Dokumentenmanagement (CMS)

Das CMS System ist mit einem Dokumentenmanagementsystem gekoppelt. Klickt man auf das Symbol zum Einfügen eines Links oder eines Bildes, erhält man neben dem Eingabefeld für die URL ein kleines Symbol (1).

Abbildung 6.1.: Dokumentenauswahl

Hier gelangt man in das Dokumentenmanagementsystem. Dokumente können hier hochgeladen und Kategorien zugeordnet werden. Mit einem Klick auf den Namen, wird die Datei ausgewählt und in den Editor eingefügt.

• Kategorie auswählen
• Datei hochladen klicken
• Im unteren Teil wird ein Formular angezeigt. Hier kann die Datei gesucht und hochgeladen werden.

• Datei suchen
• Erweitert → Neue Version hochladen
• Datei auswählen und hochladen

Damit die Dokumente nicht bunt durcheinandergemischt sind, können diese in Kategorien zusammengefasst werden. Ein Dokument kann immer nur einer Kategorie zugewiesen sein.

Der Zugriff auf Dokumente wird über die Kategorien gesteuert. Zu jeder Kategorie können Gruppen zugeordnet werden. Die Mitglieder dieser Gruppe haben dann Zugriff auf die Dokumente innerhalb dieser Kategorie. Die Rechte werden an die darunterliegenden Kategorien vererbt.

Kategorien können zusätzlich mit Berechtigung geschützt werden. Personen mit dieser Berechtigung können zusätzlich zu den Personen der Gruppe auf diese Dokumente zugreifen. Hängt nur eine Berechtigung an einer Kategorie ohne Gruppe, dann sind die Dokumente nur für die Personen mit Berechtigung zugänglich.

Eine Ausnahme stellen die Projektdokumente dar. Sobald ein Dokument zu einem Projekt zugeordnet ist, ist dieses Dokument nur noch von den Personen einsehbar, welche dem entsprechenden Projekt zugeordnet sind.

Für Administratoren kann die Berechtigung basis/dms vergeben werden. Mit diesem Recht kann auf alle Dokumente zugegriffen werden die kein spezielles Recht hinterlegt haben.

Gesperrte Kategorien werden im DMS System mit einem Schloss Symbol versehen.

Um den Zugriff für alle Personen auf eine Kategorie zu Sperren kann eine leere Gruppe erstellt werden und der Kategorie zugeordnet werden. Damit sind die Dokumente nicht direkt zugänglich. Dies ist hilfreich bei Dokumenten die eine speziellere Berechtigung erfordern. zB Timesheets, Notiz-Dokumente, Akten, etc.