Im FAS gibt es zwei Arten von Studierendengruppen: Lehrverbands- und Spezialgruppen.
Diese müssen vorab im Verwaltungstool VileSci erstellt werden.

Lehrverbandsgruppen sind maximal dreistufig und bilden eine wichtige Grundlage im Rahmen der Unterrichtsplanung, da so Studierende eines Jahrganges in kleinere Teile gegliedert werden:

• Semester: Der erste Teil definiert das Studiensemester, in dem sich ein/e Studierende befindet. Bei Bedarf kann hier jedoch auch zusätzlich eine Organisationseinheit verwendet werden, wie z.B. beim Studiensemester 0
  1. 0A für AbbrecherInnen
  2. 0B für UnterbrecherInnen
  3. 0I für Incoming-Studierende
  4. 0O für Outgoing-Studierende

• Lehrverband: Unterteilung des Semesters in Großbuchstaben, alphabetisch aufsteigend, beginnend mit A
• Gruppe: Weitere Unterteilung der Lehrverbände in Gruppen, numerisch aufsteigend, beginnend mit 1

Jede/r Studierende muss genau einer Lehrverbandsgruppe zugeordnet werden. Dies erfolgt mittels Eintrag in der jeweilige Studierendenkartei in der Registerkarte Details im Eingabefeld Verband.

Spezialgruppen sind das organisatorische Bindeglied zwischen Studierenden und Lehrveranstaltungen, die außerhalb der Lehrverbandsstrukturen zugeteilt werden (z.B.: Wahlfächer).

Beispiel:
Der Studiengang 1 bietet ein Wahlfach XY an, welches von Studierenden unterschiedlicher Lehrverbandsgruppen und/oder Studiengänge besucht werden kann. Daher muss für diese LV im Vorfeld eine eigene Spezialgruppe in VileSci erstellt werden. Die Zuordnung der Studierenden erfolgt mittels Drag&Drop. Hierzu markiert man per Mausklick links den jeweiligen Namen im Hauptfenster und zieht diesen, mit gedrückter Maustaste, in die entsprechende Gruppe im Listenfeld 1 (Quellmenü). Sollte ein/e Studierende/r aus einem anderen Studiengang teilnehmen wollen, sollte diese/r vorab per Personensuche ermittelt und anschließend in die jeweilige Gruppe gezogen werden.

Personeneinträge von Spezialgruppen werden nicht im Rahmen der systemseitigen Vorrückung in das Folgesemester kopiert sondern sind der gewünschten Gruppe erneut manuell zuzuordnen.

• Student aus Gruppe entfernen: (auch möglich, wenn mehrere Studierende markiert wurden) entfernt eine/n Studierende/n aus einer Spezialgruppe. Dazu muss im linken Menü eine Spezialgruppe ausgewählt sein. Aus Lehrverbandsgruppen können Personen auf diese Art nicht entfernt werden.

• E-Mail senden: Es wird ein E-Mail-Fenster geöffnet, bei dem die markierten Studierenden als Empfänger eingetragen sind.
  Wird der Eintrag 'E-Mail senden (intern)' gewählt, werden die Adressen der Hochschule eingetragen.
  Wenn der Eintrag 'E-Mail senden (privat)' gewählt wird, dann wird das E-Mail an die Zustell-E-Mail-Adresse gesendet, die unter Kontakt eingetragen wurde.
  (Aus technischen Gründen ist die maximale Anzahl begrenzt. Wird diese überschritten, öffnet sich automatisch ein zweites E-Mail-Fenster, worin die restlichen EmpfängerInnen gelistet sind.)

• Personendetails anzeigen: öffnet in einem separaten Fenster eine Übersicht bestimmter Stammdaten dieser Person
  Diese umfasst z.B. Kontaktdaten als auch Informationen zum Status des FH-Ausweises bzw. des zuletzt vergebenen Studierenden-Status