Neben der Übernahme der Informationen aus der vorhergehenden Bildschirm-Seite (die Sie dann noch ändern können) und der automatisch generierten Bestellnummer, sind einige zusätzliche Angaben zur Bestellung vorzunehmen.

Abbildung 3.4.: Bestellformular

• Bestellnummer: Diese geben Sie nicht ein, sondern wird automatisch generiert. Sie setzt sich zusammen aus der Organisationseinheit, dem Geschäftsjahr, dem Kürzel der Kostenstelle und einer fortlaufenden dreistelligen Nummer. Daneben finden Sie zwei Buttons. Der erste kopiert die Bestellung und öffnet diese gleich zur Bearbeitung. Das Rechnersymbol öffnet die eingabemaske für die dazugehörige Rechnung.
  

Das nachträgliche Ändern der Bestellnummer ist nur möglich, solange die Bestellung noch nicht bestellt wurde. Sollte sich danach die Kostenstelle ändern, wird die Bestellnummer (das Kürzel der Kostenstelle) NICHT angepasst.

Erläuterung der weiteren Felder:

Neu ist, dass man auf „nicht bestellen“ klicken kann (dann wird es auf dem Bestellschein angedruckt) und diesen Vermerk nicht mehr bei den Positionen bzw. im Feld „Interne Bemerkungen“ hineinschreiben muss.

Interne Bemerkungen: Ist für den Zentraleinkauf relevant und wird am Bestellschein nicht angezeigt.

Tags: Sind für jene, die sie verwenden wollen, unverändert geblieben.

Zahlungsweise: hier kann man zwischen

• Rechnung
• Kreditkarte
• Vorauskassa
• Barzahlung (Nachnahme)

wählen.

Auslagenersatz: Ist kein „Muss-Feld“, sondern eine Option. Wenn Sie den Haken setzen, kommt ein leeres Feld, in das der IBAN (sofern er hinterlegt ist) Ihrer Bankverbindung automatisch aus dem FAS eingetragen wird. Dieser wird dann auch am Bestellschein ausgewiesen. Falls die Kontoverbindung nicht mehr stimmen sollte, können Sie diesen IBAN überschreiben.

Auftragsbestätigung: Das Datum der eingegangenen Auftragsbestätigung wird vom Zentraleinkauf eingegeben.

Angebote:
Eine wesentliche neue Funktion ist „Angebote hinzufügen“. Hier sollen Angebote, die für die Bestellung relevant waren, hochgeladen werden. Bitte scannen Sie zuerst die Angebote ein. Dann klicken Sie auf „hinzufügen“, suchen die Datei („Durchsuchen“) und laden diese hoch.

Erstellt am: Zeigt auf der rechten Seite das Erstelldatum der Bestellung.

Vorauss. Liefertermin: Das nächste Feld auf der rechten Seite, das in der Regel vom Zentraleinkauf ausgefüllt wird, ist der vorraussichtliche Liefertermin (als Information für Sie als Besteller). Wenn Sie diesen hingegen schon wissen, können Sie ihn hier eintragen.

Besteller: Wer die Bestellung angelegt hat.

Dann wählen Sie - wie bisher - die Liefer- und Rechnungsadresse aus.

Status: Zeigt den derzeitigen Bestellstatus an.

• Bestellen/Bestellt: Zeigt an, dass die Bestellung durchgeführt wurde (Fax, Onlinebestellung,…), und wird in der Regel vom Zentraleinkauf angeklickt.
• Stornieren/Storniert: Wenn die Bestellung stoerniert wurde.
• Geliefert: Zeigt an, dass die Ware abholbereit ist bzw. geliefert wurde.

Freigabe: Hier wird nach dem Abschicken der Bestellung angezeigt, welche Abteilungen (Stellen) die Bestellung freigeben müssen. Wurde die entsprechende Freigabe erteilt, erscheint zusätzlich das Datum der Freigabe neben der Abteilung.

Rest-Budget: Zeigt das verfügbare Budget VOR dem Speichern der aktuellen Bestellung. Nach jedem Speichervorgang wird die Summe neu berechnet.

Für wen (Person): Falls der bestellte Gegenstand (z.B. ein Notebook) für eine bestimmte Person vorgesehen ist, dann gehen Sie in dieses Feld und geben die ersten Buchstaben des Namens ein. Aus den Vorschlägen wählen Sie den Verwender aus.

Wo eingesetzt (Raum): Wichtig für die Inventarisierung ist jedenfalls, dass ein Raum (Ort) eingetragen wird, wo das Gerät eingesetzt wird. Das geschieht in diesem Feld, das Vorschläge bringt, allerdings auch überschrieben werden kann.

Leasing: Bei der Anschaffung von höherpreisigen Gebrauchsgütern kann anstelle von Kauf Leasing in Frage kommen. Hier kann eine „Empfehlung für Leasing“ abgegeben (angeklickt) werden. Die Entscheidung, ob gekauft oder geleast wird, obliegt dann der Geschäftsleitung.