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Mit der BIS-Meldung verpflichten sich ErhalterInnen von Fachhochschulen und Universitäten zur regelmäßigen Bereitstellung bestimmter Informationen betreffend des Studienbetriebes. Die Daten sind gem. FH BIS-Verordnung Vers. 30.7.2012, in vorgegebenen Zeiträumen Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria (AQ Austria) zu übermitteln:
Innerhalb dieses Zeitraums können die in FAS generierten XML-Dateien probeweise auf die Website der AQ Austria geladen und validiert werden. Dies lässt sich so oft wiederholen, bis die Prüfung fehlerfrei durchgeführt und positiv abgeschlossen wird.
Ab diesem Zeitpunkt sind die BIS-relevanten Daten bis inkl. 30. des Meldemonats an die AQ Austria zu übermitteln.
Mit Stichtag des Meldemonats werden die Bearbeitungs-Stati wieder zurückgesetzt. Die zu meldenden Dateien müssen innerhalb der regulären Meldephase erneut auf die Website geladen und die Prüfung positiv abgeschlossen werden.
Im Rahmen der Studierendenmeldung werden Informationen zu
an die AQ Austria übermittelt.
FAS bietet die Möglichkeit, die zu meldenden Daten ab Semesterbeginn mit Hilfe der Plausibilitaetsprüfung laufend zu kontrollieren. Somit lassen sich fehlende bzw. fehlerhafte Datensätze rechtzeitig ergänzen bzw. richtigstellen.
Abbildung 21.1.: Aufruf Plausibilitaetspruefung Student
Im Zuge dessen werden die zu korrigierende Datensätze inkl. Details in einem separaten Browser-Fenster gelistet.
Diese Prüfmethode dient der laufenden Datenkontrolle und -pflege und listet sämtliche vorhandenen u. gefundenen Fehler. Trotzdem können im Zuge des Hochladens auf die website der AQ Austria weitere Fehlermeldungen auftreten, da diese umfangreicher überprüft.
Nach Auswahl des gewünschten Studiengangs im Quellmenü wird mittels BIS → Student → Meldung generieren die zugehörige BIS-Meldungsübersicht in einem separaten Browser-Fenster geöffnet:
Abbildung 21.2.: Studierendenmeldung in FAS generieren
Die Tabelle zeigt die Gesamtanzahl an Studierenden, gegliedert nach Studiensemester sowie die vergebenen Studierenden-Stati. Der Raster umfasst 8 Spalten, wobei 1-8 für die höchstmögliche Anzahl an Studienabschnitten im Rahmen eines regulären (Bachelor-)Studiums stehen. Inhalte werden jedoch nur in jenen Spalten angegeben, die für den Meldungszeitraum relevant sind.
Die letzte Zeile beinhaltet die Anzahl der BewerberInnen, d.h. all Personen, die seit der letzten BIS-Meldung
- den Status Bewerber erhalten und
- das Feld Zum Reihungstest angetreten in der Registerkarte PreStudent angehakt haben.
Im rot hinterlegten Feld der letzten Spalte scheint zusätzlich die Anzahl gefundener Fehler auf.
Die Studiensemester 50 und 60 stehen für Personen, welche ihre Abschlussprüfung nicht in der regulären Studienzeit gemacht, sondern ein oder mehrere Jahre überzogen haben.
Die BIS-Meldung sieht vor, dass Studierende, die erst später zur Abschlussprüfung antreten,
- mit der Semesteranzahl 50 (Status Diplomand 2-3 mal eingetragen) für die Absolvierung innerhalb eines Jahres
- mit der Semesteranzahl 60 (Status Diplomand ≥4 mal eingtragen) für einen längeren Zeitraum
gemeldet werden müssen.
Fehler sind unbedingt vor dem Upload auf die Website der AQ Austria zu beheben. Die enthaltenen Werte bei den einzelnen Stati sollten durch Studiengang bzw. die STGA nochmal auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden.
Erst danach kann per Klick auf XML-Datei für BIS-Meldung Stg .. die entsprechende Datei lokal auf dem Rechner gesichert werden. Sie enthält alle melderelevanten Informationen, welche später zur Kontrolle und entgültigen Meldung auf die Website der AQ Austria geladen werden.
Fehlerhafte bzw. fehlende Datensätze werden nicht in der XML-Datei erfasst und damit auch nicht gemeldet
Über den Menüpunkt LOGIN EXTRANET erfolgt die Anmeldung mit entsprechendem Benutzernamen und Passwort.
Per Klick auf Applikation starten werden anschließend sämtliche Studiengänge gelistet, für deren Bearbeitung die angemeldete Person über die nötigen Berechtigungen verfügt. Per Klick auf Upload kann die ausgewählte BIS-Meldedatei hochgeladen werden.
Abbildung 21.8.: Arbeitsoberfläche nach Login bei AQ Austria
Nach Auswahl der hochzuladenden Datei (Durchsuchen… ⇒ Pfad/zur/Datei) wird diese per Klick auf Upload und Validierung auf den Server der AQ Austria übertragen.
Ist der Upload beendet, zeigt eine Statusmeldung ob die Durchführung erfolgreich bzw. fehlerhaft war. Gefundene Fehler werden in der rechten Hälfte des Anwendungsfensters gelistet. Per Klick auf einen Eintrag und Bestätigung von Inhalt anzeigen oberhalb, werden die Details in der linken Fensterhälfte angezeigt.
Abbildung 21.9.: Fehlermeldung nach Validierung der XML-Datei
Per Klick auf Download kann die gesamte Liste an Fehlermeldungen heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Möchte man einen Eintrag direkt aus dem Anwendungsfenster entfernen, ist dieser zu markieren und der Vorgang per Klick auf Löschen zu bestätigen.
Meist ist jedoch eine Fehlerkorrektur im entsprechenden Datensatz in FAS erforderlich. Hierzu empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
Sind die angezeigten Fehler beseitigt, kann mittels BIS → Student →Meldung generieren eine neue BIS-Meldungsübersicht generiert werden. Ist diese fehlerfrei, ist die entsprechende XML-Datei lokal zu speichern und der Upload auf die Website der AQ Austria erneut durchzuführen. Der gesamte Vorgang ist zu wiederholen bis nach dem Upload der Status „erfolgreich“ angezeigt wird.
Wirkt sich die Fehlerkorrektur gewisser Daten(sätze) auf eine vorangegangene BIS-Meldung aus, ist eine Nachmeldung bei der AQ Austria erforderlich
ErrorText | Bedeutung | Korrekturschritte | |
---|---|---|---|
1 | Wenn das letzte AufenthaltBis = NULL muss es einen aktuellen IO-Datensatz geben | Betrifft Datensätze von Incoming/Outgoing-Studierenden a) bei der letzten BIS-Meldung nicht od. ohne „Bis“-Datum gemeldet b) bei der letzten BIS-Meldung wurde ein anderes „Von“-Datum gemeldet c) Haken bei Bismelden wurde fälschlicherweise entfernt | a)+ b) das Datum ist nachträglich zu korrigieren und von den Verantwortlichen für Incoming/Outgoing-Studierende bei der AQ Austria nachzumelden c) Häufig, wenn Entfernung nachträglich erfolgt (bereits durchgeführte BIS-Meldung + aktiver Status „Student“ werden erkannt) Damit diese/r Studierende bei der nachfolgenden Meldung erfasst wird, ist der Haken erneut zu setzen |
2 | Studierende mit letztem StudStatusCode = „1“ oder „2“ müssen bei der aktuellen Meldung gemeldet werden | entweder noch ein Fehler bei der Plausibilitätsprüfung oder es gibt noch keinen aktuellen Status | beim Status Abbrecher - entweder das Datum des letzten Status auf 1 Tag nach der letzten BIS-Meldung ändern (16.11. bzw. 16.4.) - oder ⇒ Punkt 5 |
3 | Bei StudienanfängerInnen (ausgenommen Incoming-Studierende), muss die dritte Stelle des Personenkennzeichens zum Meldedatum = 15.11.JJJJJ gleich „1“ bzw. zum Meldedatum = 15.04.JJJJ+1 gleich „2“ sein | StudierendeR hat erst nach der letzten BIS-Meldung Studium aufgenommen und muss nachgemeldet werden | Wenn falsch eingetragen, BeginnDatum des Studiums korrigieren ⇒ Nachmeldung an AQ Austria erforderlich! |
4 | Das Beginndatum muss kleiner als das aktuelle Meldedatum und größer als das vorangegangene sein | Datum des ersten Eintrags Status Student muss zeitlich nach letzten BIS-Meldung liegen | Beginn-Datum korrigieren: 1) Studierenden-Datensatz in FAS öffnen 2) unter PreStudent → Status-Eintrag Student markieren 3) per Rechtsklick Bearbeiten auswählen 4) Datum anpassen \\⇒ Nachmeldung an AQ Austria erforderlich! |
5 | Die Folge letzter und aktueller StudStatusCode bzw. letztes und aktuelles Ausbildungssemester ist falsch | a) häufig bei Diplomanden, wenn Statusreihenfolge nicht korrekt | a+b) Statusreihenfolge muss wie folgt lauten: SS2013 - Student im letzten Sem SS2013 - Diplomand im letzten Sem WS2014 - Diplomand im letzten Sem |
b) bei Diplomanden/Absolventen: haben gleichnamigen Status noch nicht erhalten, sondern sind weiterhin als Student erfasst |
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c) bei der letzten BIS-Meldung wurde ein anderes Studiensemester gemeldet | c) das zuletzt gemeldete Studiensemester unter Datenexport → Studierende prüfen |
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d) möglich, dass StudierendeR bereits im 2.Sem (SS2014) gemeldet war, dann im 1.Sem (WS2014) wiederholt und im 1.Sem (WS2015) abgebrochen hat | d) Status ändern: 1) WS2014 - Student 1.Sem → entfernenund 2) Studiensemester bei Status Abbrecher auf 2.Sem ändern |
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6 | Bei einem neuen IO-Datensatz muss AufenthaltVon zwischen dem letzten Meldedatum und dem aktuellen Meldedatum liegen | betrifft Incoming/Outgoing-Datensätze; das „Von“-Datum wurde seit der letzten BIS-Meldung geändert | entweder 1) Studierenden-Datensatz via FAS ausrufen 2) in Registerakrte In/Out „Von“-Datum korrigieren oder ⇒ Punkt 1 |
7 | Der gemeldete NationenCode muss in der Tabelle INTERNAT vorkommen | Es wurde bei Heimatland ein Land ausgewählt, dass es nicht gibt / nicht stimmt | Eingabe kontrollieren bzw. anpassen |
8 | FEHLERMELDUNG: INVALID CHILD ELEMENT (StudiengangStamm/StudiengangDetail) | tritt meist bei STG mit mehreren Org-Formen auf (zB VZ,BB,DL) bzw. Incoming-Studierenden, wo keine Org-Form zugewiesen wurde | Im HTML-File prüfen, was bei StudiengangStamm angegeben ist - z.B.:<Erhalter> <ErhKz>005</ErhKz> <MeldeDatum>15042011</MeldeDatum> <StudierendenBewerberMeldung> **<StudiengangStamm>** <StgKz>331</StgKz> <StgArtCode>2</StgArtCode> <OrgFormCode>3</OrgFormCode> <StudiengangDetail> <OrgFormTeilCode>2</OrgFormTeilCode> <StgStartSemCode>1</StgStartSemCode> ... ..
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9 | Im StudiengangStamm-Container wurde ein falscher OrgFormCode gemeldet | Die angegebene Ziffer ist falsch bzw keiner OrgForm zugeordnet; evtl. wurde die Anzahl der Studiensemester bei diesem Studiengang geändert | Eingabe kontrollieren |
10 | Bei Studierenden, die ihr Studium vor dem 15.11.2011 begonnen haben muss der Ausstellungsstaat leer sein | In der Registerkarte PreStudent → Ausstellungsstaat das Land löschen | |
11 | Das Ausbildungssemester „60“ darf erst dann gemeldet werden, wenn zuvor 2-mal „50“ gemeldet wurde | StudierendeR wurde öfter als 3-mal als Diplomand gemeldet | evtl Status von Diplomand auf Unterbecher ändern |
12 | Bei StudienanfängerInnen mit StgStartSemCode = „1“ und MeldeDatum = 15.11.JJJJ müssen die beiden ersten Stellen des PersonenKZ mit den letzten beiden Stellen des Meldejahres übereinstimmen | PersonenKZ ist falsch | Änderung nur durch AdministratorInnen möglich; AnsprechartnerInnen aufsuchen |
13 | Wenn das Ausbildungssemester kleiner als 50 ist, dann darf es nicht größer als die Regelstudiendauer sein | STG hatte bisher weniger Studiensemester –> zwischenzeitl. wurde Curriculum geändert –> Studierende unterliegen noch bisherigem Curriuculum –> daher 'Fehlermeldung',dass dieses Studiensemester nicht existiert | Änderung nur durch AdministratorInnen möglich; AnsprechartnerInnen aufsuchen |
14 | AnfängerInnen dürfen nur mit StudStatusCode „1“ oder „2“ gemeldet werden. | StudierendeR hat im 1.Sem begonnen und gleich wieder (oder vor der ersten BIS-Meldung) abgebrochen | Haken bei „Bismelden“ entfernen |
15 | Die Folge letzter und aktueller StudStatusCode bzw. letztes und aktuelles Ausbildungssemester ist falsch | häufig bei aktivem Status Unterbrecher od. Abbrecher | Statusreihenfolge soll wie folgt lauten: SS2015 - Unterbrecher WS2014 - Student - 1.Sem SS2014 - Student - 2.Sem WS2013 - Student - 1.Sem Person war bereits Student im 2.Sem, wurde dann ins 1.Sem zurückgestuft und hat dadurch Status Unterbrecher od. Abbrecher erhalten: a) Status WS2014 - Student im 1.Sem → löschen b) Status SS2015 - Unterbrecher im 1.Sem → auf 2.Sem ändern und in den Anmerkungen eintragen, dass im 1.Sem unterbrochen wurde D.h. den Status Abbrecher auf das Semester abändern, dass zuletzt gemeldet wurde - z.B.: Abbrecher 2.Sem. Student 1.Sem Student 2.Sem → zuletzt gemeldet Student 1.Sem |
16 | The 'OrgFormCode' element is invalid - The value '3' is invalid according to its datatype 'Integer' - The Enumeration constraint failed. (poppt gleich beim Hochfahren auf) | Der/Dem Studierenden wurde keine OrgForm (VZ/BB), oder eine falsche (VBB) zugeordnet | Im FAS unter BIS → Student → Meldung generieren, Studierendenliste nach Person ohne OrgForm durchsuchen und anschließend in FAS korrigieren |
17 | Das Ausbildungssemester darf für aktive Studierende (StudStatus 1) nur 2-mal (nur bei 2 Meldungen) den Wert „50“ aufweisen | StudierendeR ist bereits ≥3 Studiensemester mit Status Diplomand erfasst erfolgt die BIS-Meldug in den darauffolgenden 2 Jahren in „Semester 50“. Benötigt ein/e StudierendeR länger für seinen Abschluss, wird ab dem 3.Jahr in „Semester 60“ gemeldet (bis zum positiven Studienabschluss) | Es wurde nachträglich ein Statuseintrag Diplomand (z.B. SS2012 ) entfernt. Muss nochmals eingegeben werden, anschließend ist die Datei erneut auf die website der AQ Austria hochzuladen Zusatzinfo Diplomanden: Ein/e StudierendeR hat den „gewöhnlichen“ Status Diplomand nur, wenn vor dem 15.11. Absolvent wird bzw. innerhalb der Regelstudiendauer abschließt |
18 | Der gemeldete NationenCode muss ein gültiger Eintrag der Spalte „NATIONCODE“ sein und die Spalte „SPERRE“ darf nicht den Wert „*“ enthalten | In der Registerkarte Details → Staatsbürgerschaft steht ein Land, dass es so nicht mehr gibt, zB „Serbien/Montenegro“ | Bezeichnung des Landes anpassen unter a) Details → Land (z.B. auf „Serbien“ ändern) b) Kontakt → Bearbeiten → Nationen → gleiches Land auswählen |
19 | Bei aktiven Studierenden innerhalb der Regelstudiendauer muss das Ausbildungssemester im Wintersemester ungerade und im Sommersemester gerade sein | Meist bei Diplomanden/Absolventen, die diesen Status zu spät erhalten haben und bereits manuell mit Status Student ins WS vorgerückt wurden → Studierende besitzen somit einen falschen Status im 4./6. Studiensemester (je nach Studientyp) | Korrektur der Statusreihenfolge bei Bachelorstudien: Falsch: WS2015 - Diplomand - 6.Sem WS2015 - Student 6.Sem → Status entfernen SS2015 - Student - 6.Sem Richtig: WS2015 - Diplomand - 6.Sem SS2015 - Student - 6.Sem Korrektur der Statusreihenfolge bei Masterstudien: Falsch: WS2015 - Diplomand - 4.Sem WS2015 - Student - 4.Sem → Status entfernen SS2015 - Student - 4.Sem Richtig: WS2015 - Diplomand 4.Sem SS2015 - Student - 4.Sem Sollte die Fehlermeldung nach Korrektur + erneutem Hochladen der Datei auf die website der AQ Austria weiterhin aufscheinen, muss dem Studierenden-Datensatz noch ein Status hinzugefügt werden: SS2015 - Diplomand im letzten Sem |
Bei der BIS-Meldung im November werden neben den Studierenden- auch die MitarbeiterInnendaten übermittelt.
Im Rahmen der MitarbeiterInnenmeldung werden Informationen zu allen aktiven MitarbeiterInnen an die AQ Austria übermittelt - (Ferial-)PraktikantInnen sind davon ausgenommen.
Es werden nur Verwendungen/Funktionen importiert. Die anderen BIS-Daten werden hier nicht berücksichtigt.
Im Menüpunkt BIS befindet sich unter Mitarbeiter mit textslMeldung generieren der Aufruf zur Erzeugung der xml-Datei für die BIS-Personalmeldung. Als Ergebnis zeigt es dann folgende Daten an:
Per Klick auf den Link unterhalb kann die XML-Datei für die Personalmeldung lokal gespeichert werden. Der Upload auf die website der AQ Austria erfolgt in gleicher Weise wie bei der Meldung von Studierendendaten.