Departments obliegt der organisatorische Bereich im Zusammenhang mit der Vergabe von Lehrenden an einzelne Fakultäten bzw. Studiengänge. Diese werden wiederrum in Kompetenzfeldern untergliedert. Dem Department „Entrepreneurship & Communications“ unterliegen beispielsweise die Kompetenzfelder „Social Skills“, „Sprachen“ und „Wirtschaft, Recht“.

Im Zuge der Bearbeitung eines LV-Plans prüft TEMPUS bei Eintragungen und Verschiebungen die Verfügbarkeit von LektorInnen (inkl. vordefinierter Zeitsperren), Studierenden und Räumen sowie via CIS durchgeführte Reservierungen. Sollte es in einem oder mehreren Bereichen zu Überschneidungen kommen, erscheint eine Fehlermeldung und die Aktion wird abgebrochen.

Durch Deaktivieren dieser Prüfmethode(n) in der Menüzeile unter Einstellungen lassen sich jedoch im Bedarfsfall auch Kollisionen erzwingen. Das kann z.B. beim Verplanen von Gruppen oder bewusst parallel eingetragenen Reservierungen und LE erforderlich sein. Aufgrund der erhöhten Fehleranfälligkeit sollte jedoch stets darauf geachtet werden, sie im Anschluss wieder umgehend zu aktivieren.

Ein Kalenderjahr umfasst mindestens 52 durchnummerierte Kalenderwochen (KW). Die erste Woche des Jahres nach DIN 1355 / ISO 8601 ist jene, in die mindestens vier Tage des neuen Jahres fallen.

Das paritätisch besetzte FH-Kollegium ist mit der Durchführung und Organisation des Lehr- und Prüfungsbetriebes an der Fachhochschule betraut. Es besteht aus StudiengangsleiterInnen sowie VertreterInnen der Lehrenden und Studierenden und wird vom FH-Rektor oder der FH-Rektorin geleitet, der oder die das FH-Kollegium auch nach außen vertritt und seine Beschlüsse vollzieht. Mindestens zweimal im Jahr werden Sitzungen einberufen, um unterschiedliche Belange bzgl. der Organisation und Durchführung des Lehr-, Prüfungs- sowie Forschungsbetriebes konstruktiv zu diskutieren und gemeinsam entsprechende Entscheidungen zu treffen. Das FH-Kollegium nimmt Aufgaben gem. FHStG wahr und stellt die Autonomie der Hochschule sicher.

(ab WS2016 Begriffsänderung: „Lehrveranstaltungsteil“ bzw. „LV-Teil“)

Um einen LV-Plan zu erstellen, bedarf es einer Vielzahl unterschiedlicher Informationen – die Bezeichnung(en) einzelner Lehrveranstaltungen, Anzahl und Einteilung der teilnehmenden Studierenden, Anzahl der Semesterstunden, Kapazität und Eigenschaft der Räumlichkeiten etc. Daher müssen im Vorfeld bei jedem Studiengang die benötigten Lehrveranstaltungen über die Administrationsoberfläche VileSci angelegt werden.

In TEMPUS und FAS wird der wesentliche, veränderliche Anteil dieser Informationen in einer sogenannten Lehreinheit (LE; ab WS16 "LV-Teil") zusammengeführt. Um die Verplanung zu erleichtern, werden diese in TEMPUS grafisch als farbiges Kästchen in der Lehrfächerverteilung (LFVT) bzw. auch im Planungsfenster dargestellt. Auf diese Weise lässt sich die Unterrichtsstruktur eines Studiengangs semesterweise abbilden.

Um LE nicht mit Beginn jedes Studienabschnitts neu erstellen zu müssen, bietet die Verwaltungsoberfläche VileSci die Funktion „ Vorrückung Lehreinheiten“. So lässt sich die Gesamtstruktur bestehender LE eines STG mit einem Klick in einen zukünftigen Studienabschnitt kopieren – einzelne Inhalte sind anschließend zu kontrollieren und entsprechend anzupassen.

Lehreinheiten sind jedoch nicht nur ein essentielles Werkzeug im Zuge der LV-Planung. Ihre Inhalte werden zudem für die Erstellung von Lehraufträgen der LektorInnen sowie einigen Bereichen im Lehre-Abschnitt von CIS herangezogen. Daher ist es zwingend notwendig, die darin enthaltenen Angaben vor Beginn jedes Studiensemesters zu kontrollieren und ggf. zu aktualisieren.

Jeder Lehreinheit wird systemintern eine eindeutige Lehreinheit_ID zugewiesen, welche für die weitere Bearbeitung innerhalb der Datenbank wichtig ist. Im Rahmen der aktiven LV-Planung ist sie wenig relevant, kann im Bedafsfall für die Zuordnung einzelner LE bei der Anpassung mittels UNR herangezogen werden.

Diese beschreibt, in welcher Art u. Weise eine Unterrichtseinheit abgehalten wird. Weit verbreitet sind u.a. (Pflicht)Vorlesung (-VO), Übung (-UE), Integrative Lehrveranstaltung (-ILV), Seminar (-SE), Laborstunden (-LAB) oder Tutorien (-TUT). Die Lehrform „Fernlehre (-FL)“ besitzt einen Sonderstatus: da in diesem Fall keine Raumplanung für den Unterricht nötig ist, scheinen die entsprechenden Lehreinheiten auch nicht in der LFVT auf.

Die Lehrform „Fernlehre“ ist nicht mit der Organisationsform „Fernstudium (Distance Study)“ zu verwechseln.

Den Hauptbereich im Planungsfenster bildet der Lehrveranstaltungsplan (LV-Plan). Darin werden alle eingetragenen Lehreinheiten der entsprechenden Studiengänge grafisch dargestellt. So können die Anforderungen seitens LektorInnen, Studierenden und Studiengang leichter aufeinander abgestimmt und damit effizienter verplant werden.

Standardmäßig wird der LV-Plan in der Wochenansicht im Planungsfenster geöffnet, die aktuelle KW wird am Anfang der Zeitleisten angezeigt. Mittels Pfeiltasten kann bequem in Wochen- (1), 4-Wochen- (2) bzw. 16-Wochenschritten (3) zwischen zukünftigen als auch vergangenen Zeiträumen gewechselt werden. Per Klick auf „KW“ kehrt man zur jetzigen Kalenderwoche zurück.

In der Registerkarte „Semesterplan“ lässt sich die Semesterübersicht eines vorausgewählten LV-Plans bei Bedarf auch ausdrucken. CIS bietet zusätzliche Exportmöglichkeiten, um von unterschiedlichen (mobilen) Endgeräten auf den persönlichen LV-Plan zugreifen zu können.

Mihilfe eines Lehrverbandes lässt sich die Gesamtzahl an Studierenden pro Studiengang und -abschnitt in kleinere Einheiten gliedern, was oftmals organisatorisch, didaktisch oder kapazitätsbedingt erforderlich ist.
Es ist darauf zu achten, dass jede/r Studierende genau einem Lehrverband zugeordnet werden kann.

Ein Beispiel an der FH Technikum Wien: BEL-2A1 = Studiengang Bachelor Elektronik, 2.Semester, Verband A, Gruppe 1

Lehrverbandsgruppen unterliegen - im Gegensatz zu 'frei definierten' Spezialgruppen - der Kollisionsprüfung!

Darunter versteht man die Summe aller Lehreinheiten, welche pro Studiengang innerhalb eines Studienabschnitts zu verplanen sind. Sie werden im rechten Abschnitt der TEMPUS - Benutzeroberfläche in Form verschiedenfarbiger Kästchen dargestellt und können von dort aus bequem mittels Drag&Drop im Planungsfenster positioniert werden.

Als Lehrveranstaltung wird im Gesamtsystem von FH-Complete das gleiche verstanden, wie im Curriculum des Studiengangs: entsprechend dem Studienfach, den LektorInnen und dem Lehrinhalt individuell strukturierte Unterrichtseinheiten.Im Datensatz einer LV sind grundlegende Informationen verankert, wie z.B. die Kurzbezeichnung des Studiengangs (inkl. jeweiligem Studienabschnitt), das zugrundeliegende Institut, die Unterrichtssprache, anrechenbare ECTS-Punkte oder die Anzahl der Semesterstunden.

Sie werden in VileSci erstellt bzw. verwaltet und bilden damit eine wichtige Datenquelle für TEMPUS und FAS, teilweise auch für den Lehre-Bereich von CIS. Jede neu hinzugefügte LV erhält eine automatisch generierte ID, welche sie systemintern eindeutig verifiziert. Einmal verwendete Lehrveranstaltungen können nicht mehr entfernt, sondern nur deaktiviert werden, da andernfalls z.B.Notenzuordnungen verloren gehen würden.

Häufig werden Lehrinhalte einzelner Studiengänge in modularisierter Form angeboten. Darunter versteht man die Bündelung inhaltlich zusammengehöriger Lehrveranstaltungen eines Teilgebietes, um den Studierenden damit bestimmte Qualifikationen bzw. Fachkompetenzen zu vermitteln. Darin enthaltene Lehrveranstaltungen können sowohl in Form von Pflichtvorlesungen, Wahlfächern oder auch Seminaren abgehalten werden und enden jeweils mit einer Abschlussprüfung. Dadurch entspricht jedes Modul einem (für sich abgegrenzten) Teil des Studiums.

In VileSci werden Module über die Eingabemaske von Lehrveranstaltungen, durch Auswahl des gleichnamigen „Lehrtyp“ erstellt und können anschließend dem jeweiligen Studienplan per Drag&Drop hinzugefügt werden.

Ist ein erläuternder Text, welcher aufscheint, wenn mit dem Mauszeiger auf bestimmte Elemente - zB Feldbezeichnungen oder Spaltentitel - gezeigt wird ohne darauf zu klicken.

Da sich Unterrichtsräume hinsichtlich Ihrer Ausstattung, Sitzplatzanordnung oder Größe unterscheiden, wird dieses Attribut bei der Erstellung von Lehreinheiten verwendet. Es lassen sich mehrere, gleichartige Unterrichtsräume zusammenfassen, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten. Bei der Verplanung können so adäquate, tatsächlich verfügbare Raumvorschläge für eine entsprechende Lehreinheit angezeigt und damit Kollisionen vermieden werden.

Die Begriffe „reservieren“ und „verplanen“ werden häufig in ihrer Bedeutung verwechselt und dadurch im Zuge von Bearbeitungsanfragen falsch verwendet:

• Das Verplanen bezieht sich auf die Einteilung von LV’s mittels vordefinierter LE einzelner Studiengänge in TEMPUS. Diese werden als Felder mit verschiedenfarbigem Hintergrund dargestellt und ergeben so jeweils den späteren individuellen LV-Plan.

• Unter Reservierungen werden explizite Raumbelegungen (häufig einmalige Ereignisse) verstanden, die BenutzerInnen mit entsprechenden Rechten unter eigenem Namen via CIS (AdministratorInnen auch in VileSci) tätigen können. Im Unterschied zu verplanten LE werden diese als grau hinterlegte Felder im jeweiligen LV-Plan dargestellt.

Der LV-Plan in CIS bietet die Möglichkeit, einen bestimmten Raum innerhalb eines definierten Zeitraumes im Voraus zu buchen. Damit erscheint in TEMPUS eine Kollisionsmeldung, sobald dieser im betreffenden Zeitraum belegt werden soll. Systemintern werden Reservierungseinträge vorrangig gegenüber regulären LE behandelt. Sollten sie jedoch einmal bewusst kollidierend miteinander verplant werden, ist dies nur mittels Deaktivierung der Kollisionsprüfung möglich.

Ein Studiensemester (von lat.: sex=sechs; mensis=Monat) bezeichnet das Studienhalbjahr inkl. vorlesungsfreier Zeit (Ferien) an einer Hochschule. Entsprechend der allgemeinen Einteilung der Studienzeiten an österreichischen Fachhochschulen und Universitäten, finden Lehrveranstaltungen gewöhnlich zwischen September und Februar (= Wintersemester bzw. WS) sowie März und August (= Sommersemester bzw. SS) statt. Daher fallen ungerade Studienabschnitte (1., 3., 5., …) in das WS, gerade (2., 4., 6., …) hingegen in das SS.

In TEMPUS wird die eindeutige Zuordnung aller Studiengänge inkl. ihrer Lehrinhalte zu einem bestimmten Studienabschnitt innerhalb eines bestimmten Kalenderjahres als „Studiensemester“ definiert. Wählt man z.B. das „WS2013“ aus, werden alle zugehörigen Inhalte dieses Zeitraumes in die aktive Benutzeroberfläche geladen.

Neben regulären Lehrverbänden lässt sich eine bestimmte Auswahl von Studierenden auch in Spezialgruppen zusammenfassen. Auf diese Weise können diese mehreren bzw. spezifischen LektorInnen und/oder LE zugewiesen werden, auch wenn sie bereits einem Verband zugeordnet sind. Das kann sowohl innerhalb eines einzelnen Studiensemesters, als auch semester- bzw. studiengangsübergreifend durchgeführt werden.

Die Verwendung derartiger Gruppenformen ermöglicht einerseits zwar mehr Flexibilität (da zB Gruppenbezeichnungen individuell vergeben werden können). Andererseits geht damit auch ein wesentlich erhöhter Administrationsaufwand einher, da die Verplanung nur unter Deaktivierung der Kollisionsprüfung möglich und dementsprechend fehleranfälliger ist.

Ein Studiengang ist ein, hinsichtlich eines Studienabschluss eines wissenschaftlichen Studienfaches, angebotener Lerninhalt an einer Hochschule. Im Zuge des Bologna-­Prozesses 1999 wurden Studienabschlüsse in Österreich in 3 akademische Grade gegliedert: Bachelor, Master bzw. Doktor /PhD.

Das Curriculum (Vorlesungsprogramm) eines Studienganges wird durch die Studienordnung, die Prüfungsleistungen und den Abschluss durch die Prüfungsordnung definiert.

Lehrveranstaltungen eines Studiengangs werden, je nach Lehrinhalt, einem entsprechenden Institut zugewiesen. Da einzelne LV auch Bestandteil des Vorlesungsprogrammes mehrerer Studiengänge sein können, spricht man in diesem Fall auch von „übergreifenden Instituten“. An manchen Hochschulen werden Institute zusätzlich noch fachlich und/oder organisatorisch in übergeordnete Studienzentren zusammengefasst. Die Repräsentation nach außen erfolgt durch die Studiengangsleitung (STGL) bzw. die jeweiligen StudiengangassistentInnen (STGA).

Diese gibt an, wie viele Unterrichtseinheiten durchgehend pro LE verplant werden sollen und kann individuell definiert werden.

Ist eine systemintern automatisch generierte, fortlaufende Zahl und entspricht in den meisten Fällen der Lehreinheit-ID. Sie kann bei Bedarf manuell bearbeitet werden, um bestimmte LE bewusst parallel zu verplanen, ohne im Zuge dessen eine Fehlermeldung (Kollision) zu akquirieren.

So lassen sich mehrere LE im gleichen Zeitraum einteilen, selbst wenn diese ursprünglich unterschiedlichen LV zugewiesen wurden – z.B. wenn ein(e) LektorIn zwei eigenständige Lehreinheiten zu einem Zeitpunkt unterrichtet und diese auch kombiniert im LV-Plan dargestellt werden soll. Die UNR bildet damit gleichzeitig auch eine wichtige Basis der Kollisionsprüfung.

Ein Unterrichtstag kann in beliebig viele Unterrichtseinheiten mit bestimmter Anfangs- und Endzeit unterteilt werden, die Anfangszeiten dürfen sich jedoch nicht überschneiden. Endet z.B. eine UE um 10.25h, darf die Folgeeinheit erst mit 10.25h (oder später) beginnen.

Am Beispiel der FH Technikum Wien erfolgt die Einteilung eines Unterrichtstages in 16 UE (08.00h – 21.00h) zu je 45 Minuten, regelmäßige Pausenintervalle (meist 10minütig) sind dabei inkludiert.

Findet eine Lehrveranstaötung innerhalb eines Studiensemesters in regelmäßigen Zeitabständen statt, wird hier das jeweilige Intervall angegeben (z.B. „1“ = wöchentlich, „2“ = zweiwöchentlich etc.)

Die Angabe eines Wertes (muss > 0 sein) ist zwingend, da die betreffende LE andernfalls nicht in der LFVT aufscheint und damit auch nicht verplant werden kann.

Manuell definierbare Zeitsperren dienen als Erweiterung von bereits eingetragenen Zeitwünschen, um detailliertere Informationen hinsichtlich der Verfügbarkeit zu spezifizieren.

LektorInnen arhalten dadurch die Möglichkeit, unbegrenzt viele Termine punktuell zu sperren (z.B. aufgrund von Konferenzen, Auslandsaufenthalten, Urlaub oder Schulungen). Ein als Zeitsperre definierter Zeitraum wird im LV-Plan mit dunkelrotem Hintergrund dargestellt und erzeugt beim Verplanen eine Kollision.

LektorInnen wird im persönlichen CIS-Profil die Möglichkeit gegeben, Zeitpräferenzen für den Unterricht anhand eines Normwochenrasters einzutragen. Jedem Tag und jeder Zeiteinheit einer Woche werden Gewichtungen von -2 bis +2 zugewiesen, um damit die Verfügbarkeit anzugeben.

Zeitwünsche sollten nach dem Fairplay-Prinzip gewählt werden, sodass mindestens doppelt so viele positiv bewertete Einheiten vorhanden sind, als entsprechend dem Lehrauftrag zu unterrichten wären. Die Werte werden durch ein Farbsystem (von Rot bis Hellgrün) in der jeweils aktiv ausgewählten Kalenderwoche im Planungsfenster dargestellt, wobei +1 als Ausgangswert definiert ist.

Das Farbschema wird ebenso bei Auswahl des LV-Plans aus Sicht der LektorInnen oder beim Setzen einer Lehreinheit im Single/MultiWeek-Modus angezeigt.

Eine korrekte und bedachte Verwendung ist nicht nur für die effiziente Verplanung notwendig, sondern soll LektorInnen auch die Möglichkeit bieten, sich durch die Angabe ihrer Zeitpräferenzen einen angenehmeren Unterrichtsalltag zu gestalten.