Nachfolgend werden Vorgehensweisen und Möglichkeiten für unterschiedliche Rollen im digitalen Anwesenheitsmanagement gelistet.

Über das Digitale Anwesenheitsmanagement können Anwesenheitenlisten zu LV-Teilen geladen, mit Hilfe eines Zugangscodes durchgeführt und bearbeitet werden. Für Studierende existiert ein Entschuldigungsmanagement, welches bei gültigem Status Anwesenheitskontrollen automatisch als anwesend einträgt. Dieses Entschuldigungsmanagement wird von Studiengangsadministratoren und nicht den Unterrichtenden kontrolliert.

Standardmäßig wird das aktuelle Datum und deren Anwesenheiten geladen, es können jedoch über das Feld „Alle Termine anzeigen“ sämtliche Kontrolltermine geladen werden.

Über Klick auf den Button „Neue Lehrveranstaltung starten“ können Unterrichtskräfte Beginnzeit, Endzeit, sowie das Datum ihrer Kontrolle wählen. Diese Werte können auch aus den Einträgen welche aus dem Stundenplan geladen werden gewählt werden, sind jedoch nicht an diesen gebunden. Beginn und Ende der Kontrolle sollte mit dem Beginn und dem Ende des Unterrichts übereinstimmen, da von diesen Zeitspannen die Anwesenheitsquote der teilnehmenden Studierenden berechnet wird.

Sobald eine Kontrolle gestartet wird, erscheint ein QR Code, sowie ein 8-stelliger Zugangscode welchen Studierende scannen beziehungsweise in ihrem Digitalen Anwesenheitstool eingeben sollen, um einen positiven Anwesenheitseintrag für die Kontrolle zum LV-Teil zu erhalten.

Die Anwesenheitskontrolle kann als Unterrichtender beliebig lange aktiv gehalten werden, um nach eigenem Ermessen den Kontrollzeitpunkt zu wählen, es erneuert sich jedoch nach einem kurzen Intervall der Zugangscode um vorzubeugen dass Studierende diesen an abwesende Teilnehmer weiterleiten. Sollten Sie die Datenqualität Ihrer Anwesenheitsquoten also streng nehmen, empfielt es sich die Kontrollen nicht zu lange und zu unterschiedlichen Zeiten im Unterricht durchzuführen.

Nachdem Sie die Kontrolle beenden, wird diese als aktuelle Spalte angezeigt, sowie die neue Anwesenheitsquote der jeweiligen Studierenden berechnet.

Sollte es Probleme mit der ordentlichen Durchführung der Anwesenheitskontrolle geben, können diese entweder in der Detailansicht eines jeden Studierenden durch Klick auf die jeweilige Tabellenzeile aufgerufen und bearbeitet werden. Sollten weitere interessante Informationen zu Studierenden und deren Verhalten vorkommen, können diese in der Notizspalte aufgezeichnet werden.

Sollte irrtümlich eine Kontrolle mit falschem Datum, Beginnzeit oder Endzeit gestartet worden sein können user mit dem Recht „extension/anwesenheit_lektor“ bis zu 1 Tag alte Kontrollen sowie deren zugehörigen Anwesenheitseinträge löschen. Administratoren unterliegen keiner Zeiteinschränkung.

Sollte es bei mehreren Studenten an einem bestimmten Termin zu Schwierigkeiten kommen, können Unterrichtende die Anwesenheitsdaten auch in der Übersicht durch Klick auf die jeweiligen Einträge ändern. Diese Änderungen müssen mit Klick auf den Speichern Button bestätigt werden.

Die LV-Teile können, falls einer Unterrichtskraft mehrere in einer LVA zugeordnet sind, wechseln und somit eine andere Liste mit anderen Kontrolleinträgen laden.

Den Studierenden ist es möglich Entschuldigungen für gewisse Zeiträume hochzuladen, welche, wenn sie von der Studiengangsadministration genehmigt werden, sämtliche Anwesenheitskontrollen in diesem Zeitraum automatisch als anwesend wertet, jedoch mit dem Vermerk dass es sich hierbei um „Anwesenheit durch Entschuldigung“ handelt. Als Unterrichtsperson sieht man lediglich ob ein Student am ausgewählten Datum einen Entschuldigten Status trägt an Hand der blauen Markierung der Zeile, sowie Entschuldigte Anwesenheiten an Hand des blauen Schild Icon. Es ist Unterrichtspersonen nicht möglich den Grund der Entschuldigung einzusehen. Entschuldigte Anwesenheitseinträge können weder von Administratoren noch Unterrichtenden über das Digitale Anwesenheiten Tool bearbeitet werden.

Studierenden steht eine Auflistung aller ihrer eingetragenen Anwesenheiten pro Semester sowie deren Datumswerte und Status zur Verfügung, welche sie mit Klick auf die Kopfzeile der LVA auf- beziehungsweise einklappen können.

Im Tab „Entschuldigungen“ können Studierende über den Button „Entschuldigung hochladen“ eine Datei(.pdf, .jpg, .png) mit zugehöriger Zeitspanne (bis zu 7 Tage in die Vergangenheit) hochladen.

Solange eine Entschuldigung keinen akzeptierten oder abgelehnten Status von der Studiengangsadministration erhalten hat, kann diese samt Datei von Studierenden noch gelöscht werden, sobald diese jedoch einen Status erhält können sie nicht von Studenten selbst gelöscht werden.

Über den Button „Code eingeben“ gelangen Studierende zur Maske für die manuelle Codeeingabe falls es Ihnen nicht möglich ist den QR Code erfolgreich zu scannen. Sobald ein Student einen 8-stelligen Code eintippt wird dieser auf seine Gültigkeit geprüft (beispielsweise ist nicht jeder Code für jeden Studenten gültig, sondern nur zugeteilten) und bei Erfolg ein positiver Anwesenheitseintrag im System vermerkt.

Im Entschuldigungsmanagement können von Studierenden hochgeladene Entschuldigungen durch Klick auf den Download Button in der „Aktion“ Spalte eingesehen werden. Nach kritischer Beurteilung der übersendeten Information kann die Entschuldigung akzeptiert oder abgelehnt werden. Falls es sich um eine Ablehnung handelt muss eine Begründung angegeben werden, bei Akzeptieren ist diese optional.

Wenn eine Entschuldigung für einen vergangenen Zeitraum akzeptiert wird, werden sämtliche betroffenen Anwesenheitseinträge vom System überarbeitet, was auch dann gilt wenn der „Schutz“ durch die Entschuldigung zu einem späteren Zeitpunkt wieder zurückgenommen wird. Wenn der Zeitraum in der Zukunft liegt, wird der Entschuldigt Status bei jeder neuen Kontrolle automatisch vermerkt. Bei überlappenden Entschuldigungszeiträumen gilt prinzipiell jede akzeptierte Entschuldigung vor jeder abgelehnten Entschuldigung.