Die Arbeitsumgebung in FAS gliedert sich in drei Hauptbereiche:

Das Quellmenü (1) bietet Zugriff auf bestimmte Datenquellen, deren Inhalte über einzelne Registerkarten aufgerufen werden können. Per Klick auf Lehrende öffnet sich eine Listenansicht der erfassten LektorInnen. Diese kann als Gesamtanzeige (Lehrende → Alle) sowie gegliedert nach Studien- und Lehrgängen geöffnet werden.

• Verband: zeigt nur jene Studiengänge an, für die ein/e BenutzerIn entsprechenden Zugriffsrechte besitzt. Sind bei einem Eintrag weitere Untergruppen vorhanden, wird dies durch ein kleines Pfeil-Symbol links neben der Bezeichnung angezeigt.
  
  
  • PreStudent: bezeichnet Personen, welche noch nicht als regulär Studierende erfasst sind (lat. „pre“ = „vor“). Diese werden im jeweiligen Studienabschnitt, für welchen sie sich beworben haben, zugeordnet und darin entsprechend dem Aufnahmestatus gegliedert: Interessenten, Bewerber, Aufgenommen sowie Personen, die noch auf der Warteliste stehen bzw. eine Absage erhalten oder erteilt haben. Auch die Incoming-Studierenden aller Studiengänge dieses Studiensemesters werden hier gelistet.
    
    
  • Semester: zeigt alle Ausbildungssemester des gewählten Studiengangs inkl. deren Lehrverbänden und Gruppen, auch die inaktiven.
    
    

• Org.einheit: Darin werden für den Lehrbetrieb relevante organisatorische Einheiten gelistet (z.B. Institut, Studiengang, Abteilung etc.) und dementsprechend auch die angezeigten Inhalte des Hauptfensters gefiltert.
  
  

• Lehrende: Listet bereits via VileSci administrierte Personen, denen die Funktion „LektorIn“ zugeordnet wurde, anhand ihrer Kurzbezeichnungen. Per Klick auf Alle werden unterhalb alle erfassten LektorInnen angezeigt. Per Drag&Drop kann ein Eintrag auch einem Studiengang zugeordnet werden, um nicht immer erneut die Gesamtliste durchsuchen zu müssen. Diese Zuordnung bleibt so lange erhalten, bis dieser erneut aus dem Studiengang entfernt wird.

• Mitarbeitende: werden z.B. nach Anstellungsform und/oder Kompetenzbereich gelistet

Je nach gewählter Registerkarte im Quellmenü ändert sich der angezeigte Inhalt im Hauptfenster. Per Klick auf das Detailinfo-Symbol ( ) können in der aktiven Registerkarte zusätzliche Informationen eingeblendet werden, um die Orientierung und Suche innerhalb dieses Datenbereichs zu erleichtern.

Je nach ausgewählter Registerkarte ändert sich die darunter befindliche Menüleiste sowie der dargestellte Inhalt:

Angezeigter Inhalt: listet Datensätze der Studierenden entsprechend gewähltem STG, Studiensemester bzw. Gruppe im Quellmenü

Abbildung 23.8.: Menüleiste der Registerkarte Studierende

• Neu: Öffnet die Eingabemaske zur Erfassung neuer InteressentInnen.
• Neue Buchung: Öffnet die Eingabemaske zur Erfassung einer neuen Buchung in der Registerkarte Konto des aktiv ausgewählten Studierenden-Datensatzes.
• Status ändern: dient der Zuordnung eines weiteren Status innerhalb des aktiv ausgewählten Studierenden-Datensatzes (z.B. Absolvent)
• Export: Generiert ein Excel-Dokument mit den Daten der zuvor gewählten Studierenden. Ist kein bestimmter Datensatz markiert, werden alle angezeigten Studierenden-Datensätze ausgegeben
• Aktualisieren: Lädt die Anzeige des Hauptfensters neu.
• Suchen: filtert die Anzeige im Hauptfenster entsprechend der Eingabe im Suchfeld. Übereinstimmungen in den Feldern Vorname, Nachname, UID und PersonenKZ gelistet.
  • Suchen nach Zahlungsreferenz: Mit dem Key „#ref“ kann explizit nach Zahlungsreferenzen von Buchungen gesucht werden (z.B.: #ref BIF123456). Mehrere Keys können durch Leerzeichen getrennt eingegeben werden.
• Filter: Hier können die angezeigten Studierenden-Datensätze nach zusätzlichen Kriterien gefiltert werden.
  • Fehlende Dokumente: listet alle Studierende, bei denen noch Dokumente ausständig sind.
  • Offene Buchungen: listet alle Studierende mit ausständigen Zahlungen
  • nicht gebuchte Studiengebühr: listet alle Studierende, die im aktuellen Studiensemester noch keine Belastung mit einer Studiengebühr aufweisen (siehe Registerkarte Konto)
  • ZGV eingetragen ohne Datum: listet alle Studierende, bei denen die ZGV (siehe Registerkarte PreStudent) zugewiesen, jedoch noch nicht das entsprechende Datum angegeben wurde

Filter sind nicht gemeinsam mit einer Ergebnisliste der Suche anwendbar

Angezeigter Inhalt: Listet vorhandene+aktive Lehrveranstaltungen mit zugeordneten LE entsprechend der Vorauswahl im Quellmenü.

Abbildung 23.9.: Menüleiste der Registerkarte Lehrveranstaltungen

• Neue Lehreinheit: Erfassen einer LE zu einer im Hauptfenster markierten LV. Die Eingabe erfolgt im Datenbereich und wird per Klick auf Speichern abgeschlossen
• Löschen: Entfernt eine im Hauptfenster markierte LE, sofern diese nicht verplant wurde, andernfalls erscheint eine Fehlermeldung. Ein LV-Eintrag selbst kann nicht gelöscht sondern nur in VileSci deaktiviert werden (setzt AdministratorInnen-Rechte voraus)
• Aktualisieren: Lädt die Anzeige des Hauptfensters neu
• Lehrauftrag (): scheint nur auf, wenn im Quellmenü ein/e LektorIn vorausgewählt wurde (Registerkarte Lektor) und generiert ein Dokument (.pdf) aller vorhandenen Lehraufträge im aktiven Studiensemester.
• Aufklappen ( ): per Klick lassen sich angezeigte Modul-Einträge - in einem Zug - bis zu einzelnen Lehreinheiten öffnen

Je nach Auswahlmethode variiert die Anzeige im Hauptfenster und damit der Inhalt des generierten Lehrauftrags:

• Lektor → Alle → Kurzbz listet sämtliche LV-Einträge im aktiven Studiensemester, denen die Person mittels LE zugewiesen ist
• Lektor → STG → Kurzbz listet die LV-Einträge gefiltert entsprechend dem vorausgewählten STG

Angezeigter Inhalt: listet MitarbeiterInnen gefiltert entsprechend der Auswahl im Quellmenü

Abbildung 23.10.: Menüleiste der Registerkarte MitarbeiterInnen

• Neu: Öffnet die Eingabemaske zur Erfassung neuer MitarbeiterInnen.
• Export: generiert ein Excel-Dokument mit den Daten der zuvor gewählten MitarbeiterInnen. Ist kein bestimmter Datensatz markiert, werden alle ausgegeben.
• Aktualisieren: Lädt die Anzeige des Hauptfensters neu.
• Suchen: filtert die Anzeige im Hauptfenster entsprechend der Eingabe im Suchfeld. Übereinstimmungen in den Feldern Vorname, Nachname, UID und Personalnummer werden im Hauptfenster gelistet.

Der angezeigte Inhalt ist von der Auswahl im Hauptfenster abhängig und stellt Eingabe- bzw. Bearbeitungsmöglichkeiten für entsprechende Detailinformationen zur Verfügung:

Abbildung 23.2.: FAS Statusleiste

• Studiensemester : Mit den Pfeiltasten kann zwischen vergangenen und zukünftigen Studiensemestern gewechselt werden. Mittig wird immer die aktuelle Auswahl angezeigt und per Klick übernommen.

• Datenbankanzeige: Zeigt den Namen der aktuell verwendeten Datenbank an.

FAS bitte nur einmal ausführen! Gleichzeitiges Arbeiten mit mehreren Instanzen kann zu Aktualisierungsproblemen beim Wechsel der Studiensemester führen.