zeit nach Beginn des Startsemesters ausfällt.\\ __Voraussetzung: __Status //Bewerber// muss vorhanden sein.
-  * **Diplomand:** Person, die das reguläre Studium positiv beendet hat und zum Antritt zur Abschlussprüfung berechtigt ist. \\ Die BIS-Meldung sieht vor, dass Studierende, die erst später zur Abschlussprüfung antreten,\\ - mit der **Semesteranzahl 50** (Status //Diplomand// 2-3 mal eingetragen)  für die **Absolvierung innerhalb eines Jahres** \\ - mit der **Semesteranzahl 60** (Status //Diplomand// ≥4 mal eingtragen) **für einen längeren Zeitraum**\\ gemeldet werden müssen.
-  * **Absolvent:** Person, die das Studium mit Abschluss beendet hat.\\ __Voraussetzung:__ Studierende/r muss eine UID besitzen und bei //Aktiv// darf kein Haken gesetzt sein!\\ \\ {{:icon_achtung.png?30 |}} Setzt man AbsolventInnen inaktiv, werden diese aus den E-Mail-Verteilern entfernt (E-Mail-Adressen sind davon unberührt).\\
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-==== Sonderform: 'Incoming- / Outgoing-Studierende' ====
-  * **Incoming:** Studierende anderer (Fach-)hochschulen, die hierzulande ein od. mehrere Studiensemester absolvieren.
-  * **Outgoing:** Studierende einer hiesigen (Fach-)hochschule, die ein od. mehrere Studiensemester in Ausland absolvieren.
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-===== Studierende als InteressentIn erfassen =====
-Um eine Person als //Interessent// zu erfassen, gibt es folgende Möglichkeiten:
-  *  **Mittels Eingabemaske**:\\
-  - Registerkarte //Verband// im Listenfeld 1 auswählen.
-  - Klick auf {{:icon_neu.png|}} in der Registerkarte //Student// des Listenfeldes 2
-  - Es öffnet sich die Eingabemaske.
-| {{fas:fas_interessent_form.png?350x714px|Formularaufruf }}    | **Eingabemaske vervollständigen:**\\ \\ 1.  Mit * markierte Felder müssen ausgefüllt bzw. ausgewählt werden.\\ Da es sich hier um eine/n InteressentIn und keine/n Incoming-StudierendeN handelt, darf die Checkbox //Incoming// nicht angekreuzt werden!\\ \\      {{:icon_achtung.png?25 |}} Beim Erfassen eines Studierenden wird auch dessen PersonenKZ und UID generiert (eine nachträgliche Änderung ist mit großem Aufwand verbunden und nur von AdministratorInnen durchführbar).\\ \\ 2.  Bei Klick auf //Vorschlag laden// wird geprüft, ob zu dieser Person bereits ein Datensatz vorhanden ist und gefundene Treffer daneben gelistet. Um die Inhalte des existierenden Datensatzes zu übernehmen (SVNR, Geburtsdatum, Kontaktdaten, etc) ist der entsprechende Eintrag auszuwählen.\\ Wird der Datensatz gänzlich neu angelegt, ist stattdessen //neue Person// auszuwählen.\\ \\     {{:icon_achtung.png?25 |}} Wird eine Person - trotz vorhandenem Datensatz - nochmals als "neu" erfasst, kann dies zu Problemen beim Eintragen der SVNR oder der Verwendung von Zutrittskarten führen.\\ \\ 3.  Per Klick auf //Speichern// werden die Eingaben übernommen.  |
-| **Abbildung 2.2.:** Formular //Interessenten anlegen//                     ||
-{{:icon_idee.png?30|}} Ein Studierenden-Datensatz kann nur einmal pro Studiengang erstellt werden\\
-  * **Mittels Übernahme per E-Mail** (Beispiel der FH Technikum Wien):\\ Es besteht auch die Möglichkeit, sich direkt auf der website der [[http://www.technikum-wien.at|FH Technikum Wien]] online zu bewerben, um Kontakt mit einem Studiengang aufzunehmen. Nachdem die Angaben korrekt vervollständigt und die erforderlichen Dokumente bereitgestellt wird der vorgang abgeschlossen und zeitgleich die jweilige Assistenz via E-Mail darüber informiert. Darin befindet sich auch ein entsprechender Link //Bewerbung ins System übertragen//, wodurch diese Daten in die FAS-Eingabemaske übernommen werden.
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-===== Statusänderungen =====
-==== Manuelle Änderung des Status ====
-Eine manuelle Statusänderung wird wie folgt durchgeführt:\\
-  - **Markieren des Personen-Datensatzes**
-  - **Anpassen des Status-Eintrags per Klick auf //Status ändern//**\\ Der Inhalt des Auswahlfeldes ist vom aktuellen Status der Person abhängig. Es werden nur jene Stati angezeigt, welche - basierend am aktuellen Status der Person - definierbar sind.
-  -  **Auswahl des neuen Status**\\ Es wird __lediglich der Status eines Studierenden eingetragen__, jedoch keine Änderung z.B. bei den Gruppenzuordnungen gemacht.
-{{fas:fas_stud_statusaend1.png|}}\\
-**Abbildung 2.5.:** Änderung Studierendenstatus
-{{:icon_achtung.png?30 |}} Ein Status-Eintrag bezieht sich stets auf das aktiv gewählte Studiensemester (wird in der Statusleiste links unten angezeigt)\\ \\
-Unter **Inskription eines Studierenden** versteht sich in FAS die Statusänderung //Aufgenommener// -> //Student//. Während diesem Vorgang werden das Personen-KZ und die UID des neuen Studierenden generiert.
-{{:icon_idee.png?30 |}} Die Inskription erfolgt im gleichen Semester wie der letzte Bewerbereintrag
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-__**Beispiel 1**:__\\
-Eine Person hat sich als QuereinsteigerIn für das WS2017 beworben und wurde am 12.06.2017 mit Status //Bewerber// für den 3.Studienabschnitt des WS2017 eingetragen. Im Sommer des selben Jahres überlegt sie es sich nochmal anders und entschließt sich doch erst mit SS2018 zu beginnen, dann allerdings im 2.Studienabschnitt. \\
-Um diesen Verlauf korrekt zu erfassen, sind sowohl der Status //Bewerber// als auch //Aufgenommener// für das 2. Sudiensemester im SS2018 zu erfassen, sofern die Person die Bewerbung positiv durchlaufen hat (erforderliche Dokumente zugesandt, Reihungstest positiv abgeschlossen). Mit Beginn des SS2018 wird zusätzlich noch der Status //Student// gesetzt und somit die Inskription systemseitig abgeschlossen.
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-__**Beispiel 2**:__\\
-Eine Studierende des 3.Studiensemesters bekommt im SS2017 einen akuten Anfall von Frühjahrsmüdigkeit und will sich karenzieren lassen.\\ Hierfür wird mittels //Status ändern// der Status im SS2017 auf //Unterbrecher// gesetzt und als Ausbildungssemester //3// eingetragen.\\ Anschließend passt man man in der Registerkarte //Details// folgende Optionen an:
-  * das Studiensemester: //0//,
-  * den Verband: //B// (für Unterbrecher) und
-  * die Verbandsgruppe: ist //leer// zu lassen
-und übernimmt die Eingaben per Klick auf //Speichern//. Bei der nächsten [[fas:vorrueckung|Vorrückung]] wird dann der Status //Unterbrecher// im 3.Semester des WS2017 gesetzt, die Unterbrecherin selbst bleibt aber in der Gruppe 0B.
-==== Weitere Korrekturmöglichkeiten ====
-{{:icon_achtung.png?30 |}}Nachfolgend beschriebene Korrekturmöglichkeit sollten **nur in Ausnahmefällen** verwendet werden. Standardmäßig sind Studierenden-Stati immer unter //Status ändern// zu bearbeiten
-Per Rechtsklick auf einen Status-Eintrag können über ein [[fas:prestudent&#kontextmenue| Kontextmenü]] weitere Bearbeitungsschritte durchgeführt werden.

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