Zweimal jährlich werden im Rahmen der sogenannten Planungsphase die relevanten Informationen für die Erstellung der Semesterpläne seitens der Studien- und Lehrgänge zusammengetragen und an die betreffenden Ansprechpersonen der verantwortlichen Service-Abteilung (System Support) übermittelt. Diese bereitet die Informationen systemseitig auf und erstellt daraus die einzelnen LV-Pläne.

Zeitrahmen der Planungsphase für ein Sommersemester:

• Vorbereitung der Planungsinformationen nach Abschluss der BIS-Meldung (November)
  • Vorrückung der Lehreinheiten (Lehraufträge) des Vorjahres + Aktualisierung der Informationen in FAS
  • erforderliche Adaptierungen in STO in Rücksprache mit den Ansprechpartnern der Qualitätssicherungsabteilung (inhaltliche Fragen) bzw. des System Support (Anliegen zur technischen Umsetzung)
  • Aktualisierung von Zeitwünschen und Zeitsperren der Lehrpersonen (reminder per Mail durch System Suppport + Erinnerung im Rahmen der Planungsvorbereitungen durch den Studiengang)
• Ab 01.11. des Jahres: Lehrauftäge „bestellen“ (Studiengang) + Lehraufträge „erteilen“ (Department)
• Bis 30.11. des Jahres: Übermittlung aller relevanten Planungsinformaitonen an den System Support
• Ab 01.12. des jahres Start der Planungsphase (= systemseitige Umsetzung der Planungsinformationen) durch den System Support
• Nach den Weihnachtsferien bis Ende Jänner: Abschluss der Erstplanung + Finetuning in Rücksprache mit den Studiengängen bzw. Assistenzen
• Veröffentlichung der LV-Pläne nach Freigabe durch die Studiengänge in Abstimmung mit den betreffenden Ansprechpersonen des System Supports

Zeitrahmen der Planungsphase für ein Wintersemester:

• Vorbereitung der Planungsinformationen nach Abschluss der BIS-Meldung (April)
  • Vorrückung der Lehreinheiten (Lehraufträge) des Vorjahres + Aktualisierung der Informationen in FAS
  • erforderliche Adaptierungen in STO in Rücksprache mit den Ansprechpartnern der Qualitätssicherungsabteilung (inhaltliche Fragen) bzw. des System Support (Anliegen zur technischen Umsetzung)
  • Aktualisierung von Zeitwünschen und Zeitsperren de rLehrpersonen (reminder per Mail durch System Suppport + Erinnerung im Rahmen der Planungsvorbereitungen durch den Studiengang)
• Ab 01.04. des Jahres: Lehrauftäge „bestellen“ (Studiengang) + Lehraufträge „erteilen“ (Department)
• Bis 30.04. des Jahres: Übermittlung aller relevanten Planungsinformaitonen an den System Support
• Ab 01.05. des jahres Start der Planungsphase (= systemseitige Umsetzung der Planungsinformationen) durch den System Support
• Ende Mitte/August: Abschluss der Erstplanung + Finetuning in Rücksprache mit den Studiengängen bzw. Assistenzen
• Veröffentlichung der LV-Pläne nach Freigabe durch die Studiengänge in Abstimmung mit den betreffenden Ansprechpersonen des System Supports

Diese umfasst alle erforderlichen Aktualisierungen und Vorbereitungen seitens STG / STGA in FAS sowie die Übermittlung ergänzender Unterlagen, welche für die anschließende Verplanung durch den System Support erforderlich sind.

In den meisten Fällen wird mit den Vorbereitungen zur Lehrfächerverteilung begonnen, nachdem die BIS-Meldung positiv abgeschlossen wurde - die Lehrfächerverteilung beinhatet folgende Schritte:

1. die Vorrückung der LV-Teile in FAS (Lehraufträge) seitens STG / STGA, um die nötigen Aktualisierungen durchzuführen
2. die Abstimmung seitens STG mit den Departments hinsichtlich der Lehrauftragsverteilung; diese erfolgt außerhalb des Systems

LV-Teile finden sowohl in FAS als auch TEMPUS gebraucht. Während in FAS anhand dieser die Lehraufträge der Lehrenden generiert werden, sind sie in TEMPUS für die korrekte Abbildung des Unterrichts im LV-Plan erforderlich. Es handelt sich systemseitig jedoch um die selben Daten-Container.

Seitens STGA sind nun die Inhalte der LV-Teile pro Lehrveranstaltung zu kontrollieren und ggf. zu aktualisieren - dies betrifft vor allem

• zugeordnete Gruppen änderen, entfernen oder neu zuordnen
• zugeordnete Lehrende kontrollieren und ggf. erneuern (!! SemStd / PlanStd + StdSatz vervollständigen !!)
• Raumtyp + Raumtyp alternativ
• Wochenrhythmus (WR), Blockung (BL) und Start-KW (Beginn) der Lehrveranstaltung
• Anmerkungen in einzelnen LV-Teilen (sollen mit Datums+Namenskürzel versehen werden)

Neben den Aktualisierungen in FAS sind auch weitere ergänzende Dokumente, die unterstützend mitübermittelt werden, zu aktualisieren. Diese Dokumente können, je nach subjektiver Präferenz, in unterschiedlichen Formaten erstellt werden, müssen jedoch die essentiellen Informationen für eine mögliche Umsetzung enthalten:

• welche Lehrperson unterrichtet welche Gruppe(n)
• welcher Raumtyp wird für den Unterricht präferiert / ist unbedingt erforderlich
• im Falle spezieller Rhythmen / Intervalle bitte genau anführen, wie diese abzubilden sind
• wird ein Unterricht von mehreren Lehrpersonen durchgeführt, bitte Abfolge erläutern

Mit Einführung der digitalen Lehraufträge (systemseitige Einführung im WS2019, Start der aktiven Nutzung ab SS2020) hat der bisherige Prozess einige Veränderungen erfahren, welche langfristig zu einer einfacheren, übersichtlicheren und ressourcenschonenderen Durchführung der Lehrauftragsvergabe beitragen sollen.

Im Rahmen der Einführung wurde hierzu ein Moodle-Kurs erstellt, dessen Inhalte als Leitfaden für alle Beteiligten dienen sollen:

https://moodle.technikum-wien.at/course/view.php?id=8703

Die Verplanung kann erst dann stattfinden, wenn die bestellten Lehraufträge seitens STG durch das jeweilige Department erteilt wurden. Der Status kann in FAS per Klick auf den betreffenden LV-Teil ⇒ Tab LektorInnenzuteilung ⇒ Vertragsdetails eingesehen werden.

Die Freigabe zum Planungsstart erfolgt, unverändert, manuell durch den STG / die STGA an die betreffenden Ansprechperson des System Support. Es werden systemseitig im Zuge dessen keine automatischen Benachrichtigungen versandt.