Die Studierendenmeldung

Was ist die BIS-Meldung?

Alle Fachhochschulen Österreichs müssen zweimal jährlich eine „Bereitstellung von Informationen über den Studienbetrieb“ in Form einer Datenmeldung an die AQ Austria durchführen.

Die BIS-Meldung ist eine Stichtagsmeldung - d.h. die Daten, welche jeweils am 15.04. und 15.11. an die AQ Austria übermittelt werden, sind ausschlaggebend.

Es empfiehlt sich daher, die Studierendendaten (FAS) bereits unter dem Studienjahr regelmäßig zu kontrollieren, um mögliche Fehler bis zum Meldestichtag zu reduzieren. Fehler, die bis dahin nicht behoben wurden, müssen in der Meldephase (= zwischen 15. und 30. desselben Monats) nachträglich bereinigt bzw. korrigiert werden.

Welche Daten werden gemeldet?

Im Rahmen der Studierendenmeldung werden Informationen zu

aktiv Studierenden, Absolventen, Abbrechern / Unterbrechern (am 15.11. zusätzlich Anfängern und Bewerbern)
Studierendenmobilität (Incomings, Outgoings und Gemeinsame Studien)
außerordentlich Studierenden
Double Degree-Studierenden

an die AQ Austria übermittelt.

Am 15.04. erfolgt neben der Studierendenmeldung zusätzlich auch

die Personalmeldung
die Forschungs- und Projektdatenmeldung

an die AQ Austria.

Plausibilitätsprüfung in FAS

FAS bietet die Möglichkeit, die zu meldenden Daten ab Semesterbeginn mit Hilfe der Plausibilitaetsprüfung laufend zu kontrollieren. Somit lassen sich fehlende bzw. fehlerhafte Datensätze rechtzeitig ergänzen bzw. richtigstellen.

Abbildung 21.1.: Aufruf Plausibilitätsprüfung Student

Im Zuge dessen werden die zu korrigierende Datensätze inkl. Details in einem separaten Browser-Fenster gelistet.

Diese Prüfmethode dient der laufenden Datenkontrolle und -pflege und listet sämtliche vorhandenen u. gefundenen Fehler. Trotzdem können im Zuge des Hochladens auf die website der AQ Austria weitere Fehlermeldungen auftreten, da diese umfangreicher überprüft.

Erzeugen der XML-Datei in FAS

Bis November 2022 wurden die Studierendendaten für die BIS-Meldung manuell auf dem Portal der AQ Austria hochgeladen. Seit der Meldung 15.11.2022 werden die Daten automatisiert via Datenverbund an die AQ übermittelt, mit dem seitens der teilnehmenden Fachhochschulen ein täglicher automatisierter Datenaustausch stattfindet.

Das Generieren des Melde-xml ist dennoch unverändert möglich, zumal damit auch gleichzeitig eine Überprüfung auf BIS-relevante Fehler in den Datensätzen durchgeführt wird.

Nach Auswahl des gewünschten Studiengangs im Quellmenü wird mittels BIS → Student → Meldung generieren die zugehörige BIS-Meldungsübersicht in einem separaten Browser-Fenster geöffnet:

Abbildung 21.2.: Studierendenmeldung in FAS generieren

Die Tabelle zeigt die Gesamtanzahl an Studierenden, gegliedert nach Studiensemester sowie die vergebenen Studierenden-Stati. Die Tabelle umfasst 8 Spalten, wobei 1-8 für die höchstmögliche Anzahl an Studienabschnitten im Rahmen eines regulären (Bachelor-)Studiums stehen. Inhalte werden jedoch nur in jenen Spalten angegeben, die für den Meldeszeitraum relevant sind.

Die letzte Zeile beinhaltet die Anzahl der BewerberInnen, d.h. all Personen, die seit der letzten BIS-Meldung
- den Status Bewerber erhalten und
- das Feld Zum Reihungstest angetreten in der Registerkarte PreStudent angehakt haben.
Im rot hinterlegten Feld der letzten Spalte scheint zusätzlich die Anzahl gefundener Fehler auf.

Die Studiensemester 50 und 60 stehen für Personen, welche ihre Abschlussprüfung nicht in der regulären Studienzeit gemacht, sondern ein oder mehrere Semester überzogen haben. Die BIS-Meldung sieht vor, dass Studierende, die erst später zur Abschlussprüfung antreten,
- mit der Semesteranzahl 50 (Status Diplomand 2-3 mal eingetragen) für die Absolvierung innerhalb eines Jahres
- mit der Semesteranzahl 60 (Status Diplomand ≥4 mal eingtragen) für einen längeren Zeitraum
gemeldet werden müssen.

Fehler (gelistet unter Nicht plausible BIS-Daten) sind unbedingt seitens Studiengang vor dem Upload auf die Website der AQ Austria zu beheben. Die enthaltenen Werte bei den einzelnen Stati sollten durch Studiengang bzw. die STGA nochmal auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden.

Erst danach kann per Klick auf XML-Datei für BIS-Meldung Stg .. die entsprechende Datei lokal auf dem Rechner gesichert werden. Sie enthält alle melderelevanten Informationen, welche später zur Kontrolle und entgültigen Meldung auf die Website der AQ Austria geladen werden.

Fehlerhafte bzw. fehlende Datensätze werden nicht in der XML-Datei erfasst und damit auch nicht gemeldet

Die Website der AQ Austria

Über den Menüpunkt LOGIN EXTRANET erfolgt die Anmeldung mit entsprechendem Benutzernamen und Passwort.

Per Klick auf Applikation starten werden anschließend sämtliche Studiengänge gelistet, für deren Bearbeitung die angemeldete Person über die nötigen Berechtigungen verfügt. Per Klick auf Upload kann die ausgewählte BIS-Meldedatei hochgeladen werden.

Abbildung 21.8.: Arbeitsoberfläche nach Login bei AQ Austria

Per Klick auf Anlagen wird auf eine Seite mit Übersichtstabellen verwiesen. Die dort enthaltenen Daten / Zahlen sollten - vor allem während der Meldezeit - kontrolliert werden, um sicherzugehen, dass sie vollständig und korrekt sind bzw sie andernfalls in Rücksprache mit dem HelpDesk der AQ Austria zu berichtigen.

Nach Auswahl der hochzuladenden Datei (Durchsuchen… ⇒ Pfad/zur/Datei) wird diese per Klick auf Upload und Validierung auf den Server der AQ Austria übertragen.

Ist der Upload beendet, zeigt eine Statusmeldung ob die Durchführung erfolgreich bzw. fehlerhaft war.

Fehlerkorrektur

Gefundene Fehler können in einem gesonderten Error-xml heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Möchte man einen Eintrag direkt aus dem Anwendungsfenster entfernen, ist dieser zu markieren und der Vorgang per Klick auf Löschen zu bestätigen.

Meist ist jedoch eine Fehlerkorrektur im entsprechenden Datensatz in FAS erforderlich. Hierzu empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

Öffnen der gespeicherten Datei in einem separaten Fenster
Kopieren der PersKz eines Studierenden aus einem Fehlereintrag
Einfügen dieser PersKZ in das Suchfeld der Registerkarte Studenten
Prüfen bzw. Beheben der Fehlerquelleim

Sind die angezeigten Fehler beseitigt, kann als Gegenüberprüfnug mittels BIS → Student →Meldung generieren eine neue BIS-Meldungsübersicht generiert werden. Ist diese fehlerfrei, ist der Upload auf die Website der AQ Austria erneut durchzuführen.

Da die Daten über den Datenverbund an die AQ Austria übermittelt werden, sind geänderte Datensätze (nach Fehlerbehebung) zuerst beim Datenverbund zu melden.

Das erfolgt

entweder automatisiert einmal täglich (dh eine Kontrolle, ob die Daten fehlerfrei sind, ist erst am Folgetag möglich)
oder man meldet die geänderten Daten einzeln direkt an Datenverund (über die DVUH-Schnittstelle bzw. der entsprechenden Oberfläche in FHC)

Der Vorgang (Fehlerbehebung - Datenkontrolle) ist so oft zu wiederholen, bis Import+Upload auf der AQ Webseite fehlerfrei möglich sind.

Wirkt sich die Fehlerkorrektur gewisser Daten(sätze) auf eine vorangegangene BIS-Meldung aus, ist eine Nachmeldung bei der AQ Austria erforderlich

Fehlermeldungen - Übersicht

	ErrorText	Bedeutung	Korrekturschritte
1	Wenn das letzte AufenthaltBis = NULL muss es einen aktuellen IO-Datensatz geben	Betrifft Datensätze von Incoming/Outgoing-Studierenden a) bei der letzten BIS-Meldung nicht od. ohne „Bis“-Datum gemeldet b) bei der letzten BIS-Meldung wurde ein anderes „Von“-Datum gemeldet c) Haken bei Bismelden wurde fälschlicherweise entfernt	a)+ b) das Datum ist nachträglich zu korrigieren und bei der AQ Austria nachzumelden c) Häufig, wenn Entfernung nachträglich erfolgt (bereits durchgeführte BIS-Meldung + aktiver Status „Student“ werden erkannt) Damit diese/r Studierende bei der nachfolgenden Meldung erfasst wird, ist der Haken erneut zu setzen
2	Studierende mit letztem StudStatusCode = „1“ oder „2“ müssen bei der aktuellen Meldung gemeldet werden	entweder noch ein Fehler bei der Plausibilitätsprüfung oder es gibt noch keinen aktuellen Status	beim Status Abbrecher - entweder das Datum des letzten Status auf 1 Tag nach der letzten BIS-Meldung ändern (16.04. bzw. 16.11.) - oder ⇒ Punkt 5
3	Bei StudienanfängerInnen (ausgenommen Incoming-Studierende), muss die dritte Stelle des Personenkennzeichens zum Meldedatum = 15.11.JJJJJ gleich „1“ bzw. zum Meldedatum = 15.04.JJJJ+1 gleich „2“ sein	StudierendeR hat Studium erst nach der letzten BIS-Meldung aufgenommen und muss nachgemeldet werden	Wenn falsch eingetragen, BeginnDatum des Studiums korrigieren ⇒ Nachmeldung an DV+AQ Austria erforderlich!
4	Das Beginndatum muss kleiner als das aktuelle Meldedatum und größer als das vorangegangene sein	Datum des (ersten) Statuseintrags Student muss zeitlich nach letzten BIS-Meldung liegen	Beginn-Datum korrigieren: 1) Studierenden-Datensatz in FAS öffnen 2) unter PreStudent → Statuseintrag Student markieren 3) per Rechtsklick Bearbeiten auswählen 4) Datum anpassen ⇒ Nachmeldung an DV+AQ Austria erforderlich!
5	Die Folge letzter und aktueller StudStatusCode bzw. letztes und aktuelles Ausbildungssemester ist falsch	a) häufig bei Diplomanden, wenn Statusreihenfolge nicht korrekt	a+b) Statusreihenfolge muss wie folgt lauten: SS2022 - Student im letzten Sem SS2022 - Diplomand im letzten Sem WS2022 - Diplomand im letzten Sem
		b) bei Diplomanden/Absolventen: haben gleichnamigen Status noch nicht erhalten, sondern sind weiterhin als Student erfasst
		c) bei der letzten BIS-Meldung wurde ein anderes Studiensemester gemeldet	c) das zuletzt gemeldete Studiensemester unter Datenexport → Studierende prüfen
		d) möglich, dass StudierendeR bereits im 2.Sem (SS2021) gemeldet war, dann im 1.Sem (WS2021) wiederholt und im 1.Sem (WS2022) abgebrochen hat	d) Status ändern: 1) WS2021 - Student 1.Sem → entfernenund 2) Studiensemester bei Status Abbrecher auf 2.Sem ändern
6	Der gemeldete NationenCode muss in der Tabelle INTERNAT vorkommen	Es wurde bei Heimatland ein Land ausgewählt, dass es nicht gibt / nicht stimmt	Eingabe kontrollieren bzw. anpassen
7	Invalid Child Element (StudiengangStamm/StudiengangDetail)	tritt meist bei STG mit mehreren Org-Formen auf (zB VZ,BB,DL) bzw. Incoming-Studierenden, wo keine Org-Form zugewiesen wurde	Im HTML-File prüfen, was bei StudiengangStamm angegeben ist - z.B.: <Erhalter> <ErhKz>005</ErhKz> <MeldeDatum>15042011</MeldeDatum> <StudierendenBewerberMeldung> <StudiengangStamm> <StgKz>331</StgKz> <StgArtCode>2</StgArtCode> <OrgFormCode>3</OrgFormCode> <StudiengangDetail> <OrgFormTeilCode>2</OrgFormTeilCode> <StgStartSemCode>1</StgStartSemCode> ... .. 1) PersonenKZ des fehlerhaften Studierenden suchen (am Ende zu finden) 2) in FAS zugehörigen Studierenden-Datensatz in FAS aufrufen 3) unter PreStudent → Status Eintrag markieren + per Rechtsklick Bearbeiten bestätigen 4) unter Organisationsform zutreffende auswählen und per Klick auf Speichern bestätigen
8	Im StudiengangStamm-Container wurde ein falscher OrgFormCode gemeldet	Die angegebene Ziffer ist falsch bzw keiner OrgForm zugeordnet; evtl. wurde die Anzahl der Studiensemester bei diesem Studiengang geändert	Eingabe kontrollieren
9	Bei Studierenden, die ihr Studium vor dem 15.11.2021 begonnen haben muss der Ausstellungsstaat leer sein		In der Registerkarte PreStudent → Ausstellungsstaat das Land löschen
10	Das Ausbildungssemester „60“ darf erst dann gemeldet werden, wenn zuvor 2-mal das Ausbildungssemester „50“ gemeldet wurde	StudierendeR wurde öfter als 3-mal als Diplomand gemeldet	evtl Status von Diplomand auf Unterbecher ändern
11	Bei StudienanfängerInnen mit StgStartSemCode = „1“ und MeldeDatum = 15.11.JJJJ müssen die beiden ersten Stellen des PersonenKZ mit den letzten beiden Stellen des Meldejahres übereinstimmen	PersonenKZ ist falsch	Änderung nur durch AdministratorInnen möglich; AnsprechartnerInnen aufsuchen
12	Wenn das Ausbildungssemester kleiner als 50 ist, dann darf es nicht größer als die Regelstudiendauer sein	STG hatte bisher weniger Studiensemester –> zwischenzeitl. wurde Curriculum geändert –> Studierende unterliegen noch bisherigem Curriuculum –> daher 'Fehlermeldung',dass dieses Studiensemester nicht existiert	Änderung nur durch AdministratorInnen möglich; AnsprechartnerInnen aufsuchen
13	Die Folge letzter und aktueller StudStatusCode bzw. letztes und aktuelles Ausbildungssemester ist falsch	häufig bei aktivem Status Unterbrecher od. Abbrecher	Statusreihenfolge soll wie folgt lauten: SS2021 - Unterbrecher WS2021 - Student - 1.Sem SS2022 - Student - 2.Sem WS2022 - Student - 1.Sem Person war bereits Student im 2.Sem, wurde dann ins 1.Sem zurückgestuft und hat dadurch Status Unterbrecher od. Abbrecher erhalten: a) Status WS2021 - Student im 1.Sem → löschen b) Status SS2022 - Unterbrecher im 1.Sem → auf 2.Sem ändern und in den Anmerkungen eintragen, dass im 1.Sem unterbrochen wurde D.h. den Status Abbrecher auf das Semester abändern, dass zuletzt gemeldet wurde - z.B.: Abbrecher 2.Sem. Student 1.Sem Student 2.Sem → zuletzt gemeldet Student 1.Sem
14	The 'OrgFormCode' element is invalid - The value '3' is invalid according to its datatype 'Integer' - The Enumeration constraint failed. (poppt gleich beim Hochfahren auf)	Der/Dem Studierenden wurde keine OrgForm (VZ/BB), oder eine falsche (VBB) zugeordnet	Im FAS unter BIS → Student → Meldung generieren, Studierendenliste nach Person ohne OrgForm durchsuchen und anschließend in FAS korrigieren
15	Das Ausbildungssemester darf für aktive Studierende (StudStatus 1) nur 2-mal (nur bei 2 Meldungen) den Wert „50“ aufweisen	StudierendeR ist bereits ≥3 Studiensemester mit Status Diplomand erfasst erfolgt die BIS-Meldug in den darauffolgenden 2 Jahren in „Semester 50“. Benötigt ein/e StudierendeR länger für seinen Abschluss, wird ab dem 3.Jahr in „Semester 60“ gemeldet (bis zum positiven Studienabschluss)	Es wurde nachträglich ein Statuseintrag Diplomand (z.B. SS2012 ) entfernt. Muss nochmals eingegeben werden, anschließend ist die Datei erneut auf die website der AQ Austria hochzuladen Zusatzinfo Diplomanden: Ein/e StudierendeR hat den „gewöhnlichen“ Status Diplomand nur, wenn vor dem 15.11. Absolvent wird bzw. innerhalb der Regelstudiendauer abschließt
16	Der gemeldete NationenCode muss ein gültiger Eintrag der Spalte „NATIONCODE“ sein und die Spalte „SPERRE“ darf nicht den Wert „“ enthalten*	In der Registerkarte Details → Staatsbürgerschaft steht ein Land, dass es so nicht mehr gibt, zB „Serbien/Montenegro“	Bezeichnung des Landes anpassen unter a) Details → Land (z.B. auf „Serbien“ ändern) b) Kontakt → Bearbeiten → Nationen → gleiches Land auswählen
17	Bei aktiven Studierenden innerhalb der Regelstudiendauer muss das Ausbildungssemester im Wintersemester ungerade und im Sommersemester gerade sein	Meist bei Diplomanden/Absolventen, die diesen Status zu spät erhalten haben und *bereits manuell mit Status Student* ins WS vorgerückt** wurden → Studierende besitzen somit einen falschen Status im 4./6. Studiensemester (je nach Studientyp)	Korrektur der Statusreihenfolge bei Bachelorstudien: Falsch: WS2021 - Diplomand - 6.Sem WS2022 - Student 6.Sem → Status entfernen SS2022 - Student - 6.Sem Richtig: WS2015 - Diplomand - 6.Sem SS2015 - Student - 6.Sem Korrektur der Statusreihenfolge bei Masterstudien: Falsch: WS2022 - Diplomand - 4.Sem WS2022 - Student - 4.Sem → Status entfernen SS2023 - Student - 4.Sem Richtig: WS2023 - Diplomand 4.Sem SS2023 - Student - 4.Sem Sollte die Fehlermeldung nach Korrektur + erneutem Hochladen der Datei auf die website der AQ Austria weiterhin aufscheinen, muss dem Studierenden-Datensatz noch ein Status hinzugefügt werden: SS2023 - Diplomand im letzten Sem
18	Wenn der StudStatusCode = 1 und das Ausbildungssemester der letzten Meldung = Regelstudiendauer und der StudStatusCode der letzten Meldung = 1, dann muss der Ausbildungssemester der aktuellen Meldung = 50 oder Regelstudiendauer -1 (Wiederholer/in) sein. ⇒ meist gekoppelt mit folgender Fehlermeldung: Die Folge letzter und aktueller StudStatusCode bzw. letztes und aktuelles Ausbildungssemester ist falsch	Beim betreffenden Studierenden stimmt die Status-Reihenfolge nicht. Häufig ist entweder ein Statuseintrag Student zuviel gesetzt (Folge der Studierendenvorrückung) oder es fehlt der Statuseintrag Diplomand	Statuseinträge berichtigen ⇒ Status „Student“ kann nur durch LV-Planung entfernt werden
19	Bei der erstmaligen Meldung eines/r Studierenden darf der StudStatusCode nicht in der Enumeration [3,4,5] enthalten sein.	StudierendeR hat im 1.Sem begonnen und gleich wieder (oder vor der ersten BIS-Meldung) abgebrochen	Haken im Studierendendatensatz bei Bismelden in der Registerkarte PreStudent entfernen
20	Die folgenden Attribute dürfen sich im Vergleich zur vorhergehenden BIS-Meldung nicht ändern: BeginnDatum BeendigungsDatum ZGV-Datum ZGV-Code etc.	„Klassischer Fehler“, wenn bei der letzten BIS-Meldung etwas anderes gemeldet wurde, als in FAS angegeben	⇒ BIS-HelpDesk kontaktieren
21	Wenn der aufenthaltVon der vorangegangenen BIS-Meldung = NULL und AufenthaltVon der aktuellen BIS-Meldung <> NULL muss AufenthaltVon der aktuellen BIS-Meldung > Meldedatum der Vorangegangenen BIS-Meldung und ⇐ Meldedatum der aktuellen BIS-Meldung sein.	Betrifft Incoming/Outgoing-Datensätze das „Von“-Datum (FAS → In/Out)wurde seit der letzten BIS-Meldung geändert	Entweder 1) Studierenden-Datensatz via FAS ausrufen 2) in Registerakrte In/Out „Von“-Datum korrigieren oder ⇒ Punkt 1 der ErrorTexte Allgemein