Das System „Digitale Anwesenheitsverwaltung“ soll Lehrkräften dabei helfen, die Anwesenheit der Studierenden effizient zu überwachen und zu verwalten.

Kontrolle starten: Um eine Anwesenheitskontrolle durchzuführen, überprüfen Sie die vorgeschlagene Startzeit, Endzeit und Datum. Idealerweise stimmen diese Daten mit Ihrem Unterricht überein, es können für Ausnahmefälle auch eigene Datums- & Kontrollzeiten bestimmt werden. Sobald sie eine Kontrolle starten, werden ein QR-Code und ein 8-stelliger Zugangscode angezeigt. Studierende können den QR-Code scannen oder den Zugangscode in ihr digitales Anwesenheitstool eingeben, um sich als anwesend zu markieren.

Kontrolldauer: Lehrkräfte können die Sitzung so lange wie nötig aktiv halten, die minimale Gültigkeitsspanne der Kontrolle beträgt 45 Minuten. Der Zugangscode wird regelmäßig aktualisiert, um eine Weitergabe an abwesende Studierende zu verhindern. Solange der QR erscheint läuft Ihre Kontrolle und Studierende können sich als anwesend eintragen.

Kontrolle beenden: Nach Beendigung der Sitzung erscheint diese als neue Spalte in der Anwesenheitsliste und die Anwesenheitsprozentsätze der Studierenden werden entsprechend aktualisiert. Auch wenn die Kontrolle für den gesamten Zeitraum gültig ist, können Studierende keine gültige Anwesenheit erreichen.

Umgang mit Anwesenheitsproblemen:

• Individuelle Anpassungen: Bei Problemen mit dem Anwesenheitseintrag eines Studierenden können Unterrichtende auf die Zeile des Studierenden klicken, um eine Detailseite anzuzeigen und gegebenenfalls alle Anwesenheiten der zugeordneten Lehrveranstaltung zu bearbeiten.

• Massenanpassungen: Wenn sie Einträge mehrerer Studierender an einem bestimmten Datum bearbeiten möchten, können Unterrichende die Anwesenheitseinträge direkt in der Übersicht bearbeiten, indem sie auf die jeweiligen Icons klicken und die Änderungen durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ speichern.

Übersicht: Studierende sehen ihre Anwesenheiten pro Semester und können Listen ein- und ausklappen.

• Entschuldigungen: Über „Entschuldigung hochladen“ Dateien (PDF, JPG, PNG) mit Zeitraum einreichen.

• Status: Entschuldigungen können vor der Entscheidung der Verwaltung gelöscht werden, danach nicht mehr.

• Codeeingabe: Wenn das QR-Code scannen nicht möglich ist, kann ein 8-stelliger Code manuell eingegeben werden, um die Anwesenheit zu registrieren.

• Entschuldigungen prüfen: Studierende laden Entschuldigungen hoch, Admins können sie downloaden und akzeptieren oder ablehnen. Ablehnungen benötigen eine Begründung.

• Automatische Anpassung: Akzeptierte Entschuldigungen ändern alle betroffenen regulären Anwesenheiten im Zeitraum automatisch. Bei Examen muss die Entschuldigung im Voraus angekündigt werden um für diese zu gelten!

• Priorität: Eine akzeptierte Entschuldigung setzt Anwesenheiten auf einen geschützten Status, welcher von Unterrichtenden nicht bearbeitet werden kann.

• Zukünftige Kontrollen: Entschuldigungen gelten automatisch für zukünftige Termine im Zeitraum.

Standardmäßig wird das aktuelle Datum und deren Anwesenheiten geladen, es können jedoch über das Feld „Alle Termine anzeigen“ sämtliche Kontrolltermine geladen werden.

Über Klick auf den Button „Neue Anwesenheitskontrolle starten“ können Unterrichtskräfte Beginnzeit, Endzeit, sowie das Datum ihrer Kontrolle wählen. Diese Werte können auch aus den Einträgen welche aus dem LV-Plan geladen werden gewählt werden, sind jedoch nicht an diesen gebunden. Beginn und Ende der Kontrolle sollte mit dem Beginn und dem Ende des Unterrichts übereinstimmen, da von diesen Zeitspannen die Anwesenheitsquote der teilnehmenden Studierenden berechnet wird.

Es können pro Tag und LV-Teil mehrere Kontrollen gestartet werden, solange sich die jeweiligen Kontrollzeiten nicht überschneiden und eine Gültigkeitsdauer von 45 Minuten nicht unterschritten wird. So können Sie zum Beispiel vormittags und nachmittags unterschiedliche Kontrollen für den selben Unterricht vornehmen, wenn Sie eine genauere Überprüfung bevorzugen.

Falls sich Ihre angegebene Kontrolldauer von den im LV-Plan eingetragenen Terminen unterscheidet, wird Ihnen eine Warnung angezeigt. Diese Werte sollten nur in Ausnahmefällen vom LV-Plan abweichen.

Über Klick auf den Button mit CSV Icon können sie die aktuelle Ansicht in .csv Dateien exportieren um sie in Tabellenkalkulationsprogrammen anzeigen und bearbeiten zu können.

Sobald eine Kontrolle gestartet wird, erscheint ein QR Code, sowie ein 8-stelliger Zugangscode welchen Studierende scannen beziehungsweise in ihrem Digitalen Anwesenheitstool eingeben sollen, um einen positiven Anwesenheitseintrag für die Kontrolle zum LV-Teil zu erhalten.

Die Anwesenheitskontrolle kann als Unterrichtender beliebig lange aktiv gehalten werden, um nach eigenem Ermessen den Kontrollzeitpunkt zu wählen, es erneuert sich jedoch nach einem kurzen Intervall der Zugangscode um vorzubeugen dass Studierende diesen an abwesende Teilnehmer weiterleiten. Sollten Sie die Datenqualität Ihrer Anwesenheitsquoten also streng nehmen, empfielt es sich die Kontrollen nicht zu lange und zu unterschiedlichen Zeiten im Unterricht durchzuführen.

Nachdem Sie die Kontrolle beenden, wird diese als aktuelle Spalte angezeigt, sowie die neue Anwesenheitsquote der jeweiligen Studierenden berechnet.

Sollte es Probleme mit der ordentlichen Durchführung der Anwesenheitskontrolle geben, können diese entweder in der Detailansicht eines jeden Studierenden durch Klick auf die jeweilige Tabellenzeile aufgerufen und bearbeitet werden. Sollten weitere interessante Informationen zu Studierenden und deren Verhalten vorkommen, können diese in der Notizspalte aufgezeichnet werden.

Sollte irrtümlich eine Kontrolle mit falschem Datum, Beginnzeit oder Endzeit gestartet worden sein können user mit dem Recht „extension/anw_r_lektor“ bis zu 1 Tag alte Kontrollen sowie deren zugehörigen Anwesenheitseinträge über den „Anwesenheitskontrolle bearbeiten“ Dialog löschen. Außerdem können Sie dort bestehende Kontrollen neu starten, sowie deren Gültigkeitszeiten editieren.

In der Datumsauswahl können Sie sich die Termine laut LV-Plan, Ihre bereits getätigten Kontrollen sowie Ihre 'Aktuell prüfbar' - Datumsreichweite markieren lassen.

Sollte es bei mehreren Studenten an einem bestimmten Termin zu Schwierigkeiten kommen, können Unterrichtende die Anwesenheitsdaten auch in der Übersicht durch Klick auf die jeweiligen Einträge ändern. Diese Änderungen müssen mit Klick auf den Speichern Button bestätigt werden.

Die LV-Teile können, falls einer Unterrichtskraft mehrere in einer LVA zugeordnet sind, wechseln und somit eine andere Liste mit anderen Kontrolleinträgen laden.

Den Studierenden ist es möglich Entschuldigungen für gewisse Zeiträume hochzuladen, welche, wenn sie von der Studiengangsadministration genehmigt werden, sämtliche Anwesenheitskontrollen in diesem Zeitraum automatisch als anwesend wertet, jedoch mit dem Vermerk dass es sich hierbei um „Anwesenheit durch Entschuldigung“ handelt. Als Unterrichtsperson sieht man lediglich ob ein Student am ausgewählten Datum einen Entschuldigten Status trägt an Hand der blauen Markierung der Zeile, sowie Entschuldigte Anwesenheiten an Hand des blauen Schild Icon. Es ist Unterrichtspersonen nicht möglich den Grund der Entschuldigung einzusehen. Entschuldigte Anwesenheitseinträge können weder von Administratoren noch Unterrichtenden über das Digitale Anwesenheiten Tool bearbeitet werden.

Studierenden steht eine Auflistung aller ihrer eingetragenen Anwesenheiten pro Semester sowie deren Datumswerte und Status zur Verfügung, welche sie mit Klick auf die Kopfzeile der LVA auf- beziehungsweise einklappen können.

Im Tab „Entschuldigungen“ können Studierende über den Button „Entschuldigung hochladen“ eine Datei(.pdf, .jpg, .png) mit zugehöriger Zeitspanne (bis zu 5 Werktage in die Vergangenheit) hochladen.

Falls Sie mit einer begründeten Abwesenheit rechnen aber noch kein Dokument dafür vorweisen können, können sie das Dokument für die angegebene Entschuldigung nachreichen, indem Sie im „Entschuldigungen“ Tab die offene Entschuldigung welche in Frage kommt finden und auf den Aktionsbutton „Hochladen“ (Pfeil nach oben Symbol) klicken. Sie können nun Ihrer offenen Entschuldigung ein Dokument nachreichen. Ihre Entschuldigung kann erst akzeptiert werden, wenn Sie ein gültiges Dokument, das Ihre Abwesenheit entschuldigt, nachgereicht haben. Sollten Sie eine Entschuldigung ankündigen und kein Dokument nachreichen, kann diese nach Ermessen der Studiengangsassistenz wieder gelöscht werden.

Solange eine Entschuldigung keinen akzeptierten oder abgelehnten Status von der Studiengangsadministration erhalten hat, kann diese samt Datei von Studierenden noch gelöscht werden, sobald diese jedoch einen Status erhält können sie nicht von Studenten selbst gelöscht werden.

Über den Button „Code eingeben“ gelangen Studierende zur Maske für die manuelle Codeeingabe falls es Ihnen nicht möglich ist den QR Code erfolgreich zu scannen. Sobald ein Student einen 8-stelligen Code eintippt wird dieser auf seine Gültigkeit geprüft (beispielsweise ist nicht jeder Code für jeden Studenten gültig, sondern nur zugeteilten) und bei Erfolg ein positiver Anwesenheitseintrag im System vermerkt.

Im Entschuldigungsmanagement können von Studierenden hochgeladene Entschuldigungen durch Klick auf den Download Button in der „Aktion“ Spalte eingesehen werden. Nach kritischer Beurteilung der übersendeten Information kann die Entschuldigung akzeptiert oder abgelehnt werden. Falls es sich um eine Ablehnung handelt muss eine Begründung angegeben werden, bei Akzeptieren ist diese optional.

Wenn eine Entschuldigung für einen vergangenen Zeitraum akzeptiert wird, werden sämtliche betroffenen Anwesenheitseinträge vom System überarbeitet, was auch dann gilt wenn der „Schutz“ durch die Entschuldigung zu einem späteren Zeitpunkt wieder zurückgenommen wird. Wenn der Zeitraum in der Zukunft liegt, wird der Entschuldigt Status bei jeder neuen Kontrolle automatisch vermerkt. Bei überlappenden Entschuldigungszeiträumen gilt prinzipiell jede akzeptierte Entschuldigung vor jeder abgelehnten Entschuldigung.

In der Entschuldigungsverwaltung können für Anträge mit offenem Status neue Datumswerte angegeben werden, außerdem steht eine Textarea Komponente bereit um längere Notizen/Begründungen angeben zu können!

Wie wird verhindert dass die Studierenden die QR Codes weiterschicken an die Personen die nicht anwesend sind?

Der QR Code wird alle 30 Sekunden neu generiert, der alte Code ist dann nicht mehr gültig. Dadurch entsteht nur ein kurzes Zeitfenster um den Code weiter zu schicken und zu scannen.

Wie gehe ich vor wenn die Studierenden kein Smartphone dabei haben (oder dürfen - zB Labor mit Handyverbot)?

Das setzen der Anwesenheit ist auch jederzeit durch den Lehrenden manuell möglich.

Ich habe einen spontan verschobenen Unterricht der nicht im LV-Plan aufscheint. Kann ich hier auch Anwesenheiten erfassen?

Ja. Wenn ein LV-Plan Eintrag vorhanden ist, werden die Zeiten automatisch übernommen. Es ist aber auch möglich unabhängig des LV-Plans eine Kontrolle durchzuführen.

Werden Fehlstunden automatisch auf entschuldigt gesetzt wenn eine Entschuldigung akzeptiert wird?

Ja, es werden alle Fehlstunden im angegebenen Zeitraum auf entschuldigt gesetzt sobald das Dokument geprüft wurde. Examen werden nur entschuldigt, wenn die Ankündigung der Entschuldigung vor dem Datum der Exam Kontrolle stattgefunden hat.

Muss für jedes Fach eine eigene Entschuldigung hochgeladen werden?

Nein. Es muss nur einmal eine Entschuldigung hochgeladen werden. Diese gilt für alle Lehrveranstaltungen.

Wann muss ich die Anwesenheitskontrolle durchführen?

Der Zeitpunkt der Anwesenheitskontrolle kann frei gewählt werden. Es spielt keine Rolle ob die Kontrolle am Beginn, im Laufe oder am Ende der Lehrveranstaltung durchgeführt wird.

Was mache ich wenn eine Person zu Beginn anwesend war aber nach der Anwesenheitskontrolle gegangen ist?

Es ist möglich die Anwesenheit nachträglich zu korrigieren. In der Detailansicht zu einer Person kann auch eine entsprechende Notiz hinzugefügt werden.

Wie lange kann ein Studierender Entschuldigungen hochladen?

Entschuldigungen sind zeitnah von den Studierenden einzureichen. Derzeit ist dies maximal bis zu 5 Werktage in die Vergangenheit möglich.

Wie kann ich als Lehrender die Entschuldigungen einsehen?

Lehrende haben keinen Zugriff auf die Entschuldigungen. Wenn eine Entschuldigung eines Studenten in die Zeitspanne ihres ausgewählten Datums fällt, wird dessen Zeile farblich markiert und sie können die angegebenen Zeitspannen der entschuldigung im Tooltip angegeben. Das Dokument der Entschuldigung ist für Lehrende aus Datenschutzgründen nicht einsehbar.

Ich hatte technische Probleme während der Anwesenheitskontrolle. Kann ich diese ein zweites mal starten?

Ja, die Kontrolle kann beliebig oft gestartet werden. Bereits als Anwesend registrierte Personen bleiben erhalten.

Kann ich die Anwesenheitskontrolle zurücksetzen?

Sie können bereits durchgeführte Anwesenheitskontrollen innerhalb einer festgesetzten Frist selbst wieder löschen.

Ich unterrichte 2 LV-Teile zur selben Zeit weil «Ausnahmefall» ich sehe aber immer nur die Personen aus einer Gruppe.

In diesen Fällen muss für jeden LV-Teil eine getrennte Anwesenheitskontrolle erfolgen. (gilt nicht für mehrere Gruppen innerhalb eines LV-Teils)

Ich vertrete meinen Kollegen im Unterricht und kann keine Anwesenheitskontrolle starten weil ich die richtige Gruppe nicht zur Auswahl habe.

Anwesenheitskontrollen können nur durchgeführt werden wenn eine Zuteilung zum LV-Teil vorhanden ist. Im Falle von Vertretungen muss das korrekt im System hinterlegt werden.

Ich habe zwei Anwesenheitskontrollen an unterschiedlichen Tagen vorgenommen. Die Anwesenheit der Studierenden liegt aber nicht bei 50% sondern bei 33%

Die Anwesenheit berechnet sich aufgrund der Dauer der Unterrichtseinheiten, nicht Anhand der Anzahl der Anwesenheitskontrollen. Dauert der Unterricht am ersten Termin 2 Stunden und am zweiten Termin 6 Stunden, dann haben Personen die nur beim Ersten Termin anwesend waren weniger als 50% Anwesenheit.

Was passiert wenn ein Student eine Entschuldigung ankündigt und nie ein Dokument dazu hochlädt?

Angekündigte Entschuldigungen ohne Nachweis können nach eigenem Ermessen von der Studiengangsassistenz gelöscht werden.

Eine akzeptierte Entschuldigung gilt nicht für den EXAM LV-Teil eines Studenten!

Falls ein Student eine Entschuldigung hochlädt & akzeptiert bekommt, diese Ankündigung zeitlich gesehen jedoch nach dem EXAM Datum stattgefunden hat, gilt hier der entschuldigt Status NICHT, auch wenn andere LV-Teile im selben Zeitraum als entschuldigt gelten. Sollte ein Student mit einer Abwesenheit an einem EXAM rechnen, jedoch noch kein Dokument als Beweis besitzen, kann die Entschuldigung im vorhinein ohne Dokument angekündigt werden.

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