Im FAS gibt es zwei Arten von Studierendengruppen: Lehrverbands- und Spezialgruppen.
Diese müssen vorab im Verwaltungstool VileSci erstellt werden.

Lehrverbandsgruppen sind maximal 3-stufig und bilden die Grundlage der Unterrichtsplanung, indem Studierende eines Jahrganges - je nach Anzahl - in kleinere Teile gegliedert werden:

• Semester: Der erste Teil definiert das Studiensemester, in dem sich ein/e Studierende befindet. Bei Bedarf kann hier jedoch auch zusätzlich eine Organisationseinheit verwendet werden, wie z.B. beim Studiensemester 0
  1. 0A für AbbrecherInnen
  2. 0B für UnterbrecherInnen
  3. 0I für Incoming-Studierende
  4. 0O für Outgoing-Studierende

• Lehrverband: Unterteilung des Semesters in Großbuchstaben, alphabetisch aufsteigend, beginnend mit A
• Gruppe: Weitere Unterteilung der Lehrverbände in Gruppen, numerisch aufsteigend, beginnend mit 1

Jede/r Studierende muss genau einer Lehrverbandsgruppe zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt durch einen Eintrag in der Karteikarte Details unter Student.

Spezialgruppen sind das organisatorische Bindeglied zwischen Studierenden und Lehrveranstaltungen, die außerhalb der Lehrverbandsstrukturen zugeteilt werden (z.B.: Wahlfächer).

Beispiel:
Der Studiengang 1 bietet ein Wahlfach XY an. Da dieses Wahlfach von Studierenden unterschiedlicher Lehrverbandsgruppen und/oder Studiengänge besucht werden kann, muss für diese Lehrveranstaltung eine eigene Spezialgruppe erstellt werden. Die Zuordnung der Studierenden erfolgt mittels Drag & Drop. Hierzu markiert man per Klick auf die linke Maustaste den jeweiligen Namen im Hauptfenster, und zieht diesen mit gedrückter Maustaste in die entsprechende Gruppe im Listenfeld. Sollte ein/e Studierender aus einem anderen Studiengang teilnehmen wollen, muss diese/r vorab mittels Personensuche ermittelt und anschließend in die Gruppe gezogen werden.

• Student aus Gruppe entfernen: (auch möglich, wenn mehrere Studenten markiert wurden) entfernt den Studenten aus einer Spezialgruppe. Dazu muss im linken Menü eine Spezialgruppe ausgewählt sein. Aus Lehrverbandsgruppen können die Personen auf diese Art nicht entfernt werden.

• E-Mail senden: Es wird ein E-Mail Fenster geöffnet, bei dem die markierten Studenten als Empfänger eingetragen sind.
  Wird der Eintrag 'E-Mail senden (intern)' gewählt, werden die Adressen der Hochschule eingetragen.
  Wenn der Eintrag 'E-Mail senden (privat)' gewählt wird, dann wird das E-Mail an die Zustell-E-Mail-Adresse gesendet, die unter Kontakt eingetragen wurde.
  Aus technischen Gründen ist die maximale Anzahl an Empfängern pro E-Mail begrenzt. Wenn diese Grenze überschritten wird, wird automatisch ein 2. E-Mail Fenster mit den restlichen Empfängern geöffnet.

• Personendetails anzeigen: zeigt eine Gesamtübersicht über die Person an (Wo hat er sich nicht beworben, In welchen Studiengängen studiert diese Person noch,…)