Jede Bestellposition wird in einer eigenen Zeile erfasst. Zu Beginn ist nur eine leere Zeile vorhanden. Sobald Sie das Feld der Spalte Bezeichnung verlassen, wird eine neue Zeile hinzugefügt. Folgende Eingabefelder stehen zur Verfügung:

Dieser Button löscht die jeweilige Zeile
Schiebt diese Zeile um eine Zeile weiter nach unten.
Schiebt diese Zeile um eine Zeile weiter nach oben.

• Pos: Nummerierung des Postens. Standardmäßig erhält jede neue Zeile eine neue Postennummer. Wenn das nicht gewünscht ist (weil zB. die neue Zeile nur Zusatztext aber keinen neuen Bestellposten enthält) kann die Nummerierung beliebig verändert werden.
• Menge: Anzahl der zu bestellenden Ware.
• VE: Verpackungseinheit (Stück, Pack, Meter, Rollen, usw.)( Max. 7 Zeichen).
• Bezeichnung: des Artikels durch den Lieferanten.
• Artikelnr.: Artikelnummer der Ware.
• Preis/VE: Nettopreis der Ware pro Verpackungseinheit. Der Bruttopreis wird automatisch nach Eingabe der USt berechnet.
• USt: Umsatzsteuer auf diese Lieferung oder Leistung.

Bei Bestellungen im EU-Raum (innergemeinschaftlicher Erwerb) wird die USt, die Sie bitte prozentmäßig eintragen, nicht am Bestellschein angedruckt. Dieser wird dem Lieferanten mit dem Netto-Betrag übermittelt. Denn auch die Rechnung des Lieferanten muss netto ausgestellt werden. Wir (die Buchhaltung) sind für die Abführung der sogenannten „Erwerbssteuer“ verantwortlich.

Im WAWI-Berichtg „Kostenstelle“ wird der Brutto-Betrag inklusive USt erfasst („unsere tatsächlichen Kosten“) und damit das Budget korrekt belastet.

Brutto: Preis der ware inklusive der korrekten Umsatzsteuer (aktuelle Sätze in Österreich: 20%, 10%, 13%). Der Bruttopreis wird automatisch nach Eingabe des Nettopreises und der zutreffenden USt berechnet.

Tags: Mit dem Plus-Symbol blenden Sie die zusätzliche Spalte Tags ein. Sie können jeder Bestellposition Tags zuweisen.

• Speichern: Diese Taste speichert die aktuellen Eingaben.
• Abschicken: Das Abschicken der Bestellung hat zur Folge, dass der Freigabe- und Bestellvorgang mit dem Versenden entsprechender Emails gestartet wird.

Nach dem Abschicken können Änderungen in der Bestellung nur mehr von der Kostenstellenleitung durchgeführt werden.

• Erneut Abschicken: (siehe Abbildung 3.3) Nach dem erstmaligen Abschicken der Bestellung wird dieser Button aktiv. Ein erneutes Abschicken versendet wiederholt eine E-Mail und kann verwendet werden um die Kostenstellenleitung an die Freigabe zu erinnern. Das Datum des erneuten Abschickens wird angezeigt.
• Bestellschein generieren: Durch Anklicken wird der Bestellschein, der neu und übersichtlicher gestaltet wurde, als pdf-Datei geöffnet

Neu ist, dass der ausgedruckte Bestellschein (und nicht mehr die Rechnung) ab einem Bestellwert von EUR 1000,- (brutto) vom Budgetverantwortlichen abgezeichnet werden muss (für die Bestell auslösung nicht relevant, aber als „offizieller“ Akt, zumal das Budget der Kostenstelle belastet wird) und danach an den Zentraleinkauf übermittelt wird.

Wie oben erwähnt, ist dafür die Unterschrift auf der Rechnung (wenn der Betrag deckungsgleich mit der Bestellung ist, und was der Regelfall ist) nicht mehr notwendig.