Mit der BIS-Meldung verpflichten sich ErhalterInnen von Fachhochschulen und Universitäten zur regelmäßigen Bereitstellung bestimmter Informationen betreffend des Studienbetriebes. Die Daten sind gem. FH BIS-Verordnung Vers. 30.7.2012, in vorgegebenen Zeiträumen Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria (AQ Austria) zu übermitteln:

• April: Studierendendaten ( => siehe BIS-Meldung / Studenten) und Daten durchgeführter F&E-Projekte
• November: Studierenden- und Lehrpersonaldaten ( => siehe BIS-Meldung / MitarbeiterInnen)

Innerhalb dieses Zeitraums können die in FAS generierten XML-Dateien probeweise auf die Website der AQ Austria geladen und validiert werden. Dies lässt sich so oft wiederholen, bis die Prüfung fehlerfrei durchgeführt und positiv abgeschlossen wird.

Ab diesem Zeitpunkt sind die BIS-relevanten Daten bis inkl. 30. des Meldemonats an die AQ Austria zu übermitteln.

Mit Stichtag des Meldemonats werden die Bearbeitungs-Stati wieder zurückgesetzt. Die zu meldenden Dateien müssen innerhalb der regulären Meldephase erneut auf die Website geladen und die Prüfung positiv abgeschlossen werden.

Bei der BIS-Meldung im November werden neben den Studierenden- auch die MitarbeiterInnendaten übermittelt.

Im Rahmen der MitarbeiterInnenmeldung werden Informationen zu allen aktiven MitarbeiterInnen an die AQ Austria übermittelt - (Ferial-)PraktikantInnen sind davon ausgenommen.

• checkVerwendung: Prüft die vorhanden Verwendungen auf Plausibilität. Hier werden keine Daten verändert oder entfernt, sondern lediglich Warnungen ausgegeben.
• checkFunktion: Generiert aufgrund der Lehraufträge die BIS-Funktionen (bis.tbl_bisfunktion). Wenn bereits Einträge vorhanden sind, werden diese aktualisiert bzw. anderfalls neu angelegt. Funktionseinträge, ohne gültigen Lehrauftrag werden *angezeigt aber nicht automatisch gelöscht. Es wird allerdings der SQL Befehl angezeigt, mit dem diese Funktionen gelöscht werden können.
• Import: Hier kann man die Verwendungen und Funktionen anhand der vorjährigen BIS-Meldung importieren. Dazu wird die Mitarbeiter-Meldung des Vorjahres hochgeladen:
  • Funktionen werden ins System importiert (…wenn eine passende Verwendung gefunden wurde oder bei dieser Person keine andere Verwendung existiert. Wenn eine Verwendung gefunden wurde, diese aber nicht mit derjenigen aus der BIS-Meldung übereinstimmt, werden die zugehörigen Funktionen nicht angelegt)
  • Verwendungen werden nur ins System importiert wenn KEINE Verwendung für die Person vorhanden ist.

Es werden nur Verwendungen/Funktionen importiert. Die anderen BIS-Daten werden hier nicht berücksichtigt.

Im Menüpunkt BIS befindet sich unter Mitarbeiter mit textslMeldung generieren der Aufruf zur Erzeugung der xml-Datei für die BIS-Personalmeldung. Als Ergebnis zeigt es dann folgende Daten an:

• Gesamtanzahl der MitarbeiterInnen
• Anzahl der MitarbeiterInnen mit echtem Dienstvertrag
• Anzahl der MitarbeiterInnen mit freiem Dienstvertrag
• Auflistung von Dateninkonstistenzen unter der Überschrift Nicht plausible BIS-Daten (für Meldung XXXX)

Per Klick auf den Link unterhalb kann die XML-Datei für die Personalmeldung lokal gespeichert werden. Der Upload auf die website der AQ Austria erfolgt in gleicher Weise wie bei der Meldung von Studierendendaten.