fas:bis-studmeldung []

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====== Die Studierendenmeldung ======

==== Was ist die BIS-Meldung? ====

Alle Fachhochschulen Österreichs müssen zweimal jährlich eine "**B**ereitstellung von **I**nformationen über
den **S**tudienbetrieb" in Form einer Datenmeldung an die AQ Austria durchführen.

Die BIS-Meldung ist eine **Stichtagsmeldung** - d.h. die Daten, welche **jeweils am 15.04. und 15.11. an die AQ Austria übermittelt** werden, sind ausschlaggebend. 

Es empfiehlt sich daher, die **Studierendendaten** (FAS) **bereits unter dem Studienjahr regelmäßig** zu **kontrollieren**, um mögliche Fehler bis zum Meldestichtag zu reduzieren. Fehler, die bis dahin nicht behoben wurden, müssen in der Meldephase (= zwischen 15. und 30. desselben Monats) nachträglich bereinigt bzw. korrigiert werden.



==== Welche Daten werden gemeldet? ====

Im Rahmen der Studierendenmeldung werden Informationen zu
  * aktiv Studierenden, Absolventen, Abbrechern / Unterbrechern (am 15.11. zusätzlich Anfängern und Bewerbern)
  * Studierendenmobilität (Incomings, Outgoings und Gemeinsame Studien)
  * außerordentlich Studierenden
  * Double Degree-Studierenden
an die AQ Austria übermittelt. 



Am 15.04. erfolgt neben der Studierendenmeldung zusätzlich auch 
  * die Personalmeldung
  * die Forschungs- und Projektdatenmeldung
an die AQ Austria. 

\\
==== Plausibilitätsprüfung in FAS ====

FAS bietet die Möglichkeit, die zu meldenden Daten ab Semesterbeginn mit Hilfe der //Plausibilitaetsprüfung// laufend zu kontrollieren. Somit lassen sich fehlende bzw. fehlerhafte Datensätze rechtzeitig ergänzen bzw. richtigstellen.

{{:fas_bis_studenten1.png| }}\\ 
**Abbildung 21.1.:** Aufruf Plausibilitätsprüfung //Student//

Im Zuge dessen werden die zu korrigierende Datensätze inkl. Details in einem separaten Browser-Fenster gelistet.

{{:icon_idee.png?25 |}} Diese Prüfmethode dient der laufenden Datenkontrolle und -pflege und listet **sämtliche vorhandenen u. gefundenen Fehler**. Trotzdem können im Zuge des Hochladens auf die website der [[https://www.aq.ac.at|AQ Austria]] weitere Fehlermeldungen auftreten, da diese umfangreicher überprüft.

\\
==== Erzeugen der XML-Datei in FAS ====

Bis November 2022 wurden die Studierendendaten für die BIS-Meldung manuell auf dem Portal der AQ Austria hochgeladen. Seit der Meldung 15.11.2022 werden die Daten automatisiert via Datenverbund an die AQ übermittelt, mit dem seitens der teilnehmenden Fachhochschulen ein täglicher automatisierter Datenaustausch stattfindet.

Das Generieren des Melde-xml ist dennoch unverändert möglich, zumal damit auch gleichzeitig eine Überprüfung auf BIS-relevante Fehler in den Datensätzen durchgeführt wird.

Nach Auswahl des gewünschten Studiengangs im Quellmenü wird mittels **//BIS// -> //Student// -> //Meldung generieren//** die zugehörige //BIS-Meldungsübersicht// in einem separaten Browser-Fenster geöffnet:


{{fas:fas_bis_meld-stud.png| Eine Studierendenmeldung generieren}}\\ 
**Abbildung 21.2.:** Studierendenmeldung in FAS generieren


Die Tabelle zeigt die **Gesamtanzahl an Studierenden, gegliedert nach Studiensemester** sowie die vergebenen Studierenden-Stati. Die Tabelle umfasst 8 Spalten, wobei 1-8 für die höchstmögliche Anzahl an Studienabschnitten im Rahmen eines regulären (Bachelor-)Studiums stehen. Inhalte werden jedoch nur in jenen Spalten angegeben, die für den Meldeszeitraum relevant sind.

Die letzte Zeile beinhaltet die Anzahl der BewerberInnen, d.h. all Personen, die seit der letzten BIS-Meldung\\  - den **Status //Bewerber// erhalten** und\\ 
- das Feld **//Zum Reihungstest angetreten//** in der Registerkarte //PreStudent// **angehakt** haben.\\ Im rot hinterlegten Feld der letzten Spalte scheint zusätzlich die Anzahl gefundener Fehler auf.

Die **Studiensemester 50 und 60** stehen für Personen, welche ihre **Abschlussprüfung nicht in der regulären Studienzeit gemacht**, sondern ein oder mehrere Semester überzogen haben.
Die BIS-Meldung sieht vor, dass Studierende, die erst später zur Abschlussprüfung antreten,\\ - mit der **Semesteranzahl 50** (Status //Diplomand// 2-3 mal eingetragen)  für die **Absolvierung innerhalb eines Jahres** \\ - mit der **Semesteranzahl 60** (Status //Diplomand// ≥4 mal eingtragen)** für einen längeren Zeitraum**\\ gemeldet werden müssen.

Fehler (gelistet unter **//Nicht plausible BIS-Daten//**) sind **unbedingt seitens Studiengang vor dem Upload** auf die Website der [[https://www.aq.ac.at|AQ Austria]] zu **beheben**. Die enthaltenen Werte bei den einzelnen Stati sollten durch Studiengang bzw. die STGA nochmal __auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft__ werden.


Erst danach kann per Klick auf //XML-Datei für BIS-Meldung Stg .. // die entsprechende Datei lokal auf dem Rechner gesichert werden. Sie enthält alle melderelevanten Informationen, welche später zur Kontrolle und entgültigen Meldung auf die Website der [[https://www.aq.ac.at|AQ Austria]] geladen werden.


{{:icon_achtung.png?30 |}} **Fehlerhafte bzw. fehlende Datensätze** werden **nicht in der XML-Datei erfasst** und damit auch **nicht gemeldet**\\ \\

\\
==== Die Website der AQ Austria ====

Über den Menüpunkt //LOGIN EXTRANET// erfolgt die Anmeldung mit entsprechendem Benutzernamen und Passwort.\\

Per Klick auf //Applikation starten// werden anschließend sämtliche Studiengänge gelistet, für deren Bearbeitung die angemeldete Person über die nötigen Berechtigungen verfügt. Per Klick auf //Upload// kann die ausgewählte BIS-Meldedatei hochgeladen werden.

{{fas:fas_bis_aq_gui.jpg| Arbeitsoberfläche nach Login bei AQ Austria }}\\ 

**Abbildung 21.8.:** Arbeitsoberfläche nach Login bei AQ Austria\\

Per Klick auf **//Anlagen//** wird auf eine Seite mit Übersichtstabellen verwiesen. Die dort enthaltenen Daten / Zahlen sollten - vor allem während der Meldezeit - kontrolliert werden, um sicherzugehen, dass sie vollständig und korrekt sind bzw sie andernfalls in Rücksprache mit dem HelpDesk der AQ Austria zu berichtigen.
\\
\\

Nach Auswahl der hochzuladenden Datei (//Durchsuchen...// => //Pfad/zur/Datei//) wird diese per Klick auf //Upload und Validierung// auf den Server der [[https://www.aq.ac.at|AQ Austria]] übertragen.\\ \\

Ist der Upload beendet, zeigt eine Statusmeldung ob die Durchführung erfolgreich bzw. fehlerhaft war. 

==== Fehlerkorrektur ====

Gefundene Fehler können in einem gesonderten Error-xml heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Möchte man einen Eintrag direkt aus dem Anwendungsfenster entfernen, ist dieser zu markieren und der Vorgang per Klick auf //Löschen// zu bestätigen. 

Meist ist jedoch eine Fehlerkorrektur im entsprechenden Datensatz in FAS erforderlich. Hierzu empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
  * Öffnen der gespeicherten Datei in einem separaten Fenster
  * Kopieren der PersKz eines Studierenden aus einem Fehlereintrag
  * Einfügen dieser PersKZ in das Suchfeld der Registerkarte //[[fas:grundlagen#listenfeld2_(hauptmenue)|Studenten]]//
  * Prüfen bzw. Beheben der Fehlerquelleim 

Sind die angezeigten Fehler beseitigt, kann als Gegenüberprüfnug mittels //BIS// -> //Student// ->//Meldung generieren// eine neue BIS-Meldungsübersicht generiert werden. Ist diese fehlerfrei, ist der Upload auf die Website der AQ Austria erneut durchzuführen. 

{{:icon_achtung.png?30 |}} Da die Daten über den Datenverbund an die AQ Austria übermittelt werden, sind geänderte Datensätze (nach Fehlerbehebung) zuerst beim Datenverbund zu melden. 

Das erfolgt 
  * entweder automatisiert einmal täglich (dh eine Kontrolle, ob die Daten fehlerfrei sind, ist erst am Folgetag möglich)
  * oder man meldet die geänderten Daten einzeln direkt an Datenverund (über die DVUH-Schnittstelle bzw. der entsprechenden Oberfläche in FHC)


Der Vorgang (Fehlerbehebung - Datenkontrolle) ist so oft zu wiederholen, bis Import+Upload auf der AQ Webseite fehlerfrei möglich sind. 

{{:icon_achtung.png?30 |}} Wirkt sich die Fehlerkorrektur gewisser Daten(sätze) auf eine vorangegangene BIS-Meldung aus, ist eine Nachmeldung bei der [[https://www.aq.ac.at|AQ Austria]] erforderlich

\\

==== Fehlermeldungen - Übersicht ====


^ ^ ErrorText ^ Bedeutung ^ Korrekturschritte ^ ^
|1|//Wenn das letzte AufenthaltBis = NULL muss es einen aktuellen IO-Datensatz geben//| Betrifft Datensätze von Incoming/Outgoing-Studierenden\\ \\ a) bei der letzten BIS-Meldung nicht od. ohne "Bis"-Datum gemeldet\\ \\ b) bei der letzten BIS-Meldung wurde ein anderes "Von"-Datum gemeldet\\ \\ c) Haken bei //Bismelden// wurde fälschlicherweise entfernt| a)+ b) das Datum ist nachträglich zu korrigieren und bei der AQ Austria nachzumelden\\ \\ c) Häufig, wenn Entfernung nachträglich erfolgt (bereits durchgeführte BIS-Meldung + aktiver Status "//Student//" werden erkannt) Damit diese/r Studierende bei der nachfolgenden Meldung erfasst wird, ist der Haken erneut zu setzen|
|2|//Studierende mit letztem StudStatusCode = "1" oder "2" müssen bei der aktuellen Meldung gemeldet werden//| entweder noch ein Fehler bei der //Plausibilitätsprüfung// oder es gibt noch keinen aktuellen Status|beim Status //Abbrecher//\\ - entweder das Datum des letzten Status auf 1 Tag nach der letzten BIS-Meldung ändern (16.04. bzw. 16.11.)\\ - oder => //Punkt 5//|
|3|//Bei StudienanfängerInnen (ausgenommen Incoming-Studierende), muss die dritte Stelle des Personenkennzeichens zum Meldedatum = 15.11.JJJJJ gleich "1" bzw. zum Meldedatum = 15.04.JJJJ+1 gleich "2" sein//|StudierendeR hat Studium erst nach der letzten BIS-Meldung aufgenommen und muss nachgemeldet werden|Wenn falsch eingetragen, BeginnDatum des Studiums korrigieren\\ \\ => Nachmeldung an DV+AQ Austria erforderlich!|
|4|//Das Beginndatum muss kleiner als das aktuelle Meldedatum und größer als das vorangegangene sein//|Datum des (ersten) Statuseintrags //Student// muss zeitlich **nach** letzten BIS-Meldung liegen| Beginn-Datum korrigieren:\\ 1) Studierenden-Datensatz in FAS öffnen\\ 2) unter //PreStudent// -> Statuseintrag //Student// markieren\\ 3) per Rechtsklick //Bearbeiten// auswählen\\ 4) //Datum// anpassen\\ \\ => Nachmeldung an DV+AQ Austria erforderlich!|
|5|//Die Folge letzter und aktueller StudStatusCode bzw. letztes und aktuelles Ausbildungssemester ist falsch//|a) häufig bei //Diplomanden//, wenn Statusreihenfolge nicht korrekt|a+b) Statusreihenfolge muss wie folgt lauten:\\ \\ SS2022 - //Student// im letzten Sem\\  SS2022 - //Diplomand// im letzten Sem\\ WS2022 - //Diplomand// im letzten Sem|
|:::|:::|b) bei //Diplomanden/Absolventen//:\\ haben gleichnamigen Status noch nicht erhalten, sondern sind weiterhin als //Student// erfasst|:::|
|:::|:::|c) bei der letzten BIS-Meldung wurde ein anderes Studiensemester gemeldet|c) das zuletzt gemeldete Studiensemester unter\\  //Datenexport// -> //Studierende// prüfen|
|:::|:::|d) möglich, dass StudierendeR\\ bereits im 2.Sem (SS2021) gemeldet war,\\ dann im 1.Sem (WS2021) wiederholt und\\ im 1.Sem (WS2022) abgebrochen hat|d) Status ändern:\\ 1) WS2021 - //Student// 1.Sem -> **entfernen**und\\ 2) Studiensemester bei Status //Abbrecher// auf //2.Sem// ändern|
|6|//Der gemeldete NationenCode muss in der Tabelle INTERNAT vorkommen//|Es wurde bei Heimatland ein Land ausgewählt, dass es nicht gibt / nicht stimmt|Eingabe kontrollieren bzw. anpassen|
|7|//Invalid Child Element (StudiengangStamm/StudiengangDetail)//|tritt meist bei STG mit mehreren Org-Formen auf (zB VZ,BB,DL)\\ bzw. Incoming-Studierenden, wo keine Org-Form zugewiesen wurde|Im HTML-File prüfen, was bei //StudiengangStamm// angegeben ist - z.B.:\\ <code html>
<Erhalter>
<ErhKz>005</ErhKz>
<MeldeDatum>15042011</MeldeDatum>
<StudierendenBewerberMeldung>
**<StudiengangStamm>**
 <StgKz>331</StgKz>
 <StgArtCode>2</StgArtCode>
 <OrgFormCode>3</OrgFormCode>
  <StudiengangDetail>
   <OrgFormTeilCode>2</OrgFormTeilCode>
  <StgStartSemCode>1</StgStartSemCode>
...
..</code>\\ 1) PersonenKZ des fehlerhaften Studierenden suchen (am Ende zu finden)\\ 2) in FAS zugehörigen Studierenden-Datensatz in FAS aufrufen\\ 3) unter //PreStudent// -> //Status// Eintrag markieren + per Rechtsklick //Bearbeiten// bestätigen\\ 4) unter //Organisationsform// zutreffende auswählen und per Klick auf //Speichern// bestätigen|
|8|//Im StudiengangStamm-Container wurde ein falscher OrgFormCode gemeldet//| Die angegebene Ziffer ist falsch bzw keiner OrgForm zugeordnet;\\ evtl. wurde die Anzahl der Studiensemester bei diesem Studiengang geändert|Eingabe kontrollieren|
|9|//Bei Studierenden, die ihr Studium vor dem 15.11.2021 begonnen haben muss der Ausstellungsstaat leer sein//| |In der Registerkarte //PreStudent// -> //Ausstellungsstaat// das Land löschen|
|10|//Das Ausbildungssemester "60" darf erst dann gemeldet werden, wenn zuvor 2-mal das Ausbildungssemester "50" gemeldet wurde//|StudierendeR wurde öfter als 3-mal als //Diplomand// gemeldet|evtl Status von //Diplomand// auf //Unterbecher// ändern|
|11|//Bei StudienanfängerInnen mit StgStartSemCode = "1" und MeldeDatum = 15.11.JJJJ müssen die beiden ersten Stellen des PersonenKZ mit den letzten beiden Stellen des Meldejahres übereinstimmen//|PersonenKZ ist falsch|Änderung nur durch AdministratorInnen möglich; AnsprechartnerInnen aufsuchen|
|12|//Wenn das Ausbildungssemester kleiner als 50 ist, dann darf es nicht größer als die Regelstudiendauer sein//|STG hatte bisher weniger Studiensemester\\ –> zwischenzeitl. wurde Curriculum geändert\\ –> Studierende unterliegen noch bisherigem Curriuculum\\ –> daher 'Fehlermeldung',dass dieses Studiensemester nicht existiert|Änderung nur durch AdministratorInnen möglich; AnsprechartnerInnen aufsuchen|
|13|//Die Folge letzter und aktueller StudStatusCode bzw. letztes und aktuelles Ausbildungssemester ist falsch//|häufig bei aktivem Status //Unterbrecher// od. //Abbrecher//| Statusreihenfolge soll wie folgt lauten:\\ SS2021 -  //Unterbrecher//\\ WS2021 - //Student// - 1.Sem\\ SS2022 - //Student// - 2.Sem\\ WS2022 - //Student// - 1.Sem\\ \\ Person war bereits //Student// im 2.Sem, wurde dann ins 1.Sem zurückgestuft und hat dadurch Status //Unterbrecher// od. //Abbrecher// erhalten:\\ \\ a) Status WS2021 - //Student// im 1.Sem -> löschen\\ b) Status SS2022 - //Unterbrecher// im 1.Sem -> auf 2.Sem ändern und in den Anmerkungen eintragen, dass im 1.Sem unterbrochen wurde\\ \\ D.h. den Status //Abbrecher// auf das Semester abändern, dass zuletzt gemeldet wurde - z.B.:\\ //Abbrecher// 2.Sem.\\ //Student// 1.Sem\\ //Student// 2.Sem -> zuletzt gemeldet\\ //Student// 1.Sem|
|14|//The 'OrgFormCode' element is invalid - The value '3' is invalid according to its datatype 'Integer' - The Enumeration constraint failed. (poppt gleich beim Hochfahren auf)//| Der/Dem Studierenden wurde keine OrgForm (VZ/BB), oder eine falsche (VBB) zugeordnet|Im FAS unter //BIS// -> //Student// -> //Meldung generieren//, Studierendenliste nach Person ohne OrgForm durchsuchen und anschließend in FAS korrigieren|
|15|//Das Ausbildungssemester darf für aktive Studierende (StudStatus 1) nur 2-mal (nur bei 2 Meldungen) den Wert "50" aufweisen//|StudierendeR ist bereits ≥3 Studiensemester mit Status //Diplomand// erfasst\\ \\ erfolgt die BIS-Meldug in den darauffolgenden 2 Jahren in "Semester 50". Benötigt ein/e StudierendeR länger für seinen Abschluss, wird ab dem 3.Jahr in "Semester 60" gemeldet (bis zum positiven Studienabschluss)| \\ Es wurde nachträglich ein Statuseintrag //Diplomand// (z.B. SS2012 ) entfernt. Muss nochmals eingegeben werden, anschließend ist die Datei erneut auf die website der AQ Austria hochzuladen\\ \\ **Zusatzinfo Diplomanden:** Ein/e StudierendeR hat den "gewöhnlichen" Status //Diplomand// nur, wenn vor dem 15.11. //Absolvent// wird bzw. innerhalb der Regelstudiendauer abschließt|
|16|//Der gemeldete NationenCode muss ein gültiger Eintrag der Spalte "NATIONCODE" sein und die Spalte "SPERRE" darf nicht den Wert "*" enthalten//|In der Registerkarte //Details// -> //Staatsbürgerschaft// steht ein Land, dass es so nicht mehr gibt, zB "Serbien/Montenegro"|Bezeichnung des Landes anpassen unter \\   a) //Details// -> //Land// (z.B. auf "Serbien" ändern)\\   b) //Kontakt// -> //Bearbeiten// -> //Nationen// ->  gleiches Land auswählen|
|17|//Bei aktiven Studierenden innerhalb der Regelstudiendauer muss das Ausbildungssemester im Wintersemester ungerade und im Sommersemester gerade sein//| Meist bei Diplomanden/Absolventen, die diesen Status zu spät erhalten haben und **bereits manuell mit Status //Student// ins WS [[vilesci:vorrueckung|vorgerückt]]** wurden -> Studierende besitzen somit einen falschen Status im 4./6. Studiensemester (je nach Studientyp)| Korrektur der Statusreihenfolge bei __Bachelorstudien__:\\ \\ Falsch:\\ WS2021 - //Diplomand// - 6.Sem\\ WS2022 - //Student// 6.Sem -> **Status entfernen**\\ SS2022 - //Student// - 6.Sem\\ \\ Richtig:\\ WS2015 - //Diplomand// - 6.Sem\\ SS2015 - //Student// - 6.Sem\\ \\ \\ Korrektur der Statusreihenfolge bei __Masterstudien__:\\ \\ Falsch:\\ WS2022 - //Diplomand// - 4.Sem\\ WS2022 - //Student// - 4.Sem -> **Status entfernen**\\ SS2023 - //Student// - 4.Sem\\ \\ Richtig:\\ WS2023 - //Diplomand// 4.Sem\\ SS2023 - //Student// - 4.Sem\\ \\ Sollte die Fehlermeldung nach Korrektur + erneutem Hochladen der Datei auf die website der AQ Austria weiterhin aufscheinen, muss dem Studierenden-Datensatz noch ein Status hinzugefügt werden:\\ SS2023 - //Diplomand// im letzten Sem|
|18|//Wenn der StudStatusCode = 1 und das Ausbildungssemester der letzten Meldung = Regelstudiendauer und der StudStatusCode der letzten Meldung = 1, dann muss der Ausbildungssemester der aktuellen Meldung = 50 oder Regelstudiendauer -1 (Wiederholer/in) sein.// \\ \\ **=> meist gekoppelt mit folgender Fehlermeldung:**\\  //Die Folge letzter und aktueller StudStatusCode bzw. letztes und aktuelles Ausbildungssemester ist falsch
//|Beim betreffenden Studierenden stimmt die Status-Reihenfolge nicht.\\ \\ Häufig ist entweder ein Statuseintrag //Student// zuviel gesetzt (Folge der Studierendenvorrückung) oder es fehlt der Statuseintrag //Diplomand//| Statuseinträge berichtigen\\ => Status "//Student//" kann nur durch LV-Planung entfernt werden|
|19|//Bei der erstmaligen Meldung eines/r Studierenden darf der StudStatusCode nicht in der Enumeration [3,4,5] enthalten sein.//|StudierendeR hat im 1.Sem begonnen und gleich wieder (oder vor der ersten BIS-Meldung) abgebrochen|Haken im Studierendendatensatz bei //Bismelden// in der Registerkarte //PreStudent// entfernen|
|20|//Die folgenden Attribute dürfen sich im Vergleich zur vorhergehenden BIS-Meldung nicht ändern:\\ \\ BeginnDatum \\ BeendigungsDatum \\ ZGV-Datum \\ ZGV-Code \\ etc.//|"Klassischer Fehler", wenn bei der letzten BIS-Meldung etwas anderes gemeldet wurde, als in FAS angegeben| => BIS-HelpDesk kontaktieren|
|21|//Wenn der aufenthaltVon der vorangegangenen BIS-Meldung = NULL und AufenthaltVon der aktuellen BIS-Meldung <> NULL muss AufenthaltVon der aktuellen BIS-Meldung > Meldedatum der Vorangegangenen BIS-Meldung und <= Meldedatum der aktuellen BIS-Meldung sein.//| Betrifft Incoming/Outgoing-Datensätze\\ das "Von"-Datum (//FAS -> In/Out//)wurde seit der letzten BIS-Meldung geändert| Entweder\\ 1) Studierenden-Datensatz via FAS ausrufen\\ 2) in Registerakrte //In/Out// "Von"-Datum korrigieren\\ \\ oder => //Punkt 1// der ErrorTexte Allgemein|
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