Besonderheiten im Bestellablauf

Der Begriff Nachnahme bedeutet, dass die Ware direkt bei der Übergabe der Ware bezahlt werden muss. Wenn Sie diese Form der Zahlung in Anspruch nehmen, ist es wichtig, dass Sie den genauen Betrag vor der Lieferung beim Empfang bzw. bei der Warenannahme hinterlegen.

Die Dienstreise-Richtlinien und die benötigten Formulare für die Abwicklung einer Dienstreise, finden Sie auf der CIS-Seite.

Stellen Sie zuerst einen Reiseantrag, den Sie sich gemäß den Richtlinien genehmigen lassen. Gleichzeitig mit der Buchung (z.B. Flug, Unterkunft) legen Sie eine Bestellung im WAWI an. Nach Ihrer Rückkehr, füllen Sie die Dienstreiseabrechnung aus und lassen diese ebenfalls von Ihrem/Ihrer Vorgesetzten abzeichnen. Danach legen Sie zugehörige Rechnungen über bereits erhaltene Rechnungen (z.B. vom Vertragsreisebüro) und zusätzlich angefallene Ausgaben in Zusammenhang mit der Dienstreise im WAWI an. Es ist nicht notwendig, alle Positionen einzeln bei der Bestellung und der Rechnung aufzuschlüsseln.

Die Dienstreiseabrechnung lassen Sie dann zusammen mit den Originalbelegen der Geschäftsleitung/Reiseabrechnung zukommen.

1. Lehraufträge im FAS: Für sämtliche Lehraufträge, die im FAS eingetragen sind, ist eine Honorarnote, bzw. ein Leistungsnachweis zu legen. Dafür verwenden Sie das Word-Dokument „Leistungsnachweis Honorarnote“ aus dem CIS. Füllen Sie dieses Formular aus und lassen Sie es von Ihrem/Ihrer Vorgesetzten abzeichnen. Ein Eintrag im WAWI ist nicht erforderlich.
2. Werkverträge: Nach erbrachter Leistung ist eine Honorarnote zu legen. Sie können dafür das Word-Dokument „Vorlage Honorarnote Forschungsprojekt“ verwenden (oder sich daran orientieren). Dafür sind eine Bestellung und eine zugehörige Rechnung im WAWI über den Gesamtbetrag anzulegen. Es ist nicht notwendig, alle Positionen einzeln bei der Bestellung und der Rechnung aufzuschlüsseln. Die Honorarnote senden Sie dann an den Zentraleinkauf.

Die Eingabe von Gutschriften ins WaWi wird ausschließlich vom Zentraleinkauf durchgeführt.

Die exakten Rechnungsbeträge und das Datum der Überweisung liegen zunächst in der Buchhaltung auf. Um die Rechnungen richtig und vollständig eingeben zu können, wird folgender Ablauf eingehalten:

• Einmal wöchentlich kommen die Rechnungsdaten der bezahlten Rechnungen von der Buchhaltung zum Zentraleinkauf.
• Enthalten ist die Bestellnummer, der exakte Gesamtbetrag und das Transferdatum (Datum der tatsächlichen Überweisung).
• Der Zentraleinkauf pflegt bis zur nächsten Woche die Daten ins WAWI ein. Bestellungen werden nicht mehr korrigiert, nur mehr die Rechnungen.

Durch diese Vorgangsweise sollte im WAWI das exakte Restbudget ersichtlich sein und die Bestellungen können auch für die Budgetplanung genutzt werden.

In der Praxis kommt es vor, dass Rechnungen vorliegen, aber noch keine Bestellung angelegt wurde. In diesem Fall ist es notwendig, umgehend eine dazugehörige Bestellung anzulegen.

Mitunter wird eine Bestellung zu Beginn auf die falsche Kostenstelle gebucht. Die Bestellnummer enthält dann das Kürzel der falschen Kostenstelle. Solange die Bestellung noch nicht abgeschickt wurde, kann die Bestellnummer vom Besteller geändert werden.
Nach dem Abschicken, kann zwar die zugehörige Kostenstelle durch den Zentraleinkauf geändert werden, jedoch muss die Bestellnummer unverändert bleiben. Häufig führt dies zu Verwirrungen, wenn bei den eigenen Kostenstellen fremde Kürzel auftauchen.
Die Bestellnummer hat also nicht immer einen Bezug zur Kostenstelle.

Gutschriften aus Innovationsschecks werden vom Zentraleinkauf und von der Geschäftsleitung angelegt.